Trong thời đại mà mô hình văn phòng mở đang trở thành xu hướng, nhiều doanh nghiệp truyền thống vẫn kiên định với mô hình văn phòng đóng. Lựa chọn này không chỉ thể hiện đặc trưng văn hóa doanh nghiệp mà còn vì những lý do khác. Cùng Italand tìm hiểu 5 lý do chính giúp mô hình này tiếp tục khẳng định giá trị trong bối cảnh kinh doanh hiện đại.
Mô hình văn phòng đóng là 1 loại hình văn phòng truyền thống với không gian làm việc được chia thành nhiều phòng riêng biệt. Giữa các phòng thường được ngăn cách bằng tường, cửa hoặc các vách ngăn kín. Mỗi phòng ban, bộ phận hoặc cá nhân sẽ có một không gian riêng, đảm bảo sự yên tĩnh, tập trung cũng như để bảo mật thông tin.
5 lý do khiến văn phòng đóng là lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp truyền thống
Dưới đây là một số đặc điểm cơ bản của văn phòng đóng:
Có không gian làm việc riêng biệt cho từng cá nhân hoặc từng phòng ban. Giữa các khu vực được ngăn cách bằng tường hoặc vách ngăn.
Mô hình văn phòng đóng tạo môi trường làm việc yên tĩnh, ít tiếng ồn, tăng sự tập trung.
Đáp ứng được tính riêng tư và vấn đề bảo mật thông tin. Điều này phù hợp với các công việc yêu cầu sự tập trung cao.
Những công việc mang tính chất độc lập, ít làm việc nhóm, ít cần sự trao đổi trực tiếp thường áp dụng mô hình này.
Khái niệm mô hình văn phòng đóng
Trên thực tế, ở Việt Nam hiện nay vẫn còn khá nhiều doanh nghiệp lựa chọn mô hình doanh nghiệp đóng theo lối truyền thống. Bởi văn phòng đóng có một số ưu điểm nổi trội, phù hợp với những yêu cầu của những doanh nghiệp này. Dưới đây là 5 lý do khiến cho mô hình văn phòng đóng vẫn là lựa chọn đối với các doanh nghiệp truyền thống.
Văn phòng đóng tạo ra môi trường làm việc tập trung nhờ vào những ngăn cách vật lý giữa các không gian làm việc. Điều này đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp về công nghệ thông tin hoặc các doanh nghiệp có chung bộ phận sản xuất với bộ phận hành chính.
Đảm bảo về tính bảo mật, an toàn thông tin chính là ưu điểm của mô hình văn phòng đóng. Điều này phù hợp với các đơn vị mang tính đặc thù như: Ngân hàng, tài chính và luật pháp.
Bên cạnh những doanh nghiệp trẻ, hoạt động thoải mái, không có khoảng cách quá nhiều về cấp trên với cấp dưới, thì vẫn còn nhiều doanh nghiệp cần thể hiện sự phân cấp trong cơ cấu tổ chức. Vì thế, những doanh nghiệp này thường setup theo mô hình doanh nghiệp đóng để nhấn mạnh vai trò lãnh đạo cũng như tạo không gian cho việc họp hành, gặp gỡ đối tác.
Văn phòng đóng phân chia rõ trách nhiệm và quyền hạn
Mô hình văn phòng đóng đối với các doanh nghiệp quản lý hệ thống sẽ thấy dễ dàng hơn trong việc kiểm soát số lượng và hiệu suất làm việc của nhân viên trong từng bộ phận. Trưởng bộ phận sẽ dễ dàng theo dõi nhân viên của mình hơn.
Đồng thời, xét về mặt tổng quan, khi chỉ cần sử dụng những khu vực nhất định, có thể tắt bớt điều hoà, điện và các thiết bị của từng bộ phận đó. Nếu sử dụng mô hình văn phòng mở, thì việc hạn chế sử dụng điều hoà hay các thiết bị chiếu sáng trong không gian chung có thể gặp khó khăn.
