Văn phòng ảo (tên tiếng Anh: Virtual Office) là thuật ngữ dùng cho một loại hình văn phòng chỉ cung cấp dịch vụ địa chỉ và liên lạc mà không cần đến diện tích thực tế.
Văn phòng ảo là hình thức văn phòng cho thuê với diện tích 0m2 với dịch vụ được cung cấp bao gồm: Địa điểm giao dịch của Doanh nghiệp với địa chỉ xác định, số điện thoại, số fax, nhân viên lễ tân, biển hiệu công ty, địa chỉ nhận thư từ và các thông báo thuế, bhxh… Khi sử dụng dịch vụ này, khách hàng không phải chuyển đồ đạc, trang thiết bị đến mà chỉ đặt biển hiệu, logo của công ty mình tại đó. Khách hàng cũng có thể đặt thuê thêm phòng họp để trao đổi với đối tác & chi phí thường được tính theo giờ.
Có thể hiểu 1 cách đơn giản, Văn phòng ảo chính là hình thức cho thuê địa điểm để đăng ký kinh doanh, do đó chi phí của Văn phòng ảo rất tiết kiệm so với việc thuê văn phòng tại các toà nhà văn phòng như thông thường.
Văn phòng ảo là một sự kết hợp hoàn hảo của việc vận hành một doanh nghiệp từ xa thông qua việc sử dụng một địa chỉ làm đại diện văn phòng kinh doanh. Sử dụng dịch vụ văn phòng ảo cho phép người dùng giảm chi phí thuê văn phòng truyền thống trong khi vẫn có thể vận hành kinh doanh một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
Văn phòng chia sẻ (Co-working Space) là loại hình kinh doanh bất sản động văn phòng dựa trên việc chia sẻ diện tích làm việc, không chỉ là chỗ ngồi làm việc mà còn là các diện tích non-office, tiện ích văn phòng, dịch vụ đi kèm đều được sử dụng chung với mục tiêu giảm thiểu chi phí và gia tăng lợi ích cho người thuê văn phòng.
Bởi vì khách hàng của văn phòng chia sẻ đều là những doanh nghiệp vừa và nhỏ, thậm chí siêu nhỏ nên việc đầu tư nội thất văn phòng, trang thiết bị, tiện ích và duy trì vận hành sẽ rất tốn kém, trong khi nếu không có đầy đủ thì sẽ ảnh hưởng rất lớn đến xây dựng môi trường làm việc nhưng nếu có thì lại trở nên dư thừa và không tận dụng hết công suất do quy mô nhỏ.
Do vậy việc cùng sử dụng chung giữa nhiều công ty, doanh nghiệp trong cùng một sàn văn phòng chia sẻ chính là một phương pháp tối ưu chi phí và tối đa tiện ích, dịch vụ một cách thông minh.
Văn phòng truyền thống (Traditional Office) là mô hình phòng làm việc riêng thuộc sở hữu và quản lý chỉ bởi một doanh nghiệp. Mô hình này từng là kiểu văn phòng của những công ty, tập đoàn trước đây.
Tuy nhiên, vào thời đại này, văn phòng ảo và văn phòng chia sẻ đã trở nên bùng nổ, dần dần trở nên lấn át mô hình văn phòng truyền thống. Mặc dù vậy, những tập đoàn lớn và có quy mô như Samsung, Google, Facebook, Apple đều vẫn sử dụng loại mô hình truyền thống. Họ sở hữu những văn phòng làm việc độc lập và được thiết kế theo những nét đặc trưng thuộc thương hiệu riêng của mình.
Đây cũng là xu hướng của những doanh nghiệp vừa và lớn. Những đơn vị này ưa chuộng việc sở hữu một văn phòng độc lập và không chia sẻ với bất kỳ ai.
Luật Doanh nghiệp định nghĩa “doanh nghiệp” là tổ chức kinh tế có tên riêng, có trụ sở giao dịch ổn định, có tài sản được đăng ký với mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh.
Theo Điều 43, Luật Doanh nghiệp 2014 quy định: “Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có)”.
Hiện nay pháp luật không có nội dung quy định cấm doanh nghiệp thuê văn phòng ảo để làm trụ sở hoạt động. Chính điều này đã tạo điều kiện cho mô hình văn phòng ảo hoạt động mạnh.
Theo các quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020, địa chỉ trụ sở chính là một trong các nội dung được thể hiện trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của doanh nghiệp. Địa chỉ trụ sở chính cũng là nội dung bắt buộc trong Điều lệ doanh nghiệp và là một trong những địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp. Địa chỉ trụ sở chính cũng là yếu tố xác định cơ quan quản lý thuế của doanh nghiệp.
Khi thuê văn phòng chia sẻ, doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu về thời hạn thuê, mục đích triển khai hoạt động kinh doanh và địa chỉ của văn phòng chia sẻ mà doanh nghiệp dự kiến chuyển đến. Doanh nghiệp có thể phải tiến hành các thủ tục đăng ký kinh doanh tại Sở kế hoạch và Đầu tư địa phương như đăng ký thay đổi trụ sở chính, hoặc đăng ký địa điểm kinh doanh/chi nhánh… và thực hiện các thủ tục liên quan với cơ quan thuế quản lý.
Văn phòng truyền thống có địa chỉ, trụ sở, thông tin liên hệ rõ ràng với diện tích cố định nên có tính ổn định về mặt pháp lý, được thể hiện trong hồ sơ doanh nghiệp hay bất cứ giấy tờ liên quan nào.
Hơn nữa, nó cũng đảm bảo không gian riêng tư, độc lập của doanh nghiệp, không chia sẻ với ai. Điều này giúp cho doanh nghiệp có tính tự chủ cao, thông tin, bí mật riêng tư được bảo mật tốt trong phạm vi văn phòng.
Với những thuận lợi và tiện ích mà văn phòng ảo giá rẻ mang lại, nhiều công ty đã bắt đầu có cái nhìn thiện cảm với từ khóa này và tin tưởng sử dụng cho hoạt động kinh doanh của họ. Nhiều nhận xét chủ quan, tiêu cực cũng có nhưng hầu hết là tích cực của đại đa số khách hàng.
Một số nhận xét của khách hàng khi đến với dịch vụ là :
Văn phòng chia sẻ mang lại rất nhiều lợi ích mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể tận dụng được. Tùy vào vị trí và cơ sở cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng chia sẻ mà các bạn sẽ sở hữu:
Văn phòng truyền thống thường sở hữu riêng cho mình một địa chỉ kinh doanh. Đối với các công ty lớn họ thường lựa chọn những vị trí “thiên thời” như nằm tại các con đường sầm uất nhất nhì trong thành phố hay những tòa nhà văn phòng hạng A. Tại đây, họ vừa tạo dựng được uy tín cho đối tác và khách hàng, vừa giảm bớt chi phí quảng bá thương hiệu.
Song, không phải công ty nào cũng có đủ điều kiện để tọa lạc tại các vị trí đắc địa. Văn phòng tại những vị trí này thường có mức giá thuê đắt đỏ buộc những doanh nghiệp vừa và nhỏ chỉ có thể thuê tại những vị trí kém thu hút hơn. Những vị trí này có dễ tìm hay không lại là một vấn đề khác.
Nhìn một cách tổng quan, chi phí văn phòng là một trong những chi phí lớn nhất của một doanh nghiệp. Các chi phí cố định như tiền thuê văn phòng, quản lý cơ sở, bảo trì là một trong những yếu tố đẩy chi phí lên cao. Hơn nữa, một số không gian bạn ít sử dụng đến cũng phải “trả tiền” ví dụ như phòng hội thảo, bạn đâu thể chắc chắn công ty mình sẽ sử dụng mỗi ngày.
Với văn phòng truyền thống, bạn cần khoảng 1 đến 2 tháng trước khi có thể bắt đầu và vận hành doanh nghiệp của mình. Đây là thời gian để bạn thiết kế, thiết lập các tiện ích, nội thất, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin của mình và mọi thứ khác mà bạn cần. Trong thời gian đó bạn vẫn trả tiền thuê văn phòng nhưng lại không tạo ra lợi nhuận cho công ty, đây là một điều khá lãng phí.
Trên đây là những giải đáp liên quan tới Định nghĩa, vị trí giá cả dịch vụ, pháp lý, lợi ích và hạn chế của loại hình cũng như bảng so sánh giữa VP ảo, VP truyền thống và hiện đại. Hi vọng qua bài viết, các bạn sẽ có được sự lựa chọn phù hợp nếu muốn thuê văn phòng. Chúc các bạn thành công!
Nếu quý đang cần tìm thuê văn phòng tại đây hay cần tư vấn mọi thông tin hãy liên hệ ngay với ITA LAND hoặc theo dõi thông tin văn phòng tại:
