MỤC LỤC
Nhu cầu sử dụng văn phòng của mỗi doanh nghiệp là hoàn toàn khác nhau. Chính vì vậy, nếu doanh nghiệp đang có ý định thuê văn phòng, hãy tự thiết lập cho mình các tiêu chí cụ thể dựa trên quy mô và nhu cầu thực tế. Điều này sẽ giúp cho quá trình tìm kiếm, lựa chọn văn phòng được nhanh chóng, tránh được những phát sinh trong quá trình sử dụng.
Đặc biệt với các doanh nghiệp mà tài chính cho phép ở mức hữu hạn, doanh nghiệp nên cần xác định đâu là những tiêu chí bắt buộc phải thỏa mãn nhu cầu quan trọng nhất của doanh nghiệp và đâu là những tiêu chí xem xét ưu tiên nhưng có thể bỏ qua
Nếu không xác định được tiêu chí cụ thể, sẽ làm doanh nghiệp vừa lãng phí thời gian lại mang về kết quả không như mong đợi.
Mong muốn vượt quá khả năng chi trả, hay tâm lý “cố một chút” khi mua, thuê bất động sản khá phổ biến. Với những người có ngân sách tiền thuê 15 usd/m2/tháng luôn thấy các văn phòng 17-18 usd/m2/tháng là phù hợp hơn với họ. Nhưng sự thật văn phòng 15 usd/m2/tháng là lý tưởng với những người chỉ có ngân sách 12 usd/m2/tháng.
Tâm lý này dẫn đến hệ quả là quá trình xem xét, lựa chọn văn phòng bị kéo dài. Hoặc nguy hiểm hơn nếu “cố một chút” sẽ dẫn đến gánh nặng về chi phí trong dài hạn cho doanh nghiệp.
Rất nhiều doanh nghiệp ngày nay không xác định cũng như dự trù được khả năng tăng nhân sự trong tương lai dẫn đến thuê văn phòng quá hẹp hoặc quá rộng. Từ đó gây tốn thời gian, chi phí cho việc chuyển văn phòng từ làm lại nội thất, mua sắm bàn ghế, kệ tủ, hoàn trả văn phòng cũ.
.jpg)
Đồng thời doanh nghiệp sẽ mất tiền đặt cọc tòa nhà đang thuê hoặc phải thanh lý giá rẻ đồ đạc nội thất làm ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của nhân viên do không ổn định môi trường làm việc.
Chi phí cho việc chuyển văn phòng (làm lại nội thất, mua sắm bàn ghế, tủ kệ, hoàn trả văn phòng cũ v.v.) khá tốn kém. Vì vậy, doanh nghiệp cần tính toán diện thuê phù hợp với kế hoạch tăng giảm nhân sự của doanh nghiệp trong vòng 3 – 5 năm.
Trong số các doanh nghiệp phải đền bù cho tòa nhà để chấm dứt Hợp đồng trước hạn, thì một nửa là do nguyên nhân tăng nhân viên, không còn đủ chỗ làm việc. Vì vậy, khi thuê văn phòng cần có kế hoạch nhân sự rõ ràng trong vòng ít nhất 2 - 3 năm để có thể tính toán hợp lý tránh việc mất công di chuyển nhiều lần.
.jpg)
Thực sự, văn phòng cho thuê nào cũng có phân khúc, mức giá riêng của nó. Quan trọng nhất là mình muốn tiêu chí nào là tiên quyết. Nên tâm lý này dẫn đến hệ quả là quá trình tìm kiếm kéo dài hoặc doanh nghiệp sẽ phải gánh nặng về chi phí thuê trong dài hạn.