Văn phòng đóng kiểm soát tốt từng bộ phận riêng lẻ theo hệ thống
Theo nhiều nghiên cứu cho thấy, việc hạn chế tiếp xúc trực tiếp giữa các nhân viên trong một không gian chung sẽ giúp giảm tình trạng ốm, bệnh. Nhất là trong giai đoạn những năm gần đây, dịch bệnh thường có xu hướng lây lan nhanh. Đây cũng là yếu tố được các doanh nghiệp quan tâm.
Ngoài những ưu điểm nổi bật, mô hình văn phòng đóng có một vài nhược điểm. Đây chính là điểm khác biệt để những doanh nghiệp trẻ, năng động, cần sự tương tác lựa chọn mô hình văn phòng mở thay cho mô hình văn phòng đóng:
Tốn nhiều chi phí xây dựng, mua sắm nội thất, trang thiết bị.
Chiếm khá nhiều diện tích, không gian do yêu cầu thiết kế nhiều phòng ban. Do đó, các doanh nghiệp thường cần xây hoặc thuê văn phòng có không gian lớn.
Hạn chế về sự tương tác, giao tiếp.
Một số trường hợp gặp tình trạng khó khăn trong việc quản lý, giám sát, theo dõi hoạt động và hiệu suất làm việc của nhân viên.
Khi muốn mở rộng hay thu hẹp các phòng ban, việc tháo dỡ, di dời hay xây dựng lại sẽ tốn nhiều thời gian, công sức và chi phí.
Chi phí vận hành đối với mô hình văn phòng đóng tốn khá nhiều, bao gồm các khoản như: chi phí sơn sửa, thay thế, nâng cấp hệ thống vách ngăn; Bảo trì, bảo dưỡng hệ thống thông gió, điều hoà; Chi phí bảo dưỡng thiết bị văn phòng; tiền điện;...
Thiết kế văn phòng đóng có thể tốn nhiều chi phí
Vì thế giải pháp mà một số đơn vị đã áp dụng đó là xây dựng mô hình văn phòng linh hoạt. Thông thường, các công ty có thể thiết kế một số phòng riêng, để dành riêng cho lãnh đạo hoặc cho các cuộc họp. Nhân viên từng bộ phận có thể tách riêng theo từng khu vực trong một không gian chung. Đây là cách hiệu quả mà một số doanh nghiệp trẻ đã áp dụng thành công.
Có thể thấy, mô hình văn phòng đóng vẫn giữ vị trí quan trọng trong môi trường làm việc hiện nay, nhất là với các doanh nghiệp mang tính chất đặc thù, riêng biệt. Quan trọng nhất là chúng ta biết cách để tối ưu hoá không gian làm việc tại văn phòng:
Xem xét bố trí các phòng làm việc riêng lẻ và bố trí các khu vực chung, để đảm bảo vừa đáp ứng được tính riêng tư, tính bảo mật nhưng vẫn có khu vực sinh hoạt chung, giao tiếp được.
Có thể cân nhắc đưa yếu tố thiên nhiên vào không gian làm việc để văn phòng bớt cứng nhắc, tạo không khí làm việc thoải mái.
Xem xét số lượng nhân viên và dự tính kế hoạch mở rộng hay thu hẹp trong tương lai để bố trí diện tích phù hợp cho từng không gian.
Cân nhắc kết hợp các khu vực với nhau như: quầy lễ tân, khu vực tiếp khách hoặc kết hợp không gian làm việc nhóm với phòng họp,... để tiết kiệm diện tích.
Một số lưu ý khi setup văn phòng đóng
Lựa chọn mô hình văn phòng đóng hay mở có ảnh hưởng khá nhiều đến việc tìm và thuê văn phòng. Vì thế, để đảm bảo có được một văn phòng đáp ứng nhu cầu của mình, các bạn cần hiểu rõ về doanh nghiệp cũng như có dự tính trước khi tìm văn phòng cho thuê. Nếu các bạn cần tư vấn và tìm mặt bằng cho doanh nghiệp, hãy liên hệ trực tiếp với Italand, chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn!
