Những người tham gia cuộc họp luôn muốn có được tinh thần thật thoải mái, tâm thế vững vàng để có thể đóng góp những ý tưởng độc đáo nhất. Một phòng họp khoa học là nơi có được một không gian đủ lớn để họ có thể đi lại quanh phòng mà suy nghĩ, nhưng cũng không quá rộng mà cảm thấy “ngợp” và thiếu an toàn khi đưa ra ý kiến.
Nghe có vẻ thật phức tạp cho những người chủ doanh nghiệp, nhưng không hẳn là không có cách giải quyết triệt để. Hãy thử tham khảo những gợi ý sau từ chúng tôi: Đầu tiên, hãy giới hạn con số người vào họp. Hãy ước lượng chính xác số lượng người trung bình tham gia cho một cuộc họp là bao nhiêu.
Tiếp đến, đo đạc diện tích của phòng họp. Cùng với số người bạn tính toán ở phía trên, giới hạn số lượng và kích thước bàn ghế có trong phòng. Điều này là quan trọng để giúp bạn có được không gian căn phòng đủ rộng mà ấm áp khi thực hiện các hoạt động họp hành, tiếp khách.
Có nhiều phương pháp xếp bàn ghế khác nhau mà bạn có thể lưu tâm. Chẳng hạn, kiểu xếp bàn chữ U phù hợp với một buổi thuyết trình sản phẩm mới, hay kiểu xếp bàn ghế theo hàng lối thì phù hợp với một buổi gặp mặt đông người nhiều hơn, còn kiểu vòng tròn thì chắc chắn là lựa chọn lý tưởng cho các buổi “cà não” Brainstorming.
Bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng cách thức xếp bàn ghế sao cho mọi người đều có thể thuận tiện đề xuất và đóng góp ý tưởng của mình trong các cuộc họp. Tốt nhất là bạn nên liệt kê các điểm mạnh, điểm yếu của từng phương thức sắp xếp trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.
Phòng họp phải là nơi tách biệt với không gian văn phòng bên ngoài để những người tham gia không bị xao nhãng hay mất tập trung. Vì vậy, việc lựa chọn đúng không gian phù hợp là quan trọng để đem lại hiệu quả tốt nhất cho mỗi buổi họp.
Thông thường, phòng họp được các doanh nghiệp bố trí ở không gian ngay sát phòng của Tổng Giám đốc. Địa điểm bị tránh để bố trí phòng họp thường là ở giữa sảnh đi lại, hoặc gần khu vực ồn ào tiếng động (như ở tại phòng Kinh doanh, phòng tiếp khách,…).
Vấn đề màu sắc trong phòng họp cũng là điều bạn cần phải lưu tâm. Màu sơn xanh dịu sẽ khiến người tham gia buổi họp cảm thấy thư giãn, hòa nhã và dễ đồng ý với ý tưởng bạn đề xuất hơn. Trong khi đó, phòng họp sơn màu đỏ lại dễ tạo không khí ganh đua, căng thẳng.
Ánh sáng lý tưởng nhất trong phòng họp nên là nguồn ánh nắng tự nhiên từ bên ngoài. Tất nhiên, bạn cần điều chỉnh nguồn ánh sáng này một chút cho phù hợp với không khí tập trung bên trong căn phòng:
Màn chiếu là thiết bị không thể thiếu trong các phòng họp. Vậy nên, bạn đừng bỏ qua việc cân nhắc lựa chọn thiết bị này cho phù hợp. Vấn đề của bạn ở đây là làm sao để lựa chọn màn chiếu đủ rộng để thấy rõ nội dung bên trong, không quá lớn để không làm người ta xao nhãng. Vị trí đặt màn chiếu cũng nên được tính toán cẩn thận.
Màn chiếu của công ty bạn là màn treo tường, màn hình TV đặt trên bàn hay màn có giá đỡ? Loại màn nào phù hợp nhất với không gian phòng họp doanh nghiệp bạn? Bạn có thể tham khảo ý kiến của nhà cung cấp màn chiếu để có thể đưa ra lựa chọn phù hợp.
Mục tiêu ở đây là khiến cho những người tham gia đều cảm thấy thoải mái nhất trong buổi họp. Chính vì vậy, những tiểu tiết nhỏ có thể giúp nâng cao tính hiệu quả của cuộc họp. Chẳng hạn như: Ghế họp có bánh lăn, giúp người tham gia có thể dễ dàng di chuyển khi cần; bàn họp có ngăn nhỏ để đặt túi xách và giấy tờ; trong phòng họp có giấy bút để người thuyết trình tiện diễn giải thêm cho ý tưởng của mình;…
Phòng họp cũng là nơi mà công ty bạn tiếp đón đối tác và những vị khách quý. Chính vì vậy, đây phải là nơi mà doanh nghiệp bạn bày tỏ rõ nhất văn hóa và giá trị cốt lõi của mình. Chẳng hạn, nếu bạn là doanh nghiệp start-up mới nổi thì sự trẻ trung, năng động và một chút tinh nghịch là nét chấm phá không thể thiếu trong thiết kế của phòng họp.
Nếu doanh nghiệp của bạn làm việc trong lĩnh vực ngân hàng, tài chính thì không gian phòng họp lại phải mang tính nghiêm túc và chuyên nghiệp. Sự sáng tạo là tốt, nhưng chúng phải gắn kết với giá trị cốt lõi của doanh nghiệp thì mới có thể phát huy tác dụng.
Sự chuẩn bị bao giờ cũng cần thiết, nhất là với những buổi họp với đối tác hay khách hàng. Để giữ được sự tỉnh táo và bình tĩnh, tốt nhất bạn nên tổ chức 1 buổi họp thử để kịp thời nắm bắt những sự cố có thể xảy đến về mặt kỹ thuật. Buổi diễn tập nên được thực hiện trước cuộc họp thật 1 ngày. Trong buổi test thử, hãy để đồng nghiệp của bạn đóng vai là khách hàng và yêu cầu họ nhận xét một cách khách quan về bài thuyết trình.
Các thiết kế phòng họp ngày càng được nhiều các doanh nghiệp chú trọng để đem lại một môi trường làm việc hiện đại và chuyên nghiệp nhất, giúp tăng hiệu quả công việc. Đó là nơi mà những ý tưởng, những quyết định quan trọng của doanh nghiệp sẽ được đưa ra. Cùng khám phá 5 phong cách, xu hướng thiết kế văn phòng mới nhất dưới đây:
Những chiếc ghế bằng da thanh lịch được đặt xung quanh một chiếc bàn dài tạo nên một không gian phòng họp hiện đại. Những thiết kế phòng họp này được trang bị cho các doanh nghiệp thường có số lượng người tham gia cuộc họp lớn. Ý tưởng hoàn hảo cho nhu cầu chia sẻ và hợp tác, xu hướng này thường được ứng dụng với các trang thiết bị công nghệ hiện đại để hỗ trợ tốt nhất cho người sử dụng.
Một không gian thư giãn trong phòng họp sẽ hỗ trợ tốt cho những ý tưởng sáng tạo, các chiến lược khác biệt và bứt phá. Chiếc bàn lớn nhưng chiều cao thấp, các ghế bành dài tạo cảm giác thoải mái sẽ đem lại không gian phòng họp vô cùng cởi mở.
.jpg)
Môi trường làm việc ngày nay thường phát sinh những cuộc họp tại bất cứ không gian nào, không chỉ ở các phòng họp truyền thống như trước. Một không gian vừa đủ, thường với một chiếc bàn đứng cao, các bức tường ngăn, sẽ là một ý tưởng tuyệt vời để lắng nghe, chia sẻ và giúp quá trình sáng tạo được thực hiện tốt hơn.
Nhân viên tìm kiếm một không gian Cafe để kết nối và thư giãn, đó sẽ là nơi những cuộc họp, trao đổi trực tiếp được diễn ra. Phòng họp dạng này cung cấp sự thân thiện, bầu không khí thoải mái và cởi mở hơn các thiết kế phòng họp truyền thống.
Khi cần đến sự sáng tạo, một không gian khuyến khích sự vận động đi kèm yếu tố công nghệ chính là chìa khóa.
Tổng kết lại, điều quan trọng nhất để thiết kế phòng họp tại văn phòng làm việc đó chính là phải tạo cho người tham gia cảm giác thoải mái và an toàn để sẵn sàng chia sẻ ý kiến của mình. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi chia sẻ trên đây sẽ giúp bạn có được hình dung cụ thể hơn về các cách thiết kế và bố trí phòng họp công ty sao cho hiệu quả và hợp lý.
