Tiêu chuẩn diện tích văn phòng cho mỗi người thường được đánh giá như sau:
Mức trung bình - vừa đủ: Thường là khoảng 5 - 6 m2/người, đây là mức diện tích mà hầu hết các doanh nghiệp tại Việt Nam thường áp dụng.
Mức tiết kiệm diện tích và chi phí: Có những doanh nghiệp áp dụng tiêu chuẩn này với diện tích khoảng 3 - 4 m2/người, nhằm mục đích tiết kiệm diện tích và chi phí thuê văn phòng.
Mức theo tiêu chuẩn: Đây là tiêu chuẩn diện tích phòng làm việc tốt nhất cho mỗi nhân viên, đảm bảo sự rộng rãi, thoải mái và tăng sự sáng tạo. Thường khoảng 7 - 10m2/người. Một số tòa nhà văn phòng hạng A hiện nay đã áp dụng tiêu chuẩn này trong thiết kế trụ sở văn phòng, nhằm đảm bảo việc vận hành và sử dụng hiệu quả của tòa nhà.
Xây dựng tiêu chuẩn diện tích văn phòng là một quá trình cần cân nhắc và chi tiết, đặc biệt là khi muốn tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả và thoải mái cho nhân viên.
Việc đặt ra các tiêu chí và câu hỏi cụ thể có thể giúp định hình được các yếu tố quan trọng trong quá trình thiết kế và tổ chức văn phòng.
Dưới đây là một số điểm cần xem xét khi xây dựng tiêu chuẩn diện tích văn phòng:
Riêng tư âm thanh: Cần xem xét mức độ riêng tư về âm thanh trong không gian làm việc. Có cần phòng riêng biệt để các cuộc trò chuyện không ảnh hưởng đến sự tập trung của người khác không? Tiếng ồn từ các cuộc trò chuyện hoặc từ môi trường xung quanh có thể ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc không?
Loại hình không gian văn phòng: Có cần các bức tường để phân chia không gian làm việc hay là mô hình không gian mở sẽ phù hợp hơn? Sự lựa chọn này sẽ phụ thuộc vào yêu cầu cụ thể của công việc và sự phối hợp giữa các nhóm làm việc.
Tính riêng tư của không gian làm việc: Có cần các phòng làm việc riêng biệt cho từng nhóm hay là không gian làm việc mở có thể đáp ứng được nhu cầu làm việc của mọi người?
Khả năng cá nhân hoá không gian làm việc: Nhân viên có thể tự do cá nhân hoá không gian làm việc cá nhân của họ không? Có cần thiết phải có không gian cho việc này không?
Tiếp cận với ánh sáng tự nhiên: Có cần thiết phải có tiếp xúc với ánh sáng tự nhiên không? Ánh sáng tự nhiên có thể giúp cải thiện tinh thần và hiệu suất làm việc của nhân viên.
Bố trí không gian làm việc: Cần xem xét cách bố trí không gian làm việc để tạo điều kiện cho việc giao tiếp và trao đổi giữa các cá nhân.
Không gian lưu trữ và thiết bị: Cần có không gian để lưu trữ các tài liệu và thiết bị văn phòng không? Các thiết bị chia sẻ như máy in, máy fax cần được bố trí ở đâu trong không gian văn phòng?
Bằng cách đặt ra những câu hỏi này và xem xét các yếu tố quan trọng, bạn có thể xây dựng tiêu chuẩn diện tích văn phòng phù hợp với nhu cầu và yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
Diện tích văn phòng đóng vai trò quan trọng trong quyết định thuê văn phòng của mỗi doanh nghiệp.
Việc lựa chọn diện tích phù hợp không chỉ đảm bảo sự thoải mái và hiệu quả làm việc của nhân viên mà còn giúp tối ưu hóa chi phí thuê văn phòng của doanh nghiệp.
Nếu công việc chủ yếu diễn ra ngoài hiện trường, thường kèm theo các cuộc họp, thăm quan, và tư vấn, việc sử dụng một không gian văn phòng nhỏ hơn có thể là lựa chọn hợp lý.
Tuy nhiên, đối với những nhân viên văn phòng thường làm việc tại bàn làm việc suốt cả ngày, một không gian nhỏ có thể gây ra cảm giác bí bách.
Một số công việc, như các cuộc họp thường xuyên trong văn phòng hoặc việc cần sử dụng nhiều tài liệu để nghiên cứu, viết bài, hoặc tư vấn, đòi hỏi một không gian làm việc rộng rãi hơn.
.jpg)
Đôi khi, những công việc này cũng đòi hỏi nhiều thiết bị hơn, như nhiều máy tính, máy in, hoặc máy fax, và do đó cần một không gian văn phòng rộng rãi hơn để sắp xếp và sử dụng hiệu quả.
Nhận thức về không gian làm việc của chúng ta không chỉ phụ thuộc vào yếu tố vật lý mà còn bị ảnh hưởng bởi các khía cạnh văn hóa khác nhau. Điều này rõ ràng khi so sánh giữa người phương Tây và người phương Đông.
Trong văn hóa phương Tây, sự coi trọng "không gian cá nhân" được đặt lên hàng đầu. Đây là một yếu tố quan trọng, nơi mà cá nhân có thể tập trung vào công việc một cách hiệu quả.
.jpg)
Tuy nhiên, đối với những người từ các nền văn hoá phương Đông, ưu tiên này có thể ít quan trọng hơn và họ có thể hướng đến sự hòa đồng và tương tác xã hội trong không gian làm việc.
Phân bổ không gian làm việc trong một văn phòng là một quá trình phức tạp, đặc biệt khi cần xác định các tiêu chuẩn thiết kế phù hợp với mọi tình huống công việc.
Hiện nay, các hướng dẫn và tiêu chuẩn về thiết kế văn phòng thường chỉ đưa ra các yêu cầu chung, do đó việc lập kế hoạch và xác định nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp là điều quan trọng.
Italand với kinh nghiệm trong việc tư vấn cho thuê văn phòng, khuyến nghị các doanh nghiệp cần lập kế hoạch cẩn thận và xác định rõ nhu cầu của mình để tìm ra không gian văn phòng phù hợp.
Các yếu tố cần xem xét bao gồm:
Tổng số lượng nhân sự làm việc trong giờ hành chính: Xác định số lượng nhân viên chính thức làm việc trong giờ hành chính để đảm bảo có đủ không gian làm việc cho họ.
Số lượng nhân viên cố định và thường xuyên ra ngoài: Đánh giá tỷ lệ nhân viên cố định so với những người thường xuyên di chuyển để điều chỉnh không gian làm việc phù hợp.
Tần suất tổ chức họp: Xác định số lượng và tần suất các cuộc họp để cung cấp không gian phù hợp và đảm bảo hiệu quả công việc.
Yêu cầu về phòng ban lãnh đạo: Nếu có, xem xét cung cấp không gian riêng biệt cho các thành viên ban lãnh đạo.
Huấn luyện và hội thảo: Nếu công ty thường xuyên tổ chức huấn luyện, cần có không gian phù hợp cho hoạt động này.
Tiếp khách và tiếp tân: Xem xét có cần không gian tiếp khách riêng biệt và khu vực tiếp tân hay không.
Bố trí không gian làm việc: Xem xét giữa không gian mở và dãy bàn để đáp ứng nhu cầu công việc cụ thể.
Lưu trữ và bảo quản: Xem xét có cần không gian riêng biệt cho lưu trữ tài liệu và đồ đạc cá nhân của nhân viên hay không.
Bằng cách xem xét và đáp ứng các yếu tố trên, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa không gian văn phòng một cách hiệu quả và tiết kiệm chi phí.
Lãnh đạo, bao gồm Giám đốc, Tổng giám đốc hoặc vị trí cao hơn, thường được quy định diện tích văn phòng từ 10 m2 đến tối đa 18.5 m2. Mặc dù có thể được phân bổ cho một văn phòng riêng biệt, điều này không bắt buộc.
Nhân viên có vị trí cố định, bao gồm các vị trí như nhà phân tích chính sách, trợ lý hành chính, nhân viên điều hành trung tâm cuộc gọi / liên lạc, dịch giả, thường làm việc tại bàn làm việc của họ trên 60% thời gian trong ngày.
Trong trường hợp này, diện tích văn phòng trung bình trên đầu người tối đa là 4.5 m2.
Nhân viên vị trí linh hoạt, bao gồm account executive, quản trị viên, quản lý, phiên dịch viên, thường làm việc tại bàn làm việc của họ khoảng 40% thời gian trong ngày. Diện tích văn phòng cho họ thường không quá 3.0 m2.
.jpg)
Các nhân viên không đòi hỏi chỗ ngồi cố định trong văn phòng, thường làm việc ngoài hiện trường và chỉ có mặt tại văn phòng trong một khoảng thời gian ngắn để gặp gỡ đồng nghiệp hoặc thảo luận dự án.
*Ví dụ: các chuyên gia dịch vụ khách hàng, chuyên gia tư vấn. Diện tích văn phòng cho họ thường không quá 1.5 m2/người.
Tiêu chuẩn thiết kế nội thất văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra một môi trường làm việc thú vị, tiện nghi và phản ánh đúng văn hóa doanh nghiệp.
Điều này không chỉ giúp nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên mà còn tạo ra ấn tượng tích cực đối với khách hàng và đối tác.
Dưới đây là một số tiêu chuẩn cần được xem xét khi thiết kế nội thất văn phòng:
Tiêu chuẩn về diện tích: Diện tích văn phòng cần được phân bố một cách hợp lý để đảm bảo sự thoải mái và linh hoạt cho công việc hàng ngày. Một mức độ diện tích trung bình khoảng 5-6m2/người được xem xét là phù hợp và đủ thoải mái.
Tiêu chuẩn về ánh sáng: Ánh sáng là một yếu tố quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến tinh thần làm việc của nhân viên. Thiết kế cần bố trí ánh sáng tự nhiên và nhân tạo một cách hợp lý để tạo ra không gian làm việc thoáng đãng và sáng sủa.
Tiêu chuẩn về màu sắc: Sử dụng màu sắc phù hợp có thể tạo ra một môi trường làm việc tích cực và sôi động. Lựa chọn màu sắc nội thất văn phòng phù hợp với văn hóa và tinh thần của doanh nghiệp, cũng như sở thích của nhân viên.
Tiêu chuẩn về vật liệu: Sử dụng các vật liệu chất lượng cao, bền bỉ và an toàn cho sức khỏe là một yếu tố không thể bỏ qua trong thiết kế nội thất văn phòng.
Tiêu chuẩn về bố cục: Bố cục văn phòng cần được thiết kế một cách hợp lý và khoa học, đảm bảo sự thuận tiện cho việc di chuyển và sử dụng các không gian trong văn phòng.
Tiêu chuẩn về tiện ích: Trang bị đầy đủ các tiện ích cần thiết như khu vực nghỉ ngơi, phòng họp, không gian làm việc mở, cũng như các trang thiết bị hiện đại để đáp ứng nhu cầu công việc hàng ngày.
Ngoài ra, việc linh hoạt và điều chỉnh tiêu chuẩn thiết kế văn phòng cho phù hợp với đặc thù của từng doanh nghiệp là điều cần thiết.
.jpg)
Sự tùy chỉnh này có thể dựa trên quy mô, ngành nghề hoạt động và văn hóa doanh nghiệp, tạo ra một môi trường làm việc độc đáo và phản ánh rõ nét nhất bản sắc của doanh nghiệp.
Một phương pháp khác để đánh giá tiêu chuẩn diện tích văn phòng trên mỗi người là tính thể tích không gian trung bình cần thiết cho mỗi cá nhân. Tiêu chuẩn này không phân biệt theo cấp bậc hoặc vị trí, mà dựa trên mỗi người cần khoảng 10m3 - 11m3 không gian.
Ví dụ, với mỗi văn phòng có chiều cao 3m, diện tích trung bình cho mỗi người sẽ là từ 3,3m2 đến 3,7m2. Tuy nhiên, trong trường hợp văn phòng có trần cao hơn, có thể sẽ cần diện tích nhỏ hơn.
Dưới đây là các hướng dẫn về cách tính không gian cho các nhóm đối tượng cụ thể:
Hai người có thể gặp nhau trong một văn phòng có bàn hoặc bàn giữa họ: Khoảng phạm vi tối thiểu là từ 60-72 inch x 90-126 inch (tương đương 152-183 cm x 228-320 cm).
Một nhân viên có một bàn làm việc chính, và một tủ hoặc kệ đựng tài liệu, một tủ đựng hồ sơ: Khoảng phạm vi tối thiểu là từ 60-72 inch x 60-84 inch (tương đương 152-183 cm x 152-213 cm).
.png)
Quản lý hoặc nhóm điều hành gặp nhau xung quanh bàn làm việc: Khoảng phạm vi tối thiểu là từ 105-130 inch x 96-123 inch (tương đương 267-330 cm x 244-313 cm).
Khu vực làm việc cơ bản như trung tâm gọi điện: Khoảng phạm vi tối thiểu là từ 42-52 inch x 60-72 inch (tương đương 107-132 cm x 152-183 cm).
Trong quá trình tìm kiếm và thuê văn phòng, việc tối ưu hóa vị trí và diện tích là một yếu tố quan trọng quyết định đến thành công của doanh nghiệp.
Việc lựa chọn mô hình văn phòng phù hợp với nhu cầu và điều kiện của doanh nghiệp cũng đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả và chuyên nghiệp.
Dù là văn phòng ảo, văn phòng chia sẻ, văn phòng truyền thống hay văn phòng thương mại, mỗi mô hình đều có những ưu điểm và hạn chế riêng. Việc lựa chọn phù hợp giữa chi phí và tiện ích sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều tài nguyên và đạt được hiệu quả làm việc tốt nhất.
CÔNG TY CỔ PHẦN BẤT ĐỘNG SẢN ITA VIỆT NAM
