Để văn phòng vận hành trơn tru và hiệu quả, doanh nghiệp cần chuẩn bị các khoản chi phí vận hành tòa nhà hàng tháng ngoài phí thuê cố định. Những chi phí này thường bao gồm các dịch vụ thiết yếu như vệ sinh, an ninh, chăm sóc cây xanh, kiểm soát côn trùng, điện – nước, quản lý rác thải… Mỗi hạng mục đều đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì môi trường làm việc an toàn, sạch sẽ và tiện nghi.
Việc thuê văn phòng là một trong những quyết định tài chính quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, bởi nó không chỉ phản ánh hình ảnh thương hiệu mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến ngân sách vận hành dài hạn.
Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn chưa nắm rõ toàn bộ các khoản chi phí liên quan đến việc thuê văn phòng, dẫn đến sai lệch trong dự toán, phát sinh chi phí ngoài hợp đồng hoặc gặp khó khăn trong việc hạch toán hợp lệ khi quyết toán thuế.
.jpg)
Hiểu rõ các khoản chi phí này sẽ giúp doanh nghiệp quản lý ngân sách hiệu quả, tránh rủi ro pháp lý và tối ưu hóa chi phí vận hành.
Phụ phí thuê văn phòng là gì?
Phụ phí thuê văn phòng là những khoản chi phí bổ sung ngoài tiền thuê cơ bản mà doanh nghiệp phải chi trả khi thuê văn phòng. Những khoản phí này thường liên quan đến việc duy trì vận hành tòa nhà, sử dụng tiện ích và các dịch vụ đi kèm, đồng thời chịu ảnh hưởng bởi điều khoản hợp đồng.
Các loại phụ phí phổ biến bao gồm:
- Phí dịch vụ quản lý và tiện ích chung (vệ sinh, an ninh, bảo trì hệ thống, cây xanh)
- Phí điện – nước – điều hòa riêng
- Phí gửi xe
- Phí làm việc ngoài giờ hoặc cuối tuần
- Phí bảo hiểm tài sản
- Phí hoàn trả mặt bằng khi kết thúc hợp đồng
- Các khoản chi phát sinh theo điều khoản hợp đồng đặc thù như tăng giá thuê theo CPI hay biến động tỷ giá.
Hiểu rõ phụ phí giúp doanh nghiệp dự trù ngân sách chính xác, tránh phát sinh ngoài dự kiến và đảm bảo vận hành văn phòng hiệu quả.
Các loại phí phụ trong hợp đồng thuê văn phòng
Khi thuê văn phòng, nhiều doanh nghiệp thường chỉ tập trung vào tiền thuê cố định theo m² mà chưa cân nhắc kỹ các phí phụ kèm theo trong hợp đồng. Đây là những khoản chi phí phát sinh nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến ngân sách vận hành và hiệu quả tài chính của doanh nghiệp.
Hiểu rõ và dự trù các loại phí phụ này sẽ giúp doanh nghiệp quản lý chi phí hiệu quả, tránh phát sinh ngoài dự kiến và đảm bảo văn phòng vận hành trơn tru.
1. Phí dịch vụ quản lý và tiện ích chung
Đây là khoản phí hàng tháng nhằm duy trì hoạt động ổn định của tòa nhà và các tiện ích chung.
Phí dịch vụ thường bao gồm vệ sinh, bảo trì hệ thống điện – nước, thang máy, điều hòa trung tâm, an ninh 24/7, hệ thống phòng cháy chữa cháy, chăm sóc cảnh quan và các tiện ích khác như khu vực tiếp khách, phòng họp chung.
Mức phí thường tính theo m² diện tích thuê và được ghi rõ trong hợp đồng. Việc hiểu rõ các dịch vụ đi kèm và mức phí giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác chi phí vận hành hàng tháng.
2. Phí điện, nước và điều hòa riêng
Trong nhiều tòa nhà, điện, nước và điều hòa không được tính gộp trong phí dịch vụ mà được tách riêng theo mức tiêu thụ thực tế hoặc định mức theo quy định của tòa nhà. Đây là chi phí biến đổi, phụ thuộc vào số lượng nhân viên, thời gian sử dụng và thói quen tiêu thụ điện – nước.
Doanh nghiệp cần theo dõi chặt chẽ việc sử dụng để tránh vượt quá ngân sách dự kiến.
3. Phí gửi xe
Nhiều tòa nhà yêu cầu doanh nghiệp chi trả phí gửi xe cho nhân viên, bao gồm xe máy và ô tô. Khoản phí này có thể tính theo số lượng xe, theo tháng hoặc theo hợp đồng trọn gói với tòa nhà.
Ngoài ra, một số tòa nhà còn áp dụng phí ưu tiên hoặc phí gửi xe ngoài giờ hành chính, vì vậy doanh nghiệp cần dự trù khoản chi này để tránh phát sinh bất ngờ.
4. Phí làm việc ngoài giờ hoặc cuối tuần
Nếu nhân viên hoặc phòng ban cần sử dụng văn phòng ngoài giờ hành chính, vào buổi tối, cuối tuần hoặc ngày lễ, nhiều tòa nhà sẽ áp dụng các khoản phí phụ nhằm bù đắp chi phí vận hành bổ sung, bao gồm bảo vệ, chiếu sáng, điều hòa và các dịch vụ hỗ trợ khác.
Đây là khoản chi phí biến động nhưng thường không nhỏ, nhất là với những văn phòng có nhiều nhân viên hoặc hoạt động theo ca.
5. Phí bảo hiểm và an toàn
Một số tòa nhà yêu cầu doanh nghiệp mua bảo hiểm tài sản, bảo hiểm cháy nổ hoặc các loại bảo hiểm bổ sung để đảm bảo an toàn cho khu vực thuê.
Khoản phí này, mặc dù không diễn ra hàng tháng, nhưng là bắt buộc để doanh nghiệp tuân thủ quy định của chủ đầu tư và luật pháp, đồng thời bảo vệ tài sản trong trường hợp xảy ra sự cố.
6. Phí hoàn trả mặt bằng khi kết thúc hợp đồng
Khi kết thúc hợp đồng thuê, doanh nghiệp có thể phải chi trả chi phí để trả lại mặt bằng về hiện trạng ban đầu. Khoản phí này bao gồm sửa chữa, sơn lại, dỡ bỏ nội thất lắp đặt, khôi phục các thay đổi về hạ tầng và trang thiết bị mà doanh nghiệp thực hiện trong thời gian thuê.
Việc dự trù trước khoản chi này giúp doanh nghiệp tránh những khoản phát sinh lớn vào cuối hợp đồng.
7. Các khoản phí phát sinh từ điều khoản hợp đồng đặc thù
Một số hợp đồng thuê văn phòng còn bao gồm các điều khoản đặc thù có thể làm phát sinh chi phí: tăng giá thuê theo chỉ số lạm phát (CPI), phí quản lý bổ sung khi mở rộng diện tích thuê, chi phí điều chỉnh khi thanh toán theo ngoại tệ nếu hợp đồng tính theo USD hoặc các khoản phí khác theo quy định của tòa nhà.
Những khoản phí này thường không rõ ràng nếu doanh nghiệp không được tư vấn kỹ trước khi ký hợp đồng, dẫn đến rủi ro về tài chính.
Những sai lầm phổ biến khi đánh giá phụ phí thuê văn phòng
Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty khởi nghiệp hoặc những doanh nghiệp lần đầu thuê văn phòng, thường chưa đánh giá đầy đủ các khoản chi phí thực tế đi kèm với việc thuê mặt bằng.
Việc này dễ dẫn đến vượt ngân sách, ảnh hưởng đến hiệu quả vận hành và gây khó khăn cho kế hoạch tài chính dài hạn. Dưới đây là 5 sai lầm phổ biến mà doanh nghiệp cần lưu ý:
1. Chỉ quan tâm đến đơn giá thuê/m² mà bỏ qua các chi phí phát sinh
Nhiều doanh nghiệp chỉ nhìn vào giá thuê cơ bản mà quên tính đến các khoản phí phụ như VAT, phí dịch vụ, điện điều hòa, nước, phí gửi xe hay phí làm ngoài giờ. Việc bỏ qua những chi phí này có thể làm tổng chi phí thuê thực tế cao hơn nhiều so với dự toán ban đầu.
2. Không kiểm tra kỹ điều khoản điều chỉnh giá thuê trong hợp đồng
Một số hợp đồng quy định mức tăng giá thuê hàng năm dựa trên lạm phát (CPI) hoặc theo các chỉ số khác. Nếu không nắm rõ, doanh nghiệp có thể bị áp lực tài chính khi giá thuê tăng đột ngột theo các điều khoản này.
3. Không đàm phán kỹ các chi phí phát sinh một lần
Các chi phí phát sinh một lần như chi phí thiết kế – thi công nội thất, phí hoàn trả mặt bằng, phí bảo hiểm thuê văn phòng nếu không được thương lượng rõ ràng có thể làm ngân sách ban đầu đội lên đáng kể.
4. Không xác định đúng cách tính diện tích thuê
Việc tính diện tích theo tim tường hay diện tích thông thủy ảnh hưởng trực tiếp đến tổng chi phí thuê. Nếu không xác định rõ, doanh nghiệp có thể trả phí cao hơn so với diện tích sử dụng thực tế.
5. Không lập bảng tổng hợp chi phí thuê đầy đủ
Nhiều doanh nghiệp chỉ so sánh giá thuê cơ bản giữa các tòa nhà mà bỏ qua các khoản phụ phí và chi phí phát sinh. Điều này dẫn đến việc dự toán sai và khó so sánh hiệu quả giữa các lựa chọn văn phòng khác nhau.
Lời khuyên: Trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp nên xây dựng bảng chi phí chi tiết, liệt kê tất cả các khoản cố định, biến đổi, phát sinh một lần và các chi phí liên quan đến điều khoản hợp đồng. Việc này giúp dự toán ngân sách chính xác, tránh rủi ro phát sinh và so sánh hiệu quả giữa các tòa nhà. Nếu cần, Italand có thể hỗ trợ phân tích chi phí thuê, đàm phán các điều khoản và kiểm tra hợp đồng để doanh nghiệp đưa ra quyết định thuê văn phòng tối ưu nhất.
Hy vọng bài viết của Italand sẽ giúp bạn hiểu rõ và kiểm soát tốt hơn các loại phí phụ trong hợp đồng thuê văn phòng, từ đó xây dựng ngân sách chính xác và lựa chọn được không gian làm việc phù hợp nhất cho doanh nghiệp.
Nếu bạn đang tìm kiếm văn phòng phù hợp cho doanh nghiệp, vui lòng liên hệ Italand để được hỗ trợ nhanh chóng, minh bạch và đúng nhu cầu.
