Chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê là toàn bộ các khoản chi phát sinh trong quá trình doanh nghiệp sử dụng văn phòng thuê nhằm duy trì, bảo dưỡng hoặc cải tạo không gian làm việc.
Đây là những khoản chi cần thiết để đảm bảo văn phòng luôn ở trạng thái tốt nhất, phù hợp với mục đích sử dụng và đáp ứng yêu cầu vận hành thực tế.
Việc phát sinh chi phí sửa chữa là điều hoàn toàn bình thường trong quá trình sử dụng mặt bằng thuê. Tuy nhiên, nếu không hạch toán đúng cách, các khoản chi này có thể ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh, báo cáo tài chính và thậm chí là quyết toán thuế của doanh nghiệp.
Tùy theo mức độ tác động và mục đích sử dụng, chi phí sửa chữa văn phòng được phân thành ba nhóm chính:
Là những khoản chi nhỏ, phát sinh định kỳ nhằm duy trì hoạt động của văn phòng như thay bóng đèn, sửa ổ điện, vá tường, vệ sinh hệ thống điều hòa, sửa chữa nhỏ thiết bị văn phòng... Đây là chi phí cần thiết để văn phòng hoạt động ổn định và không làm gián đoạn công việc hàng ngày.
Bao gồm các hoạt động mang tính kỹ thuật và quy mô như thay mới hệ thống điện & nước, sửa trần nhà, lát lại sàn, chống thấm... Các chi phí này thường không phát sinh thường xuyên nhưng lại có giá trị lớn và ảnh hưởng trực tiếp đến kết cấu, chất lượng không gian làm việc.
Là các khoản chi nhằm thay đổi thiết kế, kết cấu hoặc công năng của văn phòng so với hiện trạng ban đầu.
Ví dụ như: đập tường mở rộng diện tích, xây thêm phòng họp, cải tạo từ văn phòng thành showroom, hoặc thay đổi toàn bộ nội thất theo nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp. Đây là khoản đầu tư có tính dài hạn và cần được cân nhắc kỹ về hạch toán, khấu hao.
Theo quy định tại Luật Thuế Thu nhập doanh nghiệp năm 2020 và hướng dẫn tại Thông tư 78/2014/TT-BTC, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai cách hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê khi xác định thu nhập chịu thuế:
Hạch toán trực tiếp vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ: Áp dụng với các khoản chi sửa chữa thường xuyên hoặc sửa chữa lớn nhưng không đủ điều kiện ghi tăng nguyên giá tài sản cố định. Phương án này giúp doanh nghiệp giảm ngay chi phí tính thuế trong kỳ.
Ghi tăng nguyên giá tài sản cố định và trích khấu hao theo thời gian: Áp dụng với các khoản chi sửa chữa lớn có tính chu kỳ hoặc đáp ứng điều kiện ghi tăng nguyên giá (như làm tăng công suất, nâng cấp chất lượng tài sản...). Chi phí sẽ được phân bổ dần qua các kỳ thông qua khấu hao.
Lựa chọn hình thức hạch toán phù hợp không chỉ đảm bảo tuân thủ quy định thuế mà còn giúp doanh nghiệp tối ưu kế hoạch tài chính & kế toán trong dài hạn.
Chi phí sửa chữa văn phòng là một trong những khoản chi thường xuyên phát sinh trong quá trình doanh nghiệp thuê mặt bằng làm việc.
Tùy theo tính chất của khoản chi và mục đích sửa chữa, doanh nghiệp có thể lựa chọn cách hạch toán phù hợp nhằm đảm bảo tuân thủ quy định thuế, đồng thời tối ưu hiệu quả tài chính. Căn cứ pháp lý hiện hành bao gồm Luật Thuế TNDN năm 2020 và Thông tư 78/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành.
Doanh nghiệp có thể ghi nhận toàn bộ chi phí sửa chữa vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ nếu đáp ứng các điều kiện sau:
Chi phí sửa chữa mang tính thường xuyên, nhằm duy trì hoạt động bình thường của văn phòng (như: sơn lại tường, thay bóng đèn, sửa điều hòa, thay kính vỡ, lát lại sàn…).
Tổng chi phí phát sinh không đủ điều kiện để ghi tăng nguyên giá tài sản cố định.
Có đầy đủ hóa đơn chứng từ hợp lệ, hợp đồng thuê còn hiệu lực tại thời điểm phát sinh sửa chữa.
Khoản chi này phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Trong trường hợp này, toàn bộ chi phí sẽ được ghi nhận vào chi phí hợp lý, được trừ ngay khi tính thuế TNDN trong kỳ phát sinh, giúp doanh nghiệp giảm nghĩa vụ thuế và phản ánh đúng chi phí thực tế.
Với những chi phí sửa chữa lớn có tính chất nâng cấp, cải tạo hoặc làm tăng công suất, thời gian sử dụng của tài sản, doanh nghiệp cần ghi tăng nguyên giá tài sản cố định vô hình (nếu thuộc sở hữu doanh nghiệp thuê) hoặc tài sản hình thành do đầu tư cải tạo theo hợp đồng. Khi đó:
Chi phí sẽ không được hạch toán một lần vào kỳ phát sinh.
Doanh nghiệp cần trích khấu hao dần theo thời gian thuê còn lại, hoặc thời gian sử dụng hợp lý được thỏa thuận trong hợp đồng thuê.
Việc khấu hao được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN theo từng kỳ.
Ví dụ: Nếu doanh nghiệp thuê mặt bằng văn phòng trong 5 năm và tiến hành cải tạo lại toàn bộ hệ thống điều hòa, ánh sáng, tường, trần, sàn với chi phí hơn 300 triệu đồng, khoản này có thể ghi tăng nguyên giá tài sản phục vụ thuê văn phòng, sau đó phân bổ dần trong 5 năm theo quy định.
Việc hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) cần được thực hiện đúng quy định của pháp luật về thuế và kế toán.
Để đảm bảo tính hợp lệ và hợp lý khi ghi nhận khoản chi phí này, doanh nghiệp cần đáp ứng đồng thời các điều kiện sau:
Có hợp đồng thuê hợp pháp: Hợp đồng thuê cần quy định rõ trách nhiệm sửa chữa thuộc về bên thuê và còn hiệu lực tại thời điểm phát sinh chi phí.
Phục vụ hoạt động kinh doanh: Chi phí sửa chữa phải nhằm mục đích duy trì hoặc phục vụ trực tiếp hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, không nhằm mục đích nâng cấp tài sản.
Hóa đơn, chứng từ hợp lệ: Mọi khoản chi phí phát sinh phải có đầy đủ hóa đơn GTGT, biên bản nghiệm thu, hợp đồng dịch vụ (nếu có) và chứng từ thanh toán hợp pháp.
Thời hạn thuê phù hợp: Thời gian thuê còn lại phải đủ dài để hợp lý hóa việc phân bổ chi phí sửa chữa, đặc biệt trong trường hợp chi phí được phân bổ dần hoặc ghi tăng nguyên giá.
Để đảm bảo chi phí sửa chữa được ghi nhận hợp lệ và đúng quy định kế toán, doanh nghiệp cần thực hiện theo quy trình sau:
Thu thập đầy đủ hóa đơn, hợp đồng thuê, biên bản nghiệm thu và chứng từ thanh toán để làm căn cứ ghi nhận chi phí.
Xác định chi phí là sửa chữa thường xuyên (chi phí nhỏ, duy trì hoạt động) hay sửa chữa lớn (cải tạo, nâng cấp).
Sửa chữa thường xuyên: Hạch toán vào TK 642 hoặc TK 627.
Sửa chữa lớn: Ghi nhận vào TK 242 (chi phí trả trước) hoặc TK 211 nếu đủ điều kiện ghi tăng tài sản cố định.
Tổng hợp chi phí theo từng đợt, hợp đồng để dễ quản lý, đối chiếu và phục vụ quyết toán thuế.
Việc hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng phụ thuộc vào quy mô chi phí, mục đích sửa chữa và khả năng phân bổ chi phí. Doanh nghiệp cần căn cứ vào tính chất của từng khoản chi để xử lý kế toán chính xác.
Dưới đây là các bút toán hạch toán chi phí sửa chữa tài sản cố định (TSCĐ) đi thuê trong trường hợp chi phí này không đủ điều kiện để ghi tăng nguyên giá, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và quản lý tài chính.
Trường hợp thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:
Nợ TK 241 – Chi phí xây dựng dở dang
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có các TK 111, 112, 152, 214,...
Trường hợp thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ:
(Phần thuế GTGT không được khấu trừ sẽ được tính vào chi phí)
Nợ TK 241 – Chi phí xây dựng dở dang
Có các TK 111, 112, 152, 214,...
Nếu đơn vị tự sửa chữa (bộ phận có TSCĐ trực tiếp thực hiện):
Trường hợp chi phí nhỏ, ghi nhận ngay vào chi phí:
Nợ TK 627/641/642
Có TK 241
Trường hợp chi phí lớn cần phân bổ dần:
Nợ TK 242 – Chi phí trả trước
Có TK 241
Trường hợp sửa chữa lớn định kỳ:
Kế toán phân bổ chi phí vào từng kỳ:
Nợ TK 627/641/642
Có TK 242 – Chi phí trả trước
Nợ TK 621/622/627
Có các TK 111, 152, 153, 154,...
Nợ TK 154 – Chi tiết bộ phận sản xuất phụ
Có TK 621/622/627
Trường hợp chi phí nhỏ:
Nợ TK 627/641/642
Có TK 154 – Chi tiết phân xưởng sản xuất phụ
Trường hợp chi phí lớn cần phân bổ:
Nợ TK 242 – Chi phí trả trước
Có TK 154 – Chi tiết phân xưởng sản xuất phụ
Định kỳ phân bổ chi phí vào hoạt động sản xuất kinh doanh:
Nợ TK 627/641/642
Có TK 242 – Chi phí trả trước
Khi phát sinh chi phí thuê ngoài sửa chữa:
Nợ TK 627/641/642/242 – Chi phí sửa chữa
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 111/331,... – Tổng số tiền phải trả
Đối với những tài sản cố định có kế hoạch sửa chữa định kỳ theo chu kỳ (thường là những tài sản có giá trị lớn và sử dụng trong thời gian dài), doanh nghiệp được phép trích trước chi phí sửa chữa theo kế hoạch đã lập từ đầu năm.
Việc hạch toán chi phí sửa chữa chu kỳ nhằm phản ánh đúng bản chất phát sinh và giúp phân bổ chi phí hợp lý theo thời gian. Kế toán có thể xử lý theo hai trường hợp sau:
Hàng kỳ, thực hiện trích trước chi phí sửa chữa theo kế hoạch:
Nợ TK 627/641/642
Có TK 352 – Dự phòng phải trả
Khi phát sinh chi phí sửa chữa thực tế:
Nợ TK 2413 – Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ
Có các TK 111, 112, 152, 153, 214, 334, 338,...
Khi hoàn thành công trình sửa chữa, kết chuyển chi phí sửa chữa lớn:
Nợ TK 352 (chi tiết 3524) – Dự phòng phải trả
Có TK 2413 – Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ
Xử lý chênh lệch giữa chi phí thực tế và số đã trích trước:
Nếu chi phí thực tế > số đã trích trước → Trích bổ sung:
Nợ TK 627/641/642...
Có TK 352 (3524) – Dự phòng phải trả
Nếu chi phí thực tế < số đã trích trước, xử lý theo 1 trong 2 cách:
(i) Ghi giảm chi phí (áp dụng theo Luật Thuế TNDN):
(ii) Ghi tăng thu nhập khác (áp dụng theo VAS 15 – Chuẩn mực kế toán số 15):
Nợ TK 352 (3524)
Có TK 627/641/642...
Nợ TK 352 (3524)
Có TK 711 – Thu nhập khác
Trong trường hợp này, kế toán thực hiện hạch toán theo hướng dẫn tại mục 5.1 (chi phí phát sinh khi sửa chữa văn phòng đi thuê không đủ điều kiện ghi tăng nguyên giá), cụ thể:
Ghi nhận chi phí phát sinh thực tế vào TK 241 hoặc 627/641/642 tùy trường hợp
Khi hoàn thành, kết chuyển hoặc phân bổ chi phí theo quy định
Các hoạt động sửa chữa, cải tạo hoặc nâng cấp tài sản cố định tại văn phòng có thể được doanh nghiệp thực hiện thông qua hai hình thức: tự tổ chức thực hiện hoặc thuê đơn vị bên ngoài (giao thầu).
Dù theo hình thức nào, các chi phí phát sinh liên quan đến sửa chữa, cải tạo, nâng cấp TSCĐ sẽ được tập hợp vào tài khoản 241 – Xây dựng cơ bản dở dang, cụ thể là TK 2413 – Sửa chữa lớn TSCĐ, theo từng công trình, hạng mục hoặc công việc cụ thể.
Trường hợp thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:
Nợ TK 2413 – Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ (theo giá chưa thuế)
Nợ TK 1332 – Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
Có các TK 111, 112, 152, 214, 331,... (tổng giá thanh toán)
Trường hợp thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ:
(Toàn bộ chi phí bao gồm cả phần thuế GTGT)
Nợ TK 2413 – Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ (theo tổng giá thanh toán có thuế)
Có các TK 111, 112, 152, 214, 334,... (tổng giá thanh toán)
Lưu ý: Chi phí được tập hợp vào TK 2413 trong giai đoạn thực hiện dự án sửa chữa/cải tạo, đến khi hoàn thành mới xác định tính chất và xử lý phù hợp.
b) Khi công trình sửa chữa, cải tạo, nâng cấp hoàn thành
Tùy vào tính chất của chi phí phát sinh, kế toán sẽ xử lý theo một trong hai hướng sau:
Chi phí sẽ được ghi nhận vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ hoặc phân bổ dần nếu là khoản lớn. Cụ thể:
Nếu là sửa chữa nhỏ, ghi nhận ngay:
Nợ TK 623, 627, 641, 642
Có TK 2413 – Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ
Nếu là sửa chữa lớn, cần phân bổ dần:
Nợ TK 242 – Chi phí trả trước
Có TK 2413 – Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ
Nếu đã trích trước chi phí sửa chữa định kỳ:
Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả
Có TK 2413 – Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ
Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình
Có TK 2413 – Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ
Căn cứ xác định điều kiện ghi tăng nguyên giá TSCĐ theo Thông tư 45/2013/TT-BTC và các văn bản kế toán liên quan.
Các khoản chi phí này không hạch toán qua TK 2413 mà ghi nhận trực tiếp vào chi phí trong kỳ:
Nợ các TK: 154, 627, 641, 642
Có các TK: 111, 112, 152, 153,...
Việc hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê cần được thực hiện đúng quy định để đảm bảo tính minh bạch, hợp lý và phù hợp với chuẩn mực kế toán. Dưới đây là một số điểm quan trọng doanh nghiệp cần lưu ý:
Chi phí sửa chữa là những khoản chi nhằm duy trì, bảo dưỡng văn phòng trong tình trạng hoạt động bình thường, không làm thay đổi kết cấu hay nâng cao công năng sử dụng. Các khoản này thường được ghi nhận vào chi phí hoạt động trong kỳ.
Ngược lại, chi phí đầu tư cải tạo là những khoản làm gia tăng giá trị hoặc kéo dài thời gian sử dụng tài sản, ví dụ như xây thêm vách ngăn, cải tạo lại trần, nâng cấp hệ thống điện, điều hòa...
Các khoản này có thể được hạch toán vào tài khoản 241 – Xây dựng cơ bản dở dang và cần phân bổ nếu không đủ điều kiện ghi tăng nguyên giá tài sản cố định.
Doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ các chứng từ liên quan như hóa đơn, hợp đồng, bảng báo giá, biên bản nghiệm thu... Việc lưu trữ đúng quy định không chỉ hỗ trợ trong công tác kiểm toán, quyết toán thuế mà còn giúp kiểm soát nội bộ chặt chẽ, minh bạch hóa quá trình chi tiêu.
Việc ghi nhận và phân loại các chi phí sửa chữa cần tuân thủ đúng quy định tại Luật Kế toán và các thông tư hướng dẫn như Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC tùy theo loại hình doanh nghiệp.
Trường hợp chi phí sửa chữa có giá trị lớn hoặc phân bổ qua nhiều kỳ, doanh nghiệp cần xác định phương pháp phân bổ hợp lý để không làm sai lệch kết quả kinh doanh trong từng kỳ kế toán.
Việc hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê thường tiềm ẩn nhiều yếu tố phức tạp và dễ sai sót nếu doanh nghiệp không hiểu rõ bản chất và quy định liên quan.
Do đó, việc chủ động tìm hiểu, phân biệt rõ các loại chi phí, nắm vững điều kiện và quy trình hạch toán là điều cần thiết để đảm bảo sự minh bạch và hiệu quả trong công tác quản lý tài chính.
Doanh nghiệp nên cân nhắc tham khảo ý kiến từ các chuyên gia kế toán, kiểm toán hoặc tư vấn thuế để đảm bảo mọi khoản chi đều được xử lý đúng luật và tối ưu cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Nếu quý doanh nghiệp đang trong quá trình tìm kiếm văn phòng cho thuê phù hợp với mục tiêu sử dụng và ngân sách, hãy liên hệ Italand – đơn vị tư vấn cho thuê văn phòng chuyên nghiệp.
Chúng tôi sở hữu dữ liệu hơn 1.000 tòa nhà văn phòng tại Hà Nội, sẵn sàng hỗ trợ quý khách từ khảo sát mặt bằng, đàm phán hợp đồng đến bàn giao và ổn định vận hành, đảm bảo tiết kiệm thời gian, chi phí và tối ưu hiệu suất sử dụng văn phòng.