Tiền thuê văn phòng là một loại chi phí doanh nghiệp trả cho những tiện nghi, tiện ích mà tòa nhà phục vụ, nhưng chưa đủ. Tiền thuê văn phòng còn là khoản đầu tư mang lại nhiều giá trị khác:
.jpg)
Khi thuê văn phòng mới, việc quan tâm đến hình ảnh, chi phí, sự thuận tiện cho đối tác là những tiêu chí đương nhiên cần cân nhắc. Nhưng nhiều doanh nghiệp không có sự quan tâm thích đáng đến nhu cầu của nhân viên. Những người trực tiếp tạo ra thu nhập cho doanh nghiệp.
Để thu hút nhân tài, tạo sự gắn bó lâu dài, đồng thời tăng hiệu suất làm việc của nhân viên tại văn phòng thì những vấn đề sau cần được đặt ra và giải quyết.
.jpg)
Một số doanh nghiệp quyết định thuê văn phòng chỉ thông qua 20 – 30 phút đi xem và nói chuyện với ban quản lý tòa nhà. Cách này nhanh gọn, tiết kiệm thời gian nhưng tồn tại nhiều tiềm ẩn rủi ro. Để có thể đánh giá được đầy đủ ưu nhược điểm của tòa nhà, văn phòng hãy tham khảo kỹ hơn từ những người có kinh nghiệm, đồng thời có sự so sánh giữa nhiều tòa nhà:
Để có thể đánh giá được đầy đủ ưu nhược điểm của tòa nhà, của diện tích thuê chúng ta nên:
(1).jpg)
Trình tự đàm phán thuê văn phòng thông thường gồm 2 bước:
Các thư mời thuê thường không quy định tất cả các vấn đề liên quan đến chi phí khách hàng phải trả. Vì vậy, hãy yêu cầu chủ tòa nhà gửi dự thảo Hợp đồng và bạn hãy đàm phán mọi vấn đề liên quan đến chi phí trước khi chuyển tiền đặt cọc giữ chỗ. Nếu đã đặt cọc giữ chỗ nhưng chưa đàm phán hợp đồng, vị thế đàm phán của bạn sẽ bị suy yếu.
.jpg)
Diện tích mà các tòa nhà đưa ra không phải bao giờ cũng chính xác, vì vậy đo lại diện tích là điều cần làm. Chênh lệch về diện tích làm tăng chi phí một tháng không lớn nhưng trong toàn bộ thời hạn của hợp đồng 3 – 5 năm là con số đáng kể.
Diện tích trong bản sơ đồ mặt bằng “có thể sai lệch” đôi chút. Hãy đo lại diện tích trước khi nhận bàn giao mặt bằng và ký hợp đồng thuê.
Trừ trường hợp đột xuất hoặc bất khả kháng, thời gian phù hợp nhất để tìm hiểu thị trường, lựa chọn tòa nhà là 4 – 6 tháng trước thời điểm thuê.
.png)
Nếu thời gian tìm thuê văn phòng quá ngắn sẽ dẫn đến rủi ro không đủ thời gian để đàm phán giá, văn phòng không phù hợp nhu cầu sử dụng, tăng chi phí thiết kế thi công, mua sắm nội thất và nhiều hạng mục khác có liên quan.
Nếu tìm kiếm và lựa chọn đối tác thiết kế và thi công nội thất sớm, bạn sẽ có đủ thời gian để lựa chọn được doanh nghiệp đảm bảo về chất lượng và chi phí. Đồng thời khá nhiều công ty thiết kế và thi công nội thất sẵn sàng trợ giúp miễn phí việc bố trí mặt bằng, khái toán chi phí đầu tư.
Tuy nhiên, dù thuê hay không thuê đơn vị thiết kế, hãy đảm bảo rằng bạn đã thiết kế nội thất văn phòng trước khi chuyển tới bởi những lý do sau:
.jpg)
Phong thủy văn phòng là yếu tố khá quan trọng được chủ doanh nghiệp quan tâm. Cũng như nhà ở, văn phòng cần “nhất vị nhì hướng”. Nếu bỏ qua vấn đề phong thủy khi thuê văn phòng, rất có thể trong quá trình thuê công ty của bạn sẽ gặp những trắc trở trong kinh doanh.
Bởi vậy, hãy xét thêm yếu tố về phong thủy khi tìm thuê văn phòng, cụ thể với những tiêu chí là:
.png)
Vội vàng trong qua trình đàm phán giá thuê văn phòng có thể khiến giá thuê văn phòng bạn phải chi trả ở mức trên trời. Bạn có thể thuê được giá rẻ hơn nếu đàm phán kỹ lưỡng hoặc khi nhận được sự hỗ trợ của đơn vị tư vấn cho thuê văn phòng chuyên nghiệp.
Cùng với đó, đừng vội vàng trong quá trình làm hợp đồng cho thuê mà hãy đảm bảo đọc lỹ những điều khoản cho thuê, phương thức thanh toán cũng như trách nhiệm của mỗi bên thuê và cho thuê văn phòng. Điều này để đảm bảo lợi ích của cả đôi bên, cũng như giúp doanh nghiệp bạn không mắc phải bẫy của những đơn vị cho thuê.
Việc chọn văn phòng cho thuê thường bắt đầu bằng việc xem xét giá cả. Tuy nhiên, không nên quá cứng nhắc trong việc tập trung chỉ vào giá thuê mà bỏ qua những lợi ích mà văn phòng có thể mang lại cho công ty của bạn.
.png)
Nếu giá thuê vượt quá mức dự tính nhưng vẫn trong khả năng chi trả của doanh nghiệp, thì cần cân nhắc các điều kiện vật chất và tiện nghi của văn phòng cho thuê. Nếu những yếu tố này vượt xa mong đợi, đó có thể là một lựa chọn đáng để thuê văn phòng mới. Ai biết đâu đó lại là nơi lý tưởng giúp công ty của bạn phát triển như vũ bão.
Hãy đặt chi phí với mối tương quan của những lợi ích nhận được, từ đó ra quyết định có thuê văn phòng hay không thay vì thấy chi phí cao hơn dự tính một chút liền loại bỏ.
Không tìm hiểu kỹ về chủ đầu tư cho thuê văn phòng là lỗi gặp phải ở rất nhiều doanh nghiệp. Điều này mang đến rủi ro trong quá trình thuê, thứ nhất là vấn đề pháp lý, thứ hai là chất lượng dịch vụ tại địa điểm làm việc.
Để đảm bảo tính minh bạch khi thuê văn phòng và tuân thủ pháp luật, hãy tìm một đơn vị đầu tư tòa nhà văn phòng cho thuê uy tín, chính chủ và có tình hình tài chính ổn định. Thay vì việc thuê nhanh, thuê rẻ, hãy thuê một văn phòng sau khi tìm hiểu đầy đủ thông tin về giá cả, diện tích và chủ đầu tư tại nơi cho thuê văn phòng.
Sai lầm này mắc phải do việc tìm hiểu không kỹ lưỡng về nơi cho thuê văn phòng, hoặc do bên chủ đầu tư, đơn vị tư vấn cung cấp thiếu thông tin cho doanh nghiệp bạn. Việc đánh giá sai về tòa nhà cho thuê khiến bạn đưa ra những quyết định sai lầm, có thể có 2 chiều hướng tốt hoặc xấu.
Ở trường hợp thứ 2, bạn có thể gặp phải những rủi ro sau:
Chính vì vậy, hãy tìm hiểu đầy đủ những thông tin cần thiết để có đánh giá chính xác nhất về tòa nhà văn phòng cho thuê, từ đó quyết định xem có nên thuê văn phòng này hay không, thời gian dài hay ngắn, với giá cả bao nhiêu là phù hợp.
Nếu quý khách đang cần tìm thuê văn phòng tại đây hay cần tư vấn mọi thông tin hãy liên hệ ngay với ITALAND hoặc theo dõi thông tin văn phòng tại:
