Các bước đi thuê văn phòng từ A - Z cho doanh nghiệp

Các bước thực hiện tìm thuê văn phòng

Bước 1: Các tiêu chí thuê văn phòng

Qua thực tiễn phục vụ khách hàng, chúng tôi nhận thấy là khá nhiều doanh nghiệp không có được yêu cầu thuê chi tiết và đầy đủ, cũng như tiêu chí lựa chọn văn phòng cho thuê được lập dựa trên kế hoạch kinh doanh 1 – 3 năm của doanh nghiệp… Dẫn đến quá trình kiếm bị kéo dài.

Việc lựa chọn chủ yếu dựa trên yếu tố giá mà chưa xem xét đầy đủ các nhu cầu khác của doanh nghiệp, quá trình sử dụng sau này phát sinh nhiều vấn đề ngoài hoạch định.

Một yêu cầu thuê thông thường bao gồm các tiêu chí sau:

• Cơ bản: Vị trí, diện tích, ngân sách tiền thuê, giá thuê, thời gian thuê;
• Đặc điểm văn phòng: Kết nối giao thông, chỗ đỗ xe, mức độ hoàn thiện, hệ thống điều hòa thông gió, thông tin liên lạc, thang máy, phòng cháy chữa cháy;
• Các mốc thời gian: Muộn nhất phải dời vị trí hiện tại, khởi công làm nội thất, nhập trạch, bắt đầu hoạt động ở địa điểm mới;
• Các yêu cầu khác: Tiện ích xung quanh, thương hiệu tòa nhà, tăng giảm nhân sự trong tương lai, bổ sung, hoặc thay đổi ngành nghề kinh doanh v.v.

Bước 2: Lựa chọn một công ty dịch vụ tin cậy

Khi đi thuê văn phòng thường bạn có 3 phương thức để thực hiện:

• Tự làm
• Sử dụng một công ty dịch vụ chuyên nghiệp
• Kết hợp cả hai.

Như chúng tôi đã nói đến phần đầu. Khi tự tìm kiếm thông tin thuê văn phòng bạn sẽ gặp rất nhiều khó khăn khi tìm thông tin. Mất nhiều thời gian lọc thông tin không chính xác. Tập quán thị trường dịch vụ thuê văn phòng hiện tại chỉ thu phí của chủ nhà, không thu phí của khách thuê. Nên có lẽ điều đầu tiên bạn nên làm là tìm được một đối tác cung cấp dịch vụ thuê văn phòng tin cậy.

Bước 3: Trợ giúp khách hàng xác lập yêu cầu thuê

Với sự trợ giúp ban đầu của ITALAND về thông tin giá cả, nguồn cung văn phòng trống, đặc điểm khu vực nhắm tới, khách hàng sẽ xác lập được một yêu cầu thuê khả thi về mặt thị trường.

Một yêu cầu thuê được xác lập đúng, đầy đủ là tiền đề để khách hàng nhanh chóng thuê được văn phòng phù hợp nhu cầu sử dụng trước mắt và lâu dài.

Bước 4: Tìm kiếm và đề xuất văn phòng phù hợp

Với đa số khách hàng tìm kiếm văn phòng là công việc 3 – 5 năm mới thực hiện một lần, khi tìm kiếm văn phòng khách hàng đối mặt với hai nhóm thách thức là:

• Lượng thông tin khổng lồ phải thu thập và xử lý về giá cả, diện tích văn phòng trống phù hợp, thông tin về các tòa nhà v.v.
• Nhân sự thực hiện thiếu thời gian vì vẫn phải đảm bảo công việc hàng ngày, kinh nghiệm, kiến thức về thị trường văn phòng cho thuê không cập nhật.

ITALAND với cơ sở dữ liệu thị trường đầy đủ, nhân lực nhiều và chuyên sâu về văn phòng sẽ giúp cho khách hàng có được thông tin về các văn phòng phù hợp trong thời gian nhanh nhất. Công việc được tiến hành qua các bước:

• Sàng lọc các tòa nhà phù hợp trong cơ sở dữ liệu sẵn có;
• Làm việc với chủ tòa nhà để cập nhật diện tích trống, giá cả và các thông tin cần thiết khác;
• Tổng hợp và đề xuất các phương án phù hợp yêu cầu thuê.
• Báo cáo so sánh giá, phí thuê chi tiết của từng lựa chọn

Bước 5 – Khảo sát thực tế, đánh giá và lựa chọn văn phòng mục tiêu

Tư vấn viên của ITALAND là những người nắm chắc ưu nhược điểm của từng tòa nhà văn phòng, do đó sẽ giúp khách hàng có những nhận định khách quan nhất.

Bởi vì trợ giúp khách hàng xem xét tòa nhà văn phòng là công việc chúng tôi làm hàng ngày, đồng thời chúng tôi còn nhận được rất nhiều ý kiến đánh giá về mỗi tòa nhà từ khách hàng cũ.

Trong giai đoạn này ITALAND trợ giúp khách hàng thực hiện các công việc:

• Sắp xếp lịch xem xét tiết kiệm thời gian nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả công việc;
• Gặp gỡ đúng người có thẩm quyền để làm việc;
• Cung cấp biểu mẫu để giúp khách hàng đánh giá được đầy đủ ưu nhược, điểm của từng tòa nhà;
• Đưa ra các ý kiến đánh giá khách quan về ưu nhược điểm của từng tòa nhà, giúp cho khách hàng lựa chọn được tòa nhà phù hợp nhất.

Bước 6 – Đàm phán, ký kết hợp đồng thuê

Thông thường các chủ văn phòng đều có sẵn một mẫu hợp đồng cho thuê văn phòng với các điều khoản được thiết kế bảo vệ quyền lợi của họ. Và rất khó để họ thay đổi các điều khoản của hợp đồng. Vì vậy một phương án đàm phán được xác lập chi tiết và khả thi với sự trợ giúp của các đơn vị dịch vụ sẽ giúp cho khách hàng ký kết được một đợp thuê đảm bảo hài hòa quyền lợi giữa hai bên.

Đặc biệt với thông tin cập nhật về giá cả thị trường, cũng như ghi nhận về lịch sử giá thuê của mỗi tòa nhà văn phòng, đơn vị dịch vụ sẽ trợ giúp để khách hàng có được mức giá hợp lý nhất. Để nhanh chóng thuê được văn phòng đáp ứng tối đa nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp. Hãy liên hệ với ITALAND để được hỗ trợ và cung cấp đầy đủ thông tin!