Những Điều Cần Biết Để Đàm Phán Giá Và Chi Phí Thuê Văn Phòng Hợp Lý Nhất

Quá trình đàm phán khi thuê văn phòng không chỉ là những hình thức sáo rỗng mà còn cần đến cả nghệ thuật giao tiếp, ứng xử.

Hiện nay, các doanh nghiệp ngày càng phát triển và mở rộng kéo theo nhu cầu thuê văn phòng tại Việt Nam cũng ngày càng tăng lên. Vì thế, việc thuê văn phòng là khá phổ biến với các doanh nghiệp và chủ đầu tư ở Việt Nam.

Bên cạnh việc tìm kiếm một văn phòng cho thuê có mặt bằng tốt, thuận lợi cho giao thông, cơ sở hạ tầng và thiết kế đẹp, người chủ doanh nghiệp còn chú ý rất nhiều đến bản hợp đồng, những điều khoản có lợi cho tổ chức, công ty của mình, nhất là điều khoản về giá thuê văn phòng.

Vì vậy, thủ thuật đàm phán giá khi thuê văn phòng là điều rất cần thiết để có thể tiết kiệm ngân sách một cách tối đa.

1. Cần quan tâm tổng chi phí thuê văn phòng :
Khi tìm thuê văn phòng, hầu hết mọi người đều tập trung vào giá thuê văn phòng, nhưng giá thuê chỉ là một một phần trong tổng chi phí thuê. Vì vậy, khi lựa chọn văn phòng cho thuê phù hợp với công ty, các bạn đừng tập trung vào giá thuê mà phải nắm rõ 7 loại chi phí sau đây:
– Giá thuê

– Tiền điện điều hòa

– Tiền điện tiêu thụ trong văn phòng

– Phí giữ xe ô-tô, xe máy

– Chi phí làm thêm ngoài giờ

– Phí dịch vụ

– Thuế VAT

2. Diện tích thuê được tính theo phương pháp nào?
Bên cạnh giá thuê thì diện tích thuê cũng là một yếu tố cần lưu ý hàng đầu. Có 3 phương pháp đo diện tích như sau:
– Đo thông thủy, trong lòng văn phòng
– Đo theo tim tường và vách bao quanh văn phòng
– Đo theo mép ngoài của tường và vách bao quanh văn phòng

3. Khoản tiền phải trả cho phần diện tích không hữu ích
Tại các văn phòng theo tiêu chuẩn hạng A, văn phòng theo tiêu chuẩn hạng B thì ngoài diện tích sử dụng thực, bạn còn phải trả phí cho các khoản diện tích không sử dụng đến. Đó là các góc chết, các diện tích không sử dụng được vào việc gì, văn phòng có nhiều cột, văn phòng có hình dạng bất thường, hoặc các khu vực chung như hành lang thang máy,…

4. Điều chỉnh giá thuê trong thời hạn hợp đồng phù hợp
Hiện nay, hầu hết các chủ tòa nhà đều đưa ra điều khoản điều chỉnh giá hàng năm hoặc sau 2 năm. Một số hợp đồng tưởng chừng rất công bằng khi quy định nếu giá thị trường tăng thì sẽ tăng, giảm thì sẽ giảm. Nhưng trên thực tế, khi khách thuê bỏ khá nhiều chi phí để hoàn thiện nội thất văn phòng, thì khách thuê luôn ở vị thế đàm phán yếu hơn. Vì vậy, điều chỉnh giá thuê là điều khoản quý khách cần thận trọng lưu ý khi đàm phán hợp đồng.

5. Vấn đề về tỷ giá

Thực hiện quy định của Ngân hàng Nhà nước, các chủ tòa nhà quy đổi tiền thuê và phí dịch vụ từ USD sang VNĐ để ký Hợp đồng. Khách thuê cần lưu ý là có tòa nhà điều chỉnh, có tòa nhà không điều chỉnh giá thuê tại mỗi kỳ thanh toán theo sự biến động của tỷ giá USD/VNĐ (Trong 10 năm vừa qua tỷ giá tăng bình quân 4% năm).

