Khi tìm thuê văn phòng, doanh nghiệp không chỉ cần quan tâm đến giá thuê hay vị trí mà còn phải xác định diện tích phù hợp với số lượng nhân sự, mô hình vận hành và kế hoạch phát triển trong tương lai. Nếu diện tích quá nhỏ, không gian làm việc có thể trở nên chật chội, ảnh hưởng đến sự phối hợp giữa các phòng ban. Ngược lại, thuê văn phòng quá rộng có thể khiến doanh nghiệp phát sinh chi phí không cần thiết.
Vậy doanh nghiệp cần bao nhiêu m² văn phòng cho 20, 50 hay hơn 100 nhân sự? Cách tính diện tích như thế nào để vừa đáp ứng nhu cầu sử dụng, vừa kiểm soát ngân sách thuê? Cùng ITALAND tìm hiểu cách ước tính diện tích văn phòng theo quy mô nhân sự và những yếu tố cần cân nhắc trước khi lựa chọn mặt bằng.
Diện tích văn phòng ảnh hưởng trực tiếp đến cách tổ chức không gian, khả năng vận hành và tổng chi phí thuê của doanh nghiệp. Việc xác định nhu cầu ngay từ đầu giúp doanh nghiệp chủ động hơn khi tìm kiếm, so sánh và lựa chọn mặt bằng.
Diện tích thuê càng lớn, tổng tiền thuê hàng tháng thường càng cao nếu các điều kiện khác không thay đổi. Ngoài tiền thuê, doanh nghiệp còn cần xem xét phí dịch vụ, VAT, chi phí điện điều hòa, gửi xe và các khoản phí liên quan theo điều kiện của từng tòa nhà.
Vì vậy, việc lựa chọn diện tích phù hợp giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng thuê thừa không gian hoặc phải chuyển văn phòng sớm do diện tích không còn đáp ứng nhu cầu.
Một văn phòng phù hợp không chỉ đủ chỗ ngồi cho nhân viên mà còn cần bố trí lối đi, phòng họp, khu vực tiếp khách, không gian lưu trữ và các tiện ích phục vụ công việc.
Tùy mô hình hoạt động, doanh nghiệp có thể cần nhiều không gian cộng tác chung hoặc ưu tiên khu vực làm việc tập trung. Việc tính toán trước giúp mặt bằng được phân bổ hợp lý hơn, thay vì chỉ dựa trên số lượng bàn ghế có thể bố trí.
Số lượng nhân sự hiện tại chưa chắc phản ánh đầy đủ nhu cầu sử dụng văn phòng trong thời hạn thuê. Nếu doanh nghiệp dự kiến tuyển thêm nhân viên, mở rộng phòng ban hoặc thay đổi mô hình làm việc, diện tích cần được tính toán theo cả nhu cầu hiện tại và kế hoạch phát triển.
Đây cũng là một trong những yếu tố cần đưa vào quá trình xây dựng danh sách văn phòng phù hợp trước khi khảo sát thực tế.
Để ước tính diện tích văn phòng, doanh nghiệp nên bắt đầu từ số lượng nhân sự thường xuyên làm việc tại văn phòng, sau đó cộng thêm diện tích dành cho các khu vực chức năng và phần dự phòng cần thiết.
Có thể sử dụng công thức tham khảo sau:
Diện tích văn phòng dự kiến = Diện tích khu vực làm việc + Diện tích phòng chức năng và khu vực chung + Diện tích dự phòng
Trong đó:
Khu vực làm việc: Không gian bố trí bàn ghế, máy tính và chỗ ngồi của nhân viên.
Phòng chức năng và khu vực chung: Bao gồm phòng họp, phòng giám đốc, khu vực tiếp khách, pantry, khu vực lưu trữ và các không gian phục vụ công việc khác.
Diện tích dự phòng: Phần không gian bổ sung để đáp ứng nhu cầu tuyển dụng, thay đổi bố trí hoặc phát sinh công năng trong tương lai.
Cần lưu ý rằng diện tích thực tế còn phụ thuộc vào mặt bằng, hình dạng sàn, hệ thống cột, lối đi và điều kiện bàn giao của tòa nhà. Công thức trên nhằm hỗ trợ lập kế hoạch ban đầu, không thay thế bản vẽ bố trí nội thất hoặc diện tích thuê được xác nhận trong hợp đồng.
Doanh nghiệp có thể lấy khoảng 4–6 m² cho mỗi vị trí làm việc làm giả định ban đầu khi lập phương án bố trí chỗ ngồi. Đây là mức tham khảo cho khu vực làm việc, không phải tiêu chuẩn bắt buộc và không mặc nhiên bao gồm toàn bộ phòng họp, pantry hay các không gian chức năng khác.
Ví dụ, doanh nghiệp có 30 nhân sự có thể cần khoảng 120–180 m² cho khu vực làm việc theo giả định trên. Sau đó, doanh nghiệp cần cộng thêm diện tích dành cho phòng họp, khu vực chung và phần dự phòng nếu có.
Mức diện tích cuối cùng có thể cao hơn hoặc thấp hơn tùy theo cách tổ chức văn phòng, tỷ lệ nhân sự làm việc trực tiếp, mô hình chỗ ngồi linh hoạt và nhu cầu sử dụng thực tế.
Cách tính diện tích văn phòng
Với doanh nghiệp có khoảng 20–50 nhân sự, nhu cầu diện tích thường tập trung vào khu vực làm việc chung, một hoặc một vài phòng họp, khu vực tiếp khách và các không gian hỗ trợ cần thiết.
Ở quy mô này, doanh nghiệp nên xác định rõ số lượng nhân sự có mặt thường xuyên, số phòng ban và mức độ cần thiết của các phòng chức năng trước khi chốt diện tích thuê.
| Quy mô nhân sự | Diện tích khu vực làm việc theo giả định 4–6 m²/người | Gợi ý khi tính diện tích thuê |
|---|---|---|
| 20 người | 80–120 m² | Cộng thêm diện tích phòng họp và khu vực chung theo nhu cầu |
| 30 người | 120–180 m² | Cân nhắc bố trí phòng họp nhỏ và khu vực tiếp khách |
| 50 người | 200–300 m² | Cần tính kỹ lối đi, phòng chức năng và khả năng mở rộng |
Các số liệu trên chỉ minh họa diện tích khu vực làm việc theo một giả định bố trí chỗ ngồi. Đây không phải diện tích thuê tổng thể được khuyến nghị cố định cho từng quy mô.
Chẳng hạn, doanh nghiệp có 30 nhân sự nhưng thường xuyên tiếp khách, tổ chức họp nội bộ hoặc cần khu vực làm việc riêng cho từng phòng ban sẽ có nhu cầu khác với một công ty có cùng số nhân sự nhưng chủ yếu làm việc tại một không gian mở.
Vì vậy, thay vì chọn văn phòng chỉ dựa trên số người, doanh nghiệp nên xác định danh sách các khu vực bắt buộc phải có và kiểm tra khả năng bố trí trên mặt bằng thực tế.
Khi quy mô nhân sự đạt 50–100 người, việc phân chia không gian giữa các phòng ban và tổ chức giao tiếp nội bộ trở nên quan trọng hơn. Văn phòng có thể cần nhiều phòng họp, khu vực làm việc theo nhóm, phòng quản lý và không gian hỗ trợ vận hành.
| Quy mô nhân sự | Diện tích khu vực làm việc theo giả định 4–6 m²/người | Những yếu tố cần tính thêm |
|---|---|---|
| 50 người | 200–300 m² | Phòng họp, tiếp khách và khu vực chung |
| 75 người | 300–450 m² | Phân khu phòng ban, lối đi và không gian hỗ trợ |
| 100 người | 400–600 m² | Nhiều phòng chức năng hơn và dự phòng tăng trưởng |
Bảng trên chỉ dùng để hình dung diện tích dành cho khu vực làm việc. Diện tích thuê thực tế phải được xác định sau khi tính đủ các khu vực chức năng và kiểm tra mặt bằng.
Ở quy mô này, doanh nghiệp nên xem xét liệu các phòng ban có cần ngồi gần nhau để phối hợp công việc hay không, có cần phòng họp riêng hay có thể sử dụng không gian họp chung, đồng thời xác định số lượng nhân sự làm việc tại văn phòng trong cùng một thời điểm.
Nếu doanh nghiệp đang tuyển dụng nhanh, việc lựa chọn một mặt bằng có khả năng bố trí thêm chỗ ngồi sẽ giúp hạn chế nguy cơ phải thay đổi văn phòng khi nhu cầu tăng lên.
Đối với doanh nghiệp có trên 100 nhân sự, bài toán diện tích cần được xem xét đồng thời với cơ cấu tổ chức, mô hình vận hành và khả năng mở rộng. Ngoài khu vực làm việc, doanh nghiệp có thể cần nhiều phòng họp, phòng quản lý, khu vực tiếp khách, không gian đào tạo hoặc các khu chức năng đặc thù.
| Quy mô nhân sự |
Diện tích khu vực làm việc theo giả định 4 –6 m²/người |
Nội dung cần xem xét thêm |
|---|---|---|
| 120 người | 480–720 m² | Phân khu phòng ban, phòng họp và khu vực chung |
| 150 người | 600–900 m² | Khả năng tổ chức không gian và dự phòng tuyển dụng |
| 200 người | 800–1.200 m² | Nhu cầu vận hành toàn bộ văn phòng và khả năng mở rộng |
Đây là ví dụ tính diện tích khu vực làm việc, không phải diện tích thuê tổng thể. Văn phòng dành cho doanh nghiệp trên 100 người có thể cần diện tích lớn hơn đáng kể sau khi bổ sung các phòng chức năng.
Với quy mô lớn, doanh nghiệp nên ưu tiên kiểm tra mặt bằng thực tế, khả năng phân chia khu vực và phương án bố trí nội thất. Diện tích sàn lớn chưa chắc đồng nghĩa với việc không gian sử dụng hiệu quả nếu mặt bằng có nhiều cột, hình dạng khó bố trí hoặc không đáp ứng được yêu cầu phân khu.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần cân nhắc việc thuê một mặt bằng lớn hay lựa chọn nhiều khu vực riêng biệt, dựa trên mức độ phối hợp giữa các phòng ban, ngân sách và điều kiện thuê thực tế.
Ví dụ diện tích theo từng quy mô
Số lượng nhân sự là điểm xuất phát, nhưng chưa đủ để xác định chính xác diện tích văn phòng. Một số yếu tố dưới đây có thể làm thay đổi đáng kể nhu cầu sử dụng thực tế.
Doanh nghiệp áp dụng mô hình làm việc trực tiếp toàn thời gian thường cần bố trí chỗ ngồi cho số lượng nhân sự có mặt thường xuyên. Trong khi đó, doanh nghiệp có nhân sự làm việc từ xa hoặc sử dụng chỗ ngồi linh hoạt có thể cần phương án bố trí khác.
Tuy nhiên, doanh nghiệp chỉ nên giảm diện tích chỗ ngồi khi đã xác định rõ tỷ lệ nhân sự có mặt đồng thời và cách thức vận hành thực tế.
Phòng họp, phòng giám đốc, khu vực tiếp khách, pantry và không gian lưu trữ đều cần được tính vào phương án tổng thể.
Doanh nghiệp nên lập danh sách các khu vực bắt buộc, xác định chức năng và nhu cầu sử dụng của từng khu vực trước khi lựa chọn mặt bằng.
Mỗi lĩnh vực có cách tổ chức văn phòng khác nhau. Công ty công nghệ có thể ưu tiên không gian làm việc nhóm; doanh nghiệp tư vấn cần khu vực tiếp khách và phòng họp; trong khi doanh nghiệp có bộ phận vận hành hoặc lưu trữ hồ sơ có thể cần thêm không gian chức năng riêng.
Do đó, hai doanh nghiệp có cùng số lượng nhân sự vẫn có thể cần diện tích văn phòng khác nhau.
Nếu dự kiến tăng nhân sự trong thời hạn thuê, doanh nghiệp nên xác định quy mô nhân sự mục tiêu và thời điểm dự kiến mở rộng. Phần diện tích dự phòng cần được tính theo kế hoạch cụ thể thay vì cộng thêm một tỷ lệ cố định cho mọi doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, cần kiểm tra xem tòa nhà có diện tích liền kề hoặc phương án mở rộng phù hợp hay không nếu nhu cầu thực tế vượt quá dự kiến ban đầu.
Doanh nghiệp cần phân biệt diện tích được chào thuê với không gian có thể bố trí và sử dụng hiệu quả. Cách xác định diện tích tính tiền thuê có thể khác nhau tùy tòa nhà và điều kiện hợp đồng.
Trước khi quyết định, khách thuê nên yêu cầu thông tin diện tích cụ thể, bản vẽ mặt bằng và xác nhận rõ cách tính diện tích trong hợp đồng.
Các yếu tố ảnh hướng đến diện tích văn phòng
Sau khi ước tính được diện tích cần thiết, doanh nghiệp có thể thực hiện các bước sau để thu hẹp danh sách văn phòng phù hợp.
Bước 1: Xác định nhu cầu sử dụng. Thống kê số lượng nhân sự hiện tại, số người có mặt đồng thời, cơ cấu phòng ban và các khu vực chức năng cần thiết.
Bước 2: Dự kiến nhu cầu trong thời hạn thuê. Xác định kế hoạch tuyển dụng, mở rộng hoạt động hoặc thay đổi mô hình làm việc để tránh chọn diện tích chỉ đáp ứng nhu cầu trước mắt.
Bước 3: Xác định ngân sách tổng thể. Ngoài đơn giá thuê, cần tính đến phí dịch vụ, VAT, điện điều hòa, gửi xe và các khoản phí khác theo điều kiện của từng tòa nhà.
Bước 4: So sánh các phương án mặt bằng. Đối chiếu diện tích, vị trí, khả năng bố trí, điều kiện bàn giao và chi phí giữa các phương án thay vì chỉ lựa chọn theo giá thuê trên mỗi mét vuông.
Bước 5: Khảo sát thực tế trước khi quyết định. Kiểm tra mặt bằng, lối đi, hệ thống kỹ thuật và khả năng bố trí nội thất. Đồng thời, xác nhận diện tích thuê và các điều kiện liên quan với bên cho thuê trước khi ký hợp đồng.
Thực hiện đầy đủ các bước này giúp doanh nghiệp có cơ sở rõ ràng hơn khi lựa chọn văn phòng, đồng thời hạn chế những chi phí phát sinh do phương án diện tích chưa phù hợp.
Xác định diện tích văn phòng không đơn thuần là phép tính dựa trên số lượng nhân sự. Doanh nghiệp cần cân đối giữa không gian làm việc, các phòng chức năng, khả năng phát triển và tổng ngân sách thuê để tìm được phương án phù hợp.
ITALAND cung cấp dịch vụ tư vấn và hỗ trợ tìm kiếm văn phòng cho thuê tại Hà Nội, giúp doanh nghiệp xem xét các phương án theo nhu cầu sử dụng, diện tích, vị trí và ngân sách.
Tùy theo nhu cầu cụ thể, doanh nghiệp có thể được hỗ trợ:
Tìm kiếm và sàng lọc các phương án văn phòng phù hợp.
So sánh diện tích, giá thuê và các khoản chi phí liên quan.
Hỗ trợ khảo sát thực tế mặt bằng.
Tư vấn các điều kiện thuê và hỗ trợ quá trình đàm phán.
Nếu doanh nghiệp đang cần tìm văn phòng cho 20–50 nhân sự, 50–100 nhân sự hoặc quy mô lớn hơn, việc xác định nhu cầu trước khi tìm kiếm sẽ giúp quá trình lựa chọn có định hướng và hiệu quả hơn.
Liên hệ ITALAND để được tư vấn phương án văn phòng phù hợp với quy mô nhân sự, nhu cầu sử dụng và ngân sách của doanh nghiệp.
CÔNG TY CỔ PHẦN BẤT ĐỘNG SẢN ITA VIỆT NAM
