Trong bối cảnh Việt Nam ngày càng thu hút vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài, hàng nghìn doanh nghiệp quốc tế, tập đoàn đa quốc gia và công ty khởi nghiệp có yếu tố nước ngoài chọn Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, Đà Nẵng… làm điểm đặt văn phòng.
Tuy nhiên, rào cản ngôn ngữ và pháp lý khiến nhiều doanh nghiệp lúng túng khi ký kết hợp đồng. Một bản hợp đồng thuê văn phòng tiếng Anh chuẩn xác, minh bạch không chỉ thể hiện tính chuyên nghiệp của chủ tòa nhà, mà còn tạo niềm tin cho đối tác quốc tế.
Lợi ích lớn nhất khi sử dụng hợp đồng bằng tiếng Anh:
Đảm bảo tính pháp lý rõ ràng trong môi trường kinh doanh đa quốc gia.
Giảm thiểu rủi ro hiểu sai điều khoản giữa các bên.
Tiết kiệm thời gian cho cả chủ tòa nhà và khách thuê.
Thể hiện uy tín và sự chuẩn bị kỹ lưỡng của doanh nghiệp Việt Nam trong mắt nhà đầu tư.
>> ĐỌC THÊM: Ba lựa chọn văn phòng tiết kiệm cho công ty dưới hai mươi nhân viên
Một hợp đồng thuê văn phòng tiếng Anh hợp lệ cần có đầy đủ các nội dung cốt lõi, làm rõ quyền, nghĩa vụ và cam kết của cả hai bên. ITALAND sẽ tổng hợp những hạng mục quan trọng mà doanh nghiệp cần chú ý để đảm bảo an toàn pháp lý trong suốt quá trình hợp tác.
Mỗi hợp đồng bắt buộc phải ghi nhận rõ ràng thông tin nhận dạng của hai chủ thể: bên cho thuê (lessor) và bên thuê (lessee).
Với cá nhân, bao gồm: họ tên, địa chỉ thường trú, số CMND/CCCD/hộ chiếu, số điện thoại, email liên lạc.
Với doanh nghiệp, cần có: tên pháp nhân, mã số thuế, giấy phép đăng ký kinh doanh, địa chỉ trụ sở chính, người đại diện hợp pháp và chức vụ.
Trong trường hợp đại diện ký kết là người được ủy quyền, hợp đồng phải kèm theo giấy ủy quyền hợp lệ để tránh phát sinh tranh chấp về sau. Đây chính là phần “chân dung pháp lý” của các bên tham gia, quyết định tính ràng buộc của toàn bộ hợp đồng.
Đối tượng của hợp đồng chính là không gian văn phòng được thuê. Phần này cần mô tả càng chi tiết càng tốt:
Địa chỉ cụ thể.
Diện tích sử dụng (tính bằng m²).
Loại hình: văn phòng truyền thống, văn phòng chia sẻ, hay diện tích thương mại trong tòa nhà.
Hiện trạng cơ sở vật chất: hệ thống điện, internet, điều hòa, thang máy, phòng họp, khu vệ sinh…
Thông tin chi tiết sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát được chất lượng văn phòng, đồng thời ngăn chặn tình trạng bàn giao không đúng thỏa thuận. Đây cũng là căn cứ pháp lý quan trọng nếu một trong hai bên muốn khiếu nại hoặc yêu cầu bồi thường.
Trong hợp đồng thuê văn phòng tiếng Anh, phần giá thuê và điều kiện thanh toán luôn được chú trọng hàng đầu. Nội dung cần bao gồm:
Mức giá thuê (theo tháng, quý hoặc năm).
Các loại chi phí liên quan: phí quản lý, phí bảo trì, phí vệ sinh, điện, nước, internet, gửi xe.
Thời hạn thanh toán: trước ngày cố định hàng tháng hoặc theo thỏa thuận cụ thể.
Hình thức thanh toán: tiền mặt, chuyển khoản VNĐ hoặc ngoại tệ (USD, EUR), cùng quy định tỷ giá áp dụng.
Ví dụ: Doanh nghiệp thuê văn phòng diện tích 120 m² tại quận trung tâm Hà Nội với giá 25 triệu VNĐ/tháng, phí dịch vụ 6 USD/m²/tháng, thanh toán định kỳ vào ngày 05 hàng tháng qua chuyển khoản ngân hàng. Tất cả chi tiết này cần được liệt kê minh bạch trong hợp đồng để đảm bảo tính công bằng và rõ ràng.
Một bản hợp đồng chuẩn không thể thiếu phần quyền lợi và trách nhiệm của cả hai bên. Đây là cam kết nhằm đảm bảo lợi ích song phương:
Bên cho thuê: có trách nhiệm bàn giao văn phòng đúng thời hạn, bảo đảm tình trạng cơ sở hạ tầng theo thỏa thuận, hỗ trợ bên thuê trong quá trình sử dụng.
Bên thuê: có nghĩa vụ thanh toán đúng hạn, sử dụng văn phòng đúng mục đích kinh doanh đã đăng ký, bảo quản cơ sở vật chất và tuân thủ quy định của tòa nhà.
Phân định rành mạch quyền và nghĩa vụ giúp doanh nghiệp an tâm triển khai hoạt động, đồng thời ngăn ngừa các mâu thuẫn có thể phát sinh trong tương lai.
Mỗi hợp đồng phải xác định rõ thời hạn thuê, thông thường kéo dài từ 01 đến 05 năm. Doanh nghiệp có thể thỏa thuận điều kiện gia hạn hợp đồng sau khi hết hạn hoặc quy định điều khoản chấm dứt trước thời hạn.
Nếu bên thuê muốn chấm dứt sớm, cần nêu rõ mức bồi thường hoặc số tháng tiền thuê phải thanh toán thêm.
Nếu bên cho thuê vi phạm cam kết, bên thuê có quyền đơn phương chấm dứt mà không phải bồi thường.
Quy định cụ thể về thời hạn và điều kiện chấm dứt giúp cả hai bên dễ dàng hoạch định chiến lược kinh doanh và quản trị chi phí dài hạn.
Hợp đồng phải đưa ra tình huống cụ thể được coi là vi phạm, ví dụ: trả tiền thuê chậm, tự ý sửa chữa văn phòng, sử dụng diện tích sai mục đích. Đồng thời, cần ghi rõ hình thức xử lý:
Phạt vi phạm (theo % giá trị hợp đồng hoặc số tiền cố định).
Bồi thường thiệt hại thực tế.
Quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng.
Sự rõ ràng trong điều khoản này sẽ giúp doanh nghiệp bảo vệ được quyền lợi chính đáng và tránh những rắc rối khi xảy ra sự cố.
Tranh chấp hợp đồng là tình huống không ai mong muốn, nhưng doanh nghiệp cần chuẩn bị sẵn phương án xử lý. Trong hợp đồng nên có điều khoản quy định:
Ưu tiên thương lượng và hòa giải để tiết kiệm thời gian, chi phí.
Nếu không đạt kết quả, các bên có thể đưa ra trọng tài thương mại hoặc tòa án Việt Nam.
Trường hợp có yếu tố nước ngoài, các bên được quyền lựa chọn trọng tài quốc tế.
Việc dự trù kịch bản tranh chấp và cơ chế giải quyết sẽ mang lại sự yên tâm, đồng thời củng cố niềm tin giữa các bên tham gia hợp đồng.
>> ĐỌC THÊM: Đừng ký vội! Đây là những câu hỏi giúp bạn chọn thuê văn phòng thông minh
Khi ký hợp đồng thuê văn phòng với đối tác nước ngoài, doanh nghiệp cần bản hợp đồng tiếng Anh rõ ràng, chuẩn pháp lý và chuyên nghiệp để tránh sai lệch khi đàm phán, đồng thời nâng cao uy tín trong mắt khách hàng quốc tế.
Một Office Lease Agreement tiêu chuẩn thường bao gồm các phần quan trọng sau:
.jpg){kind=small}
>> ĐỌC THÊM: Dịch vụ quản lý tòa nhà ảnh hưởng thế nào đến doanh nghiệp thuê văn phòng
Một trong những câu hỏi thường gặp của doanh nghiệp khi tìm hiểu về hợp đồng thuê văn phòng bằng tiếng Anh là: “Liệu văn bản này có được pháp luật Việt Nam công nhận hay không?”.
Theo Bộ luật Dân sự 2015 và Luật Thương mại 2005, pháp luật Việt Nam không giới hạn ngôn ngữ sử dụng trong hợp đồng dân sự – thương mại. Do đó, các bên hoàn toàn có thể ký kết hợp đồng thuê văn phòng bằng tiếng Anh và giá trị pháp lý của hợp đồng vẫn được đảm bảo.
Tuy nhiên, để hợp đồng được chấp nhận trong quá trình làm việc với cơ quan quản lý nhà nước như: thuế, tòa án, công chứng, trọng tài thương mại, bản dịch tiếng Việt là yêu cầu bắt buộc. Nếu doanh nghiệp sử dụng hợp đồng hoàn toàn bằng tiếng Anh mà không có bản dịch công chứng, rất dễ phát sinh rủi ro pháp lý khi cần chứng minh trước cơ quan chức năng.
Chính vì vậy, giải pháp được các doanh nghiệp lựa chọn nhiều nhất hiện nay chính là:
Soạn thảo hợp đồng song ngữ Anh – Việt: nội dung rõ ràng, dễ đối chiếu, tránh mâu thuẫn diễn giải.
Chuẩn bị sẵn bản dịch công chứng nếu hợp đồng chỉ có tiếng Anh để phục vụ cơ quan pháp lý.
Tham khảo ý kiến luật sư để đảm bảo toàn bộ điều khoản tuân thủ đúng quy định pháp luật Việt Nam.
Một bản hợp đồng tiếng Anh chỉ thực sự an toàn khi đi kèm sự chuẩn bị kỹ càng. Với cách tiếp cận này, doanh nghiệp sẽ vừa thuận tiện trong hợp tác quốc tế, vừa an tâm khi thực hiện thủ tục hành chính trong nước.
>> ĐỌC THÊM: Lý do nhiều doanh nghiệp lựa chọn Hà đông để thuê văn phòng
Khi doanh nghiệp hoạt động trong môi trường có sự tham gia của đối tác nước ngoài, hợp đồng song ngữ Anh – Việt không chỉ là giải pháp pháp lý, mà còn mang đến nhiều lợi ích thực tiễn, giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Hợp đồng song ngữ thể hiện sự rõ ràng ngay từ đầu. Đối tác Việt Nam có thể dễ dàng làm việc với cơ quan quản lý, trong khi doanh nghiệp nước ngoài hiểu đầy đủ quyền và nghĩa vụ của mình. Việc cả hai bên đều tiếp cận thông tin chính xác giúp xây dựng niềm tin và hạn chế mâu thuẫn phát sinh.
Trong nhiều trường hợp, bản dịch không chính xác dẫn đến hiểu sai nội dung. Hợp đồng song ngữ giúp hai bên đối chiếu trực tiếp từng điều khoản, từ đó loại bỏ những khác biệt về diễn giải và hạn chế rủi ro pháp lý.
Các thủ tục liên quan đến thuế, công chứng, hay tranh chấp tại tòa án đều yêu cầu hợp đồng bằng tiếng Việt. Khi sở hữu sẵn bản song ngữ, doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian dịch thuật, công chứng và tránh việc phải bổ sung hồ sơ nhiều lần.
.jpg)
Một bản hợp đồng song ngữ thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp Việt trong mắt nhà đầu tư nước ngoài. Đây là yếu tố giúp nâng cao uy tín thương hiệu và mở rộng cơ hội hợp tác lâu dài với các tập đoàn quốc tế.
Song ngữ Anh – Việt giúp mọi điều khoản từ giá thuê, thời hạn hợp đồng, đến quyền và nghĩa vụ được thể hiện chính xác. Cả bên thuê và bên cho thuê đều được bảo vệ quyền lợi công bằng, giảm thiểu khả năng xảy ra tranh chấp.
>> ĐỌC THÊM: Những văn phòng hạng B đáng thuê nhất ở Nam Từ Liêm
Một bản hợp đồng thuê văn phòng tiếng Anh chuẩn pháp lý chính là bước khởi đầu quan trọng giúp doanh nghiệp hoạt động thuận lợi, tránh rủi ro và khẳng định uy tín trong mắt đối tác.
Thay vì mất thời gian lo lắng về tính pháp lý hay ràng buộc hợp đồng, bạn hoàn toàn có thể trao trọn niềm tin cho ITALAND – đơn vị chuyên cung cấp văn phòng cho thuê trọn gói, uy tín hàng đầu. Chúng tôi không chỉ mang đến không gian làm việc hiện đại, vị trí đắc địa, mà còn hỗ trợ doanh nghiệp soạn thảo hợp đồng song ngữ Anh – Việt chuẩn mực, đảm bảo minh bạch và bảo vệ tối đa quyền lợi của bạn.
Nếu bạn đang tìm kiếm văn phòng cho thuê chuyên nghiệp, hợp đồng rõ ràng, an toàn pháp lý. Hãy liên hệ ngay ITALAND để được tư vấn và trải nghiệm dịch vụ khác biệt!
