Mục lục
Quầy lễ tân văn phòng (quầy tiếp tân) là bộ mặt thương hiệu của công ty – khu vực nằm trong không gian văn phòng làm việc của 1 công ty, doanh nghiệp. Đây là nơi diễn ra các hoạt động đón tiếp khách, là nơi đầu tiên khách hàng, đối tác tiếp xúc khi đến văn phòng công ty, doanh nghiệp, tập đoàn.
Đây cũng là nơi trực tiếp tiếp nhận và hướng dẫn xử lý các vấn đề công việc hành chính, giải đáp thắc mắc giữa khách hàng với doanh nghiệp. Vị trí của quầy lễ tân, quầy tiếp tân, phòng lễ tân hay bàn tiếp tân thường được đặt ở bên ngoài không gian làm việc, nằm ở khu vực tiền sảnh, sảnh chờ của văn phòng.
Khu vực quầy lễ tân trong các văn phòng hiện đại ngày nay chính là bộ mặt của 1 công ty, doanh nghiệp. Đây là nơi tạo ấn tượng đầu tiên cho khách hàng, đối tác khi đến thăm và làm việc. Vai trò của quầy lễ tân trong thiết kế nội thất văn phòng hiện đại là vô cùng quan trọng.
Mặc dù quầy lễ tân chỉ là không gian phụ trợ, