Tìm được một văn phòng có vị trí phù hợp, diện tích đáp ứng nhu cầu và hình ảnh chuyên nghiệp mới chỉ là bước đầu trong quá trình lựa chọn mặt bằng. Trên thực tế, một địa điểm có thể trông rất lý tưởng trên bản vẽ nhưng lại phát sinh nhiều bất tiện khi đưa vào sử dụng, chẳng hạn như ùn tắc tại lối vào, chờ thang máy lâu vào giờ cao điểm, thiếu chỗ đỗ xe hoặc diện tích khó bố trí công năng.
Vì vậy, khảo sát thực tế trước khi thuê văn phòng là bước quan trọng giúp doanh nghiệp đánh giá điều kiện vận hành của mặt bằng, xác định những vấn đề cần làm rõ và hạn chế rủi ro khi chuyển đến địa điểm mới.
Thay vì chỉ tham quan một vòng rồi đưa ra quyết định, doanh nghiệp nên chuẩn bị danh sách tiêu chí, kiểm tra mặt bằng vào những thời điểm phù hợp và ghi nhận kết quả có thể đối chiếu giữa các lựa chọn. Dưới đây là 7 yếu tố cần khảo sát để quá trình lựa chọn văn phòng cho thuê tại Hà Nội trở nên thực tế và có cơ sở hơn.
Khảo sát thực tế trước khi thuê văn phòng
Thông tin chào thuê thường giúp doanh nghiệp hình dung về vị trí, diện tích, thiết kế và các tiện ích cơ bản. Tuy nhiên, những thông tin này chưa đủ để đánh giá toàn diện khả năng sử dụng của mặt bằng trong điều kiện làm việc hằng ngày.
Khảo sát trực tiếp giúp doanh nghiệp giải quyết ba vấn đề chính.
Thứ nhất, kiểm tra mức độ thuận tiện trong vận hành. Tuyến đường đi làm, lối tiếp cận tòa nhà, thang máy, bãi đỗ xe và tiện ích xung quanh đều có thể ảnh hưởng đến thời gian di chuyển, trải nghiệm của nhân viên cũng như việc tiếp đón khách hàng.
Thứ hai, đánh giá điều kiện làm việc thực tế. Nhiệt độ, luồng gió, ánh sáng, tiếng ồn và cách bố trí không gian cần được xem xét tại những vị trí dự kiến sử dụng, thay vì chỉ dựa vào cảm nhận chung khi tham quan.
Thứ ba, xác minh khả năng đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp. Một mặt bằng có diện tích phù hợp trên thông tin quảng cáo chưa chắc đã đáp ứng được số lượng chỗ ngồi, phòng họp, khu vực tiếp khách và các công năng cần thiết.
Đặc biệt, doanh nghiệp nên phân biệt rõ ba loại thông tin: những gì quan sát được trực tiếp, những gì cần ban quản lý xác nhận và những gì cần đo đạc hoặc kiểm tra chuyên môn. Cách tiếp cận này giúp việc so sánh các mặt bằng khách quan hơn, đồng thời tránh đưa ra quyết định chỉ dựa trên ấn tượng ban đầu.
Vị trí văn phòng không chỉ được đánh giá qua địa chỉ hoặc khoảng cách trên bản đồ. Điều quan trọng là nhân viên, khách hàng và đối tác có thể tiếp cận tòa nhà thuận tiện như thế nào trong điều kiện giao thông thực tế.
Nội dung cần kiểm tra
Các tuyến đường dẫn đến tòa nhà và những nút giao thường xuyên phải đi qua.
Tình trạng ùn tắc vào khung giờ nhân viên bắt đầu làm việc và kết thúc ngày làm việc.
Khả năng kết nối với các tuyến xe buýt, đường sắt đô thị hoặc phương tiện công cộng phù hợp với nhu cầu đi lại.
Lối vào chính, điểm đón trả khách và khả năng tiếp cận của người đến giao dịch.
Mức độ thuận tiện khi di chuyển đến các khu vực mà doanh nghiệp thường gặp gỡ khách hàng hoặc đối tác.
Cách khảo sát thực tế
Trước buổi khảo sát, hãy xác định một số tuyến đường mà nhân viên dự kiến sử dụng để đi làm. Sau đó, kiểm tra thời gian di chuyển vào giờ cao điểm và so sánh với thời gian đi vào khung giờ thông thoáng hơn.
Nếu có thể, hãy trực tiếp di chuyển đến tòa nhà vào một khung giờ gần với thời điểm bắt đầu làm việc. Quan sát tình trạng phương tiện tập trung tại cổng, khả năng quay đầu xe, điểm dừng đỗ và các vị trí thường xảy ra ùn tắc.
Đối với doanh nghiệp thường xuyên tiếp khách, nên thử đi từ điểm đón xe hoặc bãi đỗ đến sảnh lễ tân để đánh giá sự thuận tiện của toàn bộ hành trình.
Dấu hiệu cần lưu ý
Tuyến đường tiếp cận thường xuyên ùn tắc nhưng doanh nghiệp chưa có phương án đi lại phù hợp.
Lối vào khó nhận diện hoặc điểm đón trả khách bất tiện.
Quãng đường từ điểm dừng phương tiện công cộng đến tòa nhà không thuận tiện với nhóm nhân sự mục tiêu.
Bản đồ cho thấy khoảng cách gần nhưng thời gian di chuyển thực tế lại kéo dài do điều kiện giao thông.
Tác động đối với doanh nghiệp
Khả năng tiếp cận ảnh hưởng trực tiếp đến việc đi làm hằng ngày, khả năng đúng giờ của nhân viên và trải nghiệm của khách hàng khi đến giao dịch. Với doanh nghiệp thường xuyên tổ chức cuộc họp trực tiếp, văn phòng có giao thông thuận tiện còn giúp giảm trở ngại trong việc sắp xếp lịch gặp gỡ.
Vì vậy, khi đánh giá vị trí, nên ưu tiên thời gian và tính ổn định của hành trình thực tế thay vì chỉ nhìn vào khoảng cách địa lý.
Thang máy là một trong những hạng mục có thể ảnh hưởng đến trải nghiệm sử dụng văn phòng mỗi ngày. Một tòa nhà có nhiều tầng hoặc tập trung đông người sử dụng cần được đánh giá về khả năng lưu thông giữa các tầng, không chỉ về số lượng thang máy được công bố.
Nội dung cần kiểm tra
Số lượng thang máy phục vụ khu văn phòng và cách phân chia khu vực phục vụ, nếu có.
Vị trí sảnh thang máy so với cửa văn phòng, hành lang và lối di chuyển chính.
Tình trạng tập trung đông người vào đầu giờ làm việc, giờ nghỉ trưa và cuối giờ chiều.
Quy trình sử dụng thang máy và khả năng vận chuyển đồ đạc, thiết bị khi doanh nghiệp chuyển văn phòng.
Thông tin về lịch bảo trì, phương án xử lý khi thang máy ngừng hoạt động và các lựa chọn di chuyển thay thế phù hợp.
Cách khảo sát thực tế
Nếu có thể, hãy đến tòa nhà vào giờ cao điểm và quan sát quá trình người sử dụng di chuyển từ sảnh đến các tầng văn phòng. Ghi nhận thời gian chờ thực tế trong lần khảo sát, mức độ tập trung tại sảnh và tình trạng ùn tắc ở hành lang.
Không nên chỉ thử thang máy vào thời điểm vắng người rồi kết luận hệ thống vận hành thuận tiện. Nếu doanh nghiệp dự kiến có đông nhân viên làm việc cùng khung giờ, hãy đề nghị ban quản lý cung cấp thông tin về hệ thống thang máy, phạm vi phục vụ và phương án vận hành.
Đối với nhu cầu vận chuyển nội thất, thiết bị hoặc hồ sơ, cần hỏi rõ quy trình đăng ký, khung giờ được phép vận chuyển và loại thang có thể sử dụng.
Dấu hiệu cần lưu ý
Người sử dụng thường xuyên phải xếp hàng dài tại sảnh thang máy vào giờ cao điểm.
Sảnh thang máy nhỏ, dễ tập trung đông người hoặc gây cản trở lối đi.
Chưa có thông tin rõ ràng về phương án xử lý khi một thang máy tạm ngừng hoạt động.
Việc vận chuyển thiết bị, nội thất hoặc hàng hóa có quy trình phức tạp nhưng chưa được giải thích đầy đủ.
Tác động đối với doanh nghiệp
Khả năng lưu thông kém có thể khiến nhân viên mất thêm thời gian khi đến văn phòng, quay lại sau giờ nghỉ hoặc di chuyển giữa các tầng. Với doanh nghiệp thường xuyên đón tiếp khách hàng, tình trạng chờ thang máy kéo dài cũng có thể ảnh hưởng đến trải nghiệm tại tòa nhà.
Cần lưu ý rằng số lượng thang máy không đủ để kết luận về năng lực phục vụ. Đánh giá phù hợp phải dựa trên quan sát thực tế, cách tổ chức vận hành và thông tin kỹ thuật được xác nhận.
Khả năng gửi xe là yếu tố cần được xác minh sớm, đặc biệt với doanh nghiệp có nhiều nhân viên sử dụng xe máy, ô tô hoặc thường xuyên tiếp khách trực tiếp.
Một tòa nhà có tầng hầm không đồng nghĩa với việc luôn có đủ chỗ đỗ cho khách thuê mới. Sức chứa thực tế, lượng xe đang sử dụng và cách phân bổ chỗ đỗ có thể khác nhau giữa các thời điểm.
Nội dung cần kiểm tra
Vị trí bãi đỗ xe và lối ra vào dành cho xe máy, ô tô.
Sức chứa được ban quản lý xác nhận và khả năng tiếp nhận thêm phương tiện.
Quy định đăng ký, phân bổ và sử dụng chỗ đỗ xe cho nhân viên và khách đến giao dịch.
Tình trạng ùn tắc tại cổng hầm hoặc khu vực kiểm soát phương tiện.
Khoảng cách từ bãi đỗ đến sảnh, thang máy và khu vực văn phòng.
Các bãi đỗ xe thay thế gần tòa nhà, nếu cần.
Cách khảo sát thực tế
Hãy trực tiếp đi từ lối vào bãi xe đến sảnh tòa nhà để đánh giá quãng đường di chuyển, mức độ thuận tiện và khả năng nhận diện lối đi.
Nếu có thể, hãy quan sát vào thời điểm nhiều người đến làm việc hoặc ra về. Đồng thời, trao đổi với ban quản lý về số lượng chỗ đỗ hiện có thể bố trí cho khách thuê mới, điều kiện đăng ký và khả năng duy trì chỗ đỗ trong thời gian thuê dự kiến.
Nếu doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng ô tô thường xuyên, nên xác minh riêng phương án gửi ô tô thay vì chỉ kiểm tra khu vực xe máy. Trong trường hợp bãi xe không đáp ứng đủ nhu cầu, hãy khảo sát các lựa chọn bên ngoài và xác nhận khoảng cách đi bộ thực tế.
Dấu hiệu cần lưu ý
Ban quản lý chưa xác nhận được khả năng tiếp nhận thêm phương tiện.
Lối ra vào bãi xe thường xuyên ùn tắc hoặc khó thao tác.
Phương án gửi xe bên ngoài phụ thuộc vào các địa điểm chưa được xác minh về sức chứa và thời gian hoạt động.
Quãng đường từ bãi đỗ đến văn phòng gây bất tiện cho nhân viên hoặc khách đến giao dịch.
Tác động đối với doanh nghiệp
Thiếu chỗ đỗ xe có thể làm phát sinh thời gian tìm chỗ gửi, tăng bất tiện khi đi làm và ảnh hưởng đến việc đón tiếp khách hàng. Nếu doanh nghiệp chưa xác định rõ phương án gửi xe trước khi thuê, việc bố trí chỗ đỗ sau khi chuyển đến có thể gặp khó khăn.
Do đó, hãy đánh giá khả năng đáp ứng theo nhu cầu thực tế của doanh nghiệp và chỉ ghi nhận sức chứa hoặc số chỗ còn trống khi có thông tin xác nhận phù hợp.
Điều hòa và thông gió ảnh hưởng đến cảm giác thoải mái, khả năng tập trung và điều kiện làm việc tại văn phòng. Tuy nhiên, việc một căn phòng mát tại thời điểm tham quan chưa đủ để khẳng định hệ thống có thể duy trì điều kiện phù hợp trong suốt ngày làm việc.
Nội dung cần kiểm tra
Khả năng làm mát tại khu vực sát cửa sổ, giữa sàn và những vị trí sâu bên trong.
Sự khác biệt về nhiệt độ và luồng gió giữa các khu vực.
Tiếng ồn từ thiết bị điều hòa, cửa gió hoặc hệ thống kỹ thuật.
Cảm giác bí bách, luồng gió thổi trực tiếp vào vị trí dự kiến bố trí nhân sự và các dấu hiệu bất thường.
Thời gian vận hành hệ thống, cách điều chỉnh và phạm vi điều hòa phục vụ.
Phương án xử lý khi hệ thống gặp sự cố hoặc cần bảo trì.
Cách khảo sát thực tế
Khi tham quan, hãy đứng tại nhiều vị trí khác nhau trong mặt bằng thay vì chỉ đánh giá khu vực gần cửa ra vào. Nếu có thể, kiểm tra trong thời gian hệ thống đang hoạt động và vào khung giờ có mức sử dụng tương tự ngày làm việc thông thường.
Ghi nhận cảm nhận về độ mát, luồng gió, tiếng ồn và sự khác biệt giữa các khu vực. Nếu cần đánh giá chính xác nhiệt độ hoặc các thông số môi trường, doanh nghiệp nên sử dụng thiết bị đo phù hợp hoặc đề nghị đơn vị chuyên môn kiểm tra.
Đồng thời, hỏi ban quản lý về loại hệ thống điều hòa, thời gian vận hành, cách kiểm soát nhiệt độ, phạm vi phục vụ và các điều kiện kỹ thuật có liên quan đến mặt bằng đang xem xét.
Dấu hiệu cần lưu ý
Khu vực gần cửa gió quá lạnh nhưng những vị trí khác lại có cảm giác nóng hoặc bí.
Có tiếng ồn bất thường từ thiết bị hoặc hệ thống kỹ thuật.
Chưa rõ thời gian vận hành điều hòa có phù hợp với lịch làm việc của doanh nghiệp hay không.
Ban quản lý chưa cung cấp đủ thông tin để xác định phạm vi phục vụ hoặc phương án xử lý khi có sự cố.
Tác động đối với doanh nghiệp
Điều kiện nhiệt độ và thông gió không phù hợp có thể gây khó chịu trong quá trình làm việc, đặc biệt khi nhân viên phải ngồi tại một vị trí trong thời gian dài. Luồng gió phân bổ không đều cũng có thể khiến các khu vực trong cùng một văn phòng có trải nghiệm sử dụng khác nhau.
Về căn cứ kỹ thuật, QCVN 26:2016/BYT đề cập đến các yếu tố vi khí hậu tại nơi làm việc như nhiệt độ, độ ẩm, tốc độ chuyển động của không khí và bức xạ nhiệt. Đây là căn cứ tham khảo quan trọng khi cần đánh giá điều kiện môi trường lao động; việc xác định mức đáp ứng phải dựa trên phạm vi áp dụng của quy chuẩn và kết quả kiểm tra phù hợp, không chỉ dựa vào cảm nhận cá nhân.
Ánh sáng ảnh hưởng đến khả năng quan sát, sự thoải mái khi làm việc và cách tổ chức không gian văn phòng. Khi khảo sát, doanh nghiệp cần đánh giá cả ánh sáng tự nhiên lẫn hệ thống chiếu sáng nhân tạo, bởi hai yếu tố này không thể thay thế hoàn toàn cho nhau trong mọi điều kiện.
Nội dung cần kiểm tra
Mức độ tiếp nhận ánh sáng tự nhiên tại các vị trí dự kiến bố trí bàn làm việc.
Sự khác biệt giữa khu vực sát cửa sổ, giữa sàn và sâu bên trong mặt bằng.
Tình trạng chói do ánh nắng trực tiếp hoặc ánh sáng phản chiếu trên màn hình.
Khả năng tích nhiệt tại các vị trí gần cửa kính khi có nắng.
Hệ thống đèn chiếu sáng nhân tạo, khả năng phân bổ ánh sáng và những khu vực có dấu hiệu thiếu sáng.
Khả năng bố trí bàn làm việc sao cho hạn chế chói và phản xạ ánh sáng không mong muốn.
Cách khảo sát thực tế
Nếu có thể, hãy khảo sát mặt bằng vào hai thời điểm khác nhau trong ngày, chẳng hạn buổi sáng và buổi chiều. Quan sát hướng ánh sáng, mức độ nắng chiếu trực tiếp và sự thay đổi về độ sáng giữa các khu vực.
Thử hình dung vị trí đặt màn hình máy tính, bàn họp và khu vực tiếp khách. Những vị trí có ánh sáng tự nhiên mạnh chưa chắc đã là nơi làm việc tốt nhất nếu gây chói hoặc tăng nhiệt.
Khi cần xác nhận điều kiện chiếu sáng theo yêu cầu kỹ thuật, doanh nghiệp nên đo độ rọi tại các vị trí làm việc bằng thiết bị phù hợp hoặc sử dụng dịch vụ đo kiểm chuyên môn. Không nên kết luận mặt bằng đạt yêu cầu chỉ bằng mắt thường.
Dấu hiệu cần lưu ý
Khu vực sâu bên trong mặt bằng thiếu ánh sáng tự nhiên và phụ thuộc nhiều vào đèn.
Nắng chiếu trực tiếp vào bàn làm việc hoặc màn hình trong một khoảng thời gian đáng kể.
Ánh sáng phân bố không đồng đều giữa các khu vực.
Chưa có phương án xử lý chói hoặc điều chỉnh vị trí bàn làm việc phù hợp.
Tác động đối với doanh nghiệp
Ánh sáng không phù hợp có thể ảnh hưởng đến sự thoải mái khi làm việc, khả năng quan sát và hiệu quả sử dụng không gian. Nếu bố trí bàn làm việc không hợp lý, doanh nghiệp có thể phải điều chỉnh nội thất hoặc bổ sung giải pháp che nắng sau khi nhận mặt bằng.
QCVN 22:2016/BYT quy định mức chiếu sáng cho nơi làm việc trong nhà theo từng loại phòng, công việc hoặc hoạt động. Khi cần xác định sự phù hợp với yêu cầu kỹ thuật, doanh nghiệp cần đối chiếu đúng loại hình công việc và phương pháp đánh giá áp dụng, thay vì sử dụng một mức độ sáng chung cho toàn bộ văn phòng.
Diện tích là tiêu chí quan trọng khi lựa chọn văn phòng, nhưng số mét vuông được giới thiệu chưa phản ánh đầy đủ mức độ phù hợp của mặt bằng đối với nhu cầu sử dụng.
Doanh nghiệp cần làm rõ diện tích được chào thuê, diện tích dùng để tính tiền thuê theo cách xác định của tòa nhà và diện tích thực tế có thể bố trí công việc. Các khái niệm này cần được đối chiếu trên hồ sơ cụ thể, không nên mặc định chúng luôn bằng nhau.
Nội dung cần kiểm tra
Diện tích được chào thuê và cách xác định diện tích tính tiền thuê.
Hình dạng mặt bằng, vị trí cột, lõi kỹ thuật và những khu vực khó bố trí nội thất.
Vị trí cửa ra vào, cửa sổ, hành lang và các tuyến di chuyển cần giữ thông thoáng.
Khả năng bố trí bàn làm việc, phòng họp, khu vực tiếp khách, lưu trữ và các công năng khác.
Vị trí các điểm cấp điện, mạng và hạ tầng kỹ thuật liên quan đến phương án bố trí.
Mức độ khớp nhau giữa mặt bằng thực tế và bản vẽ được cung cấp.
Cách khảo sát thực tế
Trước buổi khảo sát, hãy chuẩn bị nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp, bao gồm số lượng nhân sự dự kiến, cách tổ chức chỗ ngồi, số phòng họp và các khu vực chức năng cần có.
Tại mặt bằng, đối chiếu bản vẽ với hiện trạng. Kiểm tra vị trí cột, kích thước các khu vực, cửa ra vào và những phần không thuận tiện cho việc bố trí bàn ghế. Không chỉ tính số bàn có thể đặt vào mặt bằng; cần xem xét cả lối đi, khả năng tiếp cận các khu chức năng và sự thuận tiện khi nhân viên di chuyển.
Nếu diện tích hoặc hình dạng mặt bằng phức tạp, doanh nghiệp nên đề nghị đo đạc hoặc nhờ đơn vị thiết kế khảo sát để lập phương án bố trí sơ bộ. Đây là cách thực tế hơn so với việc ước lượng số chỗ ngồi dựa trên tổng diện tích.
Đồng thời, hãy đề nghị bên cho thuê hoặc đơn vị quản lý giải thích rõ cách xác định diện tích được tính tiền thuê, đối chiếu với tài liệu liên quan và ghi nhận những điểm chưa thống nhất để làm rõ trước khi quyết định.
Dấu hiệu cần lưu ý
Bản vẽ không phản ánh đầy đủ hiện trạng hoặc vị trí cột, hộp kỹ thuật và các phần cố định.
Diện tích được giới thiệu chưa được giải thích rõ cách đo hoặc cách tính.
Phương án bố trí dự kiến chỉ đáp ứng số lượng bàn ghế khi thu hẹp đáng kể lối đi hoặc không gian chức năng.
Mặt bằng có hình dạng khiến nhiều khu vực khó sử dụng cho công việc dự kiến.
Chưa xác định được vị trí phù hợp cho phòng họp, khu vực tiếp khách hoặc các hạng mục cần thiết.
Tác động đối với doanh nghiệp
Một mặt bằng có diện tích danh nghĩa lớn chưa chắc mang lại hiệu quả sử dụng tương ứng. Nếu nhiều khu vực khó bố trí hoặc không phù hợp với công năng, doanh nghiệp có thể phải thay đổi thiết kế, giảm số chỗ ngồi dự kiến hoặc tìm thêm không gian hỗ trợ.
Vì vậy, nên đánh giá diện tích dựa trên phương án sử dụng cụ thể của doanh nghiệp. Chỉ số diện tích cần được đặt trong mối quan hệ với công năng, cách bố trí và điều kiện sử dụng thực tế, thay vì áp dụng một tỷ lệ diện tích sử dụng chung cho mọi loại văn phòng.
Tiện ích xung quanh góp phần tạo nên sự thuận tiện của văn phòng trong quá trình vận hành. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng cần cùng một nhóm tiện ích. Việc khảo sát nên dựa trên thói quen đi lại của nhân viên, đặc thù hoạt động và nhu cầu tiếp đón khách hàng.
Nội dung cần kiểm tra
Nhà hàng, quán ăn, cửa hàng tiện lợi và các địa điểm phục vụ nhu cầu hằng ngày.
Ngân hàng, điểm giao dịch hoặc các dịch vụ thiết yếu nếu doanh nghiệp thường xuyên sử dụng.
Các điểm dừng phương tiện công cộng và phương án di chuyển đến tòa nhà.
Dịch vụ hỗ trợ công việc phù hợp với đặc thù doanh nghiệp, nếu có nhu cầu.
Khả năng tiếp cận các tiện ích từ cổng tòa nhà, không chỉ khoảng cách thể hiện trên bản đồ.
Giờ hoạt động, tình trạng mở cửa và khả năng phục vụ thực tế của những địa điểm quan trọng.
Cách khảo sát thực tế
Hãy lập danh sách những tiện ích thực sự cần thiết, sau đó kiểm tra các địa điểm trong phạm vi di chuyển phù hợp với nhân viên. Với những địa điểm được đánh giá là quan trọng, nên kiểm tra thời gian đi bộ từ sảnh tòa nhà, giờ hoạt động và tình trạng cung cấp dịch vụ.
Nếu văn phòng dự kiến đón tiếp nhiều khách hàng, hãy đánh giá thêm khả năng tìm địa chỉ, điểm dừng xe và sự thuận tiện khi tiếp cận tòa nhà. Nếu nhân viên thường ăn trưa gần nơi làm việc, nên khảo sát lựa chọn ăn uống vào khung giờ trưa thay vì chỉ kiểm tra khi các cửa hàng chưa hoạt động đông khách.
Các thông tin trên bản đồ có thể dùng để lập danh sách ban đầu, nhưng cần kiểm tra lại những tiện ích quan trọng trước khi đưa vào tiêu chí so sánh.
Dấu hiệu cần lưu ý
Tiện ích được cho là gần tòa nhà nhưng thực tế phải đi vòng hoặc khó tiếp cận.
Địa điểm quan trọng chưa xác minh được giờ hoạt động hoặc tình trạng cung cấp dịch vụ.
Khu vực xung quanh chưa đáp ứng nhu cầu thiết yếu của nhóm nhân sự mục tiêu.
Khách hàng hoặc đối tác khó tìm địa chỉ, khó dừng xe hoặc gặp bất tiện khi tiếp cận.
Tác động đối với doanh nghiệp
Tiện ích phù hợp giúp nhân viên thuận tiện hơn trong sinh hoạt hằng ngày, đồng thời hỗ trợ việc tiếp đón khách hàng và tổ chức hoạt động doanh nghiệp. Ngược lại, nếu những dịch vụ cần thiết ở quá xa hoặc không hoạt động vào thời điểm sử dụng, doanh nghiệp có thể phải điều chỉnh thói quen vận hành.
Điều quan trọng là lựa chọn tiện ích theo nhu cầu thực tế. Một khu vực có nhiều dịch vụ không nhất thiết phù hợp hơn nếu phần lớn các dịch vụ đó không liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp.
7 yếu tố cần khi khảo sát thực tế
Để tránh bỏ sót thông tin khi đi xem mặt bằng, doanh nghiệp nên sử dụng một checklist thống nhất cho tất cả địa điểm đang cân nhắc.
Bảng dưới đây có thể được lưu lại và sử dụng trực tiếp trong buổi khảo sát. Hãy ghi nhận kết quả cụ thể, phân biệt thông tin đã quan sát với thông tin do ban quản lý cung cấp và đánh dấu những nội dung cần kiểm tra bổ sung.
| Hạng mục | Nội dung cần xác minh | Kết quả ghi nhận | Vấn đề cần làm rõ |
|---|---|---|---|
| 1. Giao thông | Tuyến đường tiếp cận, thời gian di chuyển giờ cao điểm, lối vào và điểm đón trả khách | Ghi tuyến đường, khung giờ và tình trạng thực tế | Cần khảo sát thêm khung giờ hoặc tuyến đường nào? |
| 2. Thang máy | Số lượng, phạm vi phục vụ, tình trạng chờ và quy trình vận chuyển thiết bị | Ghi quan sát tại thời điểm khảo sát | Chưa rõ phương án vận hành hoặc xử lý sự cố nào? |
| 3. Chỗ đỗ xe | Sức chứa, khả năng tiếp nhận thêm xe, quy trình đăng ký và phương án thay thế | Ghi thông tin ban quản lý xác nhận | Cần xác minh số chỗ có thể bố trí cho doanh nghiệp? |
| 4. Điều hòa và thông gió | Độ mát, luồng gió, tiếng ồn, thời gian vận hành và thông số kỹ thuật liên quan | Ghi nhận theo từng khu vực | Cần đo kiểm hoặc xác nhận thông tin nào? |
| 5. Ánh sáng | Ánh sáng tự nhiên, tình trạng chói, khu vực thiếu sáng và hệ thống đèn | Ghi nhận theo vị trí và thời điểm | Có cần kiểm tra vào thời điểm khác hoặc đo độ rọi? |
| 6. Diện tích và công năng | Diện tích chào thuê, diện tích tính tiền, cột, lõi kỹ thuật và phương án bố trí | Ghi thông tin trên bản vẽ và hiện trạng | Cần đo đạc hoặc xác nhận cách tính diện tích? |
| 7. Tiện ích xung quanh | Ăn uống, dịch vụ thiết yếu, phương tiện công cộng và khả năng tiếp cận | Ghi địa điểm, thời gian di chuyển và giờ hoạt động | Tiện ích quan trọng nào chưa được xác minh? |
Doanh nghiệp có thể bổ sung cột đánh giá mức độ đáp ứng theo ba trạng thái: Đạt yêu cầu sơ bộ – Cần xác minh thêm – Chưa phù hợp. Đây là cách phân loại phục vụ quá trình ra quyết định, không phải kết luận về mức độ tuân thủ kỹ thuật hay pháp lý của tòa nhà.
Sau khi khảo sát một hoặc nhiều mặt bằng, doanh nghiệp không nên quyết định chỉ dựa trên ấn tượng chung. Bước tiếp theo là tổng hợp kết quả, kiểm tra những thông tin còn thiếu và đánh giá mức độ phù hợp với nhu cầu sử dụng.
Sử dụng cùng một checklist cho tất cả địa điểm đang cân nhắc. Điều này giúp hạn chế tình trạng một mặt bằng được đánh giá dựa trên trải nghiệm thực tế, trong khi mặt bằng khác chỉ được xem qua hình ảnh hoặc thông tin chào thuê.
Khi so sánh, cần phân biệt giữa tiêu chí bắt buộc và tiêu chí ưu tiên. Ví dụ, khả năng đáp ứng nhu cầu gửi xe hoặc bố trí đủ công năng có thể là điều kiện cần, trong khi một số tiện ích xung quanh chỉ đóng vai trò bổ trợ.
Những nội dung chưa thể xác nhận trong buổi khảo sát cần được đưa thành danh sách riêng. Doanh nghiệp có thể đề nghị ban quản lý hoặc bên cho thuê cung cấp thông tin liên quan đến hệ thống kỹ thuật, sức chứa bãi xe, cách xác định diện tích và các điều kiện vận hành.
Nếu vấn đề liên quan đến đo đạc, ánh sáng, vi khí hậu hoặc khả năng bố trí nội thất, hãy cân nhắc sử dụng thiết bị phù hợp hoặc nhờ đơn vị chuyên môn kiểm tra. Không nên chuyển một nhận xét cảm tính thành kết luận kỹ thuật.
Một mặt bằng phù hợp không chỉ cần đáp ứng nhu cầu tại thời điểm hiện tại mà còn nên được xem xét trong mối quan hệ với kế hoạch vận hành của doanh nghiệp.
Hãy đối chiếu số lượng nhân sự dự kiến, cách tổ chức không gian, tần suất tiếp khách, nhu cầu gửi xe và thời gian làm việc với những gì đã quan sát được. Nếu có kế hoạch mở rộng nhân sự hoặc thay đổi cách bố trí, cần đánh giá xem mặt bằng có thể đáp ứng những thay đổi đó hay không.
Với mỗi mặt bằng, hãy tổng hợp ba nhóm thông tin:
Đã xác minh: Những nội dung có thể quan sát trực tiếp hoặc đã được xác nhận bằng thông tin phù hợp.
Cần làm rõ: Những vấn đề chưa có đủ căn cứ, cần trao đổi thêm với bên cho thuê hoặc ban quản lý.
Chưa phù hợp: Những điểm không đáp ứng nhu cầu thực tế và khó khắc phục trong phương án sử dụng dự kiến.
Cách tổng hợp này giúp người ra quyết định nhìn rõ ưu điểm, hạn chế và các vấn đề cần giải quyết của từng lựa chọn.
Phiến đánh giá checklist khảo sát văn phòng
Khảo sát thực tế là bước quan trọng giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác hơn khả năng sử dụng của mặt bằng trước khi quyết định thuê văn phòng. Từ giao thông, thang máy, chỗ đỗ xe đến hệ thống điều hòa, ánh sáng, diện tích và tiện ích xung quanh, mỗi yếu tố đều cần được kiểm tra theo nhu cầu vận hành cụ thể.
Thay vì chỉ dựa vào hình ảnh hoặc thông tin giới thiệu, doanh nghiệp nên chuẩn bị checklist, khảo sát vào thời điểm phù hợp và xác minh những thông tin chưa rõ ràng. Đây là cơ sở để so sánh các lựa chọn khách quan hơn và hạn chế những bất tiện có thể phát sinh sau khi chuyển văn phòng.
Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm văn phòng cho thuê tại Hà Nội, ITALAND có thể hỗ trợ tìm kiếm và tham khảo các mặt bằng theo khu vực, hạng văn phòng và nhu cầu sử dụng. Doanh nghiệp có thể truy cập website ITALAND hoặc liên hệ đội ngũ tư vấn để trao đổi về nhu cầu diện tích, vị trí và phương án bố trí văn phòng phù hợp.
CÔNG TY CỔ PHẦN BẤT ĐỘNG SẢN ITA VIỆT NAM