Mọi khoản thanh toán đều được quy đổi từ đô la Mỹ ra đồng Việt Nam. Vì vậy hãy làm rõ là lấy tỷ giá của ngân hàng nào? Tỷ giá nào, mua vào, bán ra hay tỷ giá bình quân?

 

6. Phí dịch vụ trong thời gian làm nội thất :
Thông thường các tòa nhà sẽ có chính sách miễn phí tiền thuê trong thời gian set up văn phòng ban đầu, tùy theo tòa nhà và diện tích thuê mà thời gian set up khác nhau, dao động từ 1 tuần đến 1 tháng. Nhưng ngoài tiền thuê văn phòng, thì họ vẫn tính phí dịch vụ (vệ sinh, bảo trì thang máy, nhân viên bảo vệ,…..).

Một số chỗ có thể miễn phí luôn phí dịch vụ cho khách hàng, họ chỉ thu tiền điện thực tế theo đồng hồ điện.

7. Chi phí đầu tư hoàn thiện nội thất giữa các tòa nhà
Khi bàn giao văn phòng cho khách hàng thì hiện trạng ban đầu (trần, sàn, vách, cửa, thiết bị điện,…) của các tòa nhà là khác nhau nên chi phí đầu tư sửa chữa là khác nhau. Quý khách cần lưu ý điều này giữa các tòa nhà cho thuê.

8. Đừng đặt cọc giữ chỗ nếu bạn chưa đàm phán hợp đồng
Sau khi đi chọn được diện tích thuê phù hợp, tiếp theo là quá trình đàm phán gồm 2 bước:
– Ký thư mời thuê (Offer to Lease) và chuyển tiền đặt cọc giữ chỗ (số tiền tùy theo bên tòa nhà yêu cầu)
– Ký hợp đồng và chuyển tiền cọc tương đương 2 hoặc 3 tháng tiền thuê.
Các thư mời thuê thường không đề cập đầy đủ đến các vấn đề liên quan đến chi phí khách hàng phải trả. Vì vậy hãy yêu cầu bên tòa nhà văn phòng cho xem hợp đồng trước khi đặt cọc giữ chỗ. Nếu bạn đã đặt cọc giữ chỗ trước khi đàm phán hợp đồng thì vị thế đàm phán của bạn sẽ yếu.

9. Làm gì khi không thể đàm phán giá thuê
Nhiều tòa nhà lớn hoặc các tòa nhà có vị trí đắc địa, thì việc đàm phán về giá thuê là điều vô cùng khó khăn. Vì vậy, thay vì đề nghị giảm trực tiếp trên giá thuê, bạn có thể đề nghị họ:
– Giảm phí dịch vụ
– Miễn phí hoặc giảm một phần chi phí giữ xe
– Miễn phí chi phí làm việc ngoài giờ
– Tăng thời gian set up văn phòng ban đầu.
– Miễn phí tiền điện lạnh……

10. Thông tin hỗ trợ khi đàm phán
Trước khi bước vào đàm phán hợp đồng, bạn cần nắm rõ những điểm sau:
– Ưu nhược điểm của nhà, vị trí văn phòng bạn sẽ thuê
– Tòa nhà văn phòng còn trống nhiều hay ít diện tích thuê
– Khách hàng cũ tại tòa nhà gần đây có chuyển đi nhiều không
– Giá thuê, chi phí của các tòa nhà khác trong cùng khu vực

Italand với cơ sở dữ liệu văn phòng sẵn có, được cập nhật thường xuyên. Đồng thời là các bộ tài liệu hữu ích như “Đề xuất văn phòng”; “Báo cáo so sánh chi phí”;… chắc chắn sẽ giúp khách hàng nhanh chóng nắm bắt được tất cả các thông tin của thị trường.

 

BÀI VIẾT LIÊN QUAN

Loading...