Bí quyết tiết kiệm chi phí thuê văn phòng cho doanh nghiệp

12/03/2024
Doanh nghiệp vừa và nhỏ luôn đối mặt với bài toán tiết kiệm chi phí. Trong thời gian gần đây, các startup cũng chủ động chọn lựa tiết kiệm chi phí thay vì đầu tư xây dựng hay thuê văn phòng.

Việc tìm nơi làm việc thường là một thách thức đối với những người mới bắt đầu sự nghiệp. Trong khi chung cư và đất đai trở nên ngày càng đắt đỏ, việc thuê hoặc mua một văn phòng chuyên nghiệp để đại diện cho doanh nghiệp trở nên khó khăn hơn bao giờ hết.

Bí quyết tiết kiệm chi phí thuê văn phòng cho doanh nghiệp

Xây dựng một doanh nghiệp không bao giờ dễ dàng, và việc quản lý chi phí một cách tiết kiệm và hiệu quả luôn là một ưu tiên hàng đầu.

Những cách tiết kiệm chi phí mà vẫn giữ được sự chuyên nghiệp

1. Lên kế hoạch chi phí setup văn phòng

Bắt đầu từ việc xây dựng văn phòng, chi phí cho việc thiết kế và thi công vô cùng lớn, đòi hỏi thời gian và công sức để xin phê duyệt các bản vẽ liên quan đến vách trần, hệ thống điện, internet, camera, máy lạnh, chiếu sáng, phòng cháy chữa cháy,...

Bí quyết tiết kiệm chi phí thuê văn phòng cho doanh nghiệp

Ngoài ra, cần tính thêm chi phí vận hành hàng tháng như thuê nhân viên lễ tân, bảo vệ, tạp vụ và đầu tư vào các thiết bị như máy in, máy fax cùng các chi phí khác như nước uống, điện, nước.

Đối với các doanh nghiệp nhỏ và khởi nghiệp, việc muốn tạo dựng một không gian ấn tượng với khách hàng đòi hỏi không gian đẹp, tiện nghi và đầy đủ tiện ích.

Bí quyết tiết kiệm chi phí thuê văn phòng cho doanh nghiệp

Tuy nhiên, chi phí cho quá trình thiết lập và setup thường rất lớn, lên tới 30 - 40 triệu đồng, đồng thời mang lại nhiều rủi ro cao. Do đó, việc sử dụng số tiền đó để đầu tư vào nguồn nhân lực hoặc dự án khác có thể là một quyết định sáng suốt hơn.

2. Thuê văn phòng chia sẻ 

Dịch vụ văn phòng chia sẻ không chỉ mang lại sự tiện ích mà còn là một giải pháp linh hoạt cho các doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp ít thành viên hoặc có nhu cầu di chuyển thường xuyên.

Bí quyết tiết kiệm chi phí thuê văn phòng cho doanh nghiệp

Với dịch vụ này, khách hàng có thể sử dụng ngay không gian làm việc trang bị đầy đủ tiện ích mà không cần lo lắng về việc quản lý văn phòng.

Đặc biệt, dịch vụ này đã bao gồm tất cả các chi phí liên quan, từ chi phí điện, nước, đến chi phí lương nhân viên lễ tân và bảo vệ. Điều này giúp các doanh nghiệp trẻ tiết kiệm thời gian và chi phí, và tập trung vào hoạt động kinh doanh chính.

Bí quyết tiết kiệm chi phí thuê văn phòng cho doanh nghiệp

Với không gian làm việc chuyên nghiệp và tiện ích, văn phòng chia sẻ đáp ứng đầy đủ nhu cầu của các doanh nghiệp nhỏ và khởi nghiệp. Việc có một môi trường làm việc chuyên nghiệp sẽ tạo ấn tượng tốt và cảm giác an tâm cho đối tác và khách hàng.

3. Thuê văn phòng ảo

Thuê văn phòng ảo là một trong những giải pháp linh hoạt và tiết kiệm chi phí cho những người làm việc từ xa hoặc cần ít không gian làm việc.

Bí quyết tiết kiệm chi phí thuê văn phòng cho doanh nghiệp

Không giống như việc thuê văn phòng truyền thống, thuê văn phòng ảo không yêu cầu bạn phải trả một khoản tiền lớn cho một không gian văn phòng riêng lẻ.

Thay vào đó, bạn chỉ cần trả một khoản phí nhỏ mỗi tháng để sử dụng một địa chỉ văn phòng ảo, thường là tại một vị trí danh tiếng hoặc trung tâm thương mại.

Bí quyết tiết kiệm chi phí thuê văn phòng cho doanh nghiệp

Điều này giúp tạo ra một ấn tượng chuyên nghiệp và uy tín với khách hàng và đối tác của bạn, mặc dù thực tế bạn không cần phải có mặt tại đó.

Ngoài việc cung cấp một địa chỉ văn phòng, các dịch vụ văn phòng ảo cũng thường bao gồm các tiện ích như lễ tân điện tử, nhận thư và điện thoại, và thậm chí là dịch vụ hỗ trợ điện thoại và email.

Bí quyết tiết kiệm chi phí thuê văn phòng cho doanh nghiệp

Điều này giúp tạo ra một ấn tượng chuyên nghiệp và tăng cường sự tin tưởng từ phía khách hàng và đối tác của bạn, mà không cần phải đầu tư nhiều vào cơ sở vật chất văn phòng.

Với thuê văn phòng ảo, bạn cũng có thể tiết kiệm thời gian và công sức mà bạn có thể phải dành cho việc quản lý một không gian văn phòng truyền thống.

Bí quyết tiết kiệm chi phí thuê văn phòng cho doanh nghiệp

Thay vào đó, bạn có thể tập trung vào công việc chính và tối ưu hóa thời gian làm việc của mình mà không bị phân tán bởi các công việc văn phòng hành chính. Điều này đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp nhỏ và các nhà sáng lập mà ngân sách và tài nguyên có hạn.

4. Tìm kiếm các ưu đãi và khuyến mãi

Để tìm kiếm các ưu đãi và khuyến mãi từ các nhà cung cấp dịch vụ văn phòng, việc theo dõi các thông tin và cập nhật từ họ là rất quan trọng.

Bí quyết tiết kiệm chi phí thuê văn phòng cho doanh nghiệp

Thông thường, các nhà cung cấp dịch vụ sẽ có các chương trình khuyến mãi đặc biệt cho các doanh nghiệp mới hoặc khách hàng trung thành. Đối với các doanh nghiệp mới, việc này có thể là một cơ hội tốt để tiết kiệm chi phí ban đầu khi bắt đầu kinh doanh.

Các gói giảm giá hoặc ưu đãi đặc biệt thường bao gồm giảm giá cho các dịch vụ thuê văn phòng, cung cấp các tiện ích bổ sung miễn phí như lễ tân điện tử, hoặc các ưu đãi về giá cả cho các dịch vụ khác như điện, nước, internet.

Bí quyết tiết kiệm chi phí thuê văn phòng cho doanh nghiệp

Đối với các khách hàng trung thành, việc theo dõi các ưu đãi và khuyến mãi cũng rất quan trọng để họ có thể tiết kiệm chi phí trong dài hạn. Các nhà cung cấp dịch vụ thường có các chương trình khuyến mãi đặc biệt dành cho khách hàng đã sử dụng dịch vụ của họ trong thời gian dài.

Điều này có thể bao gồm các ưu đãi giảm giá cho các dịch vụ phụ trợ như: lễ tân điện tử, dịch vụ bảo vệ, hoặc các dịch vụ văn phòng ảo.

Bí quyết tiết kiệm chi phí thuê văn phòng cho doanh nghiệp

Do đó, việc thường xuyên theo dõi các ưu đãi và khuyến mãi từ các nhà cung cấp dịch vụ văn phòng là cực kỳ quan trọng để bạn có thể tiết kiệm được chi phí và tận dụng được các cơ hội tiết kiệm chi phí một cách hiệu quả.

Bí quyết tiết kiệm chi phí thuê văn phòng cho doanh nghiệp

5. Đàm phán hợp đồng thuê

Trước khi ký hợp đồng thuê văn phòng, việc đàm phán về các điều khoản và điều kiện có thể giúp bạn giảm thiểu chi phí một cách đáng kể.

Bí quyết tiết kiệm chi phí thuê văn phòng cho doanh nghiệp

Điều này đặc biệt quan trọng khi bạn đang tìm kiếm một không gian làm việc chuyên nghiệp nhưng vẫn muốn duy trì sự linh hoạt và tiết kiệm.

Để có được giá thuê hợp lý, bạn có thể thảo luận và thương lượng trực tiếp với chủ sở hữu hoặc quản lý văn phòng. Không ngần ngại yêu cầu mức giá thuê phù hợp với ngân sách của bạn và đề xuất các điều khoản linh hoạt về thời gian thuê.

Bí quyết tiết kiệm chi phí thuê văn phòng cho doanh nghiệp

Ngoài ra, bạn cũng nên xem xét các dịch vụ bổ sung được bao gồm trong giá thuê. Có thể bạn không cần tất cả các dịch vụ này và có thể đề xuất loại bỏ hoặc thay đổi chúng để giảm chi phí.

Bí quyết tiết kiệm chi phí thuê văn phòng cho doanh nghiệp

Nếu cần, bạn có thể đề xuất các điều khoản linh hoạt hơn về thời gian thuê, bao gồm việc thuê văn phòng theo giờ hoặc thuê văn phòng trong khoảng thời gian ngắn hơn so với hợp đồng tiêu chuẩn. Điều này giúp bạn tránh trường hợp phải trả tiền cho thời gian thuê dư thừa hoặc không cần thiết.

Bí quyết tiết kiệm chi phí thuê văn phòng cho doanh nghiệp

Hy vọng rằng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích và chi tiết về cách tiết kiệm chi phí khi thuê văn phòng mà vẫn giữ được sự chuyên nghiệp.

Việc áp dụng những chiến lược và mẹo nhỏ này có thể giúp bạn tối ưu hóa ngân sách và tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả cho doanh nghiệp của mình.

Bí quyết tiết kiệm chi phí thuê văn phòng cho doanh nghiệp

Hãy tự tin và quyết đoán trong quá trình thuê văn phòng và luôn nhớ rằng việc đàm phán và thảo luận là chìa khóa để đạt được điều kiện thuê phù hợp nhất cho bạn. Chúc bạn thành công trong công việc kinh doanh của mình!

CÔNG TY CỔ PHẦN BẤT ĐỘNG SẢN ITA VIỆT NAM



Zalo
Gọi điện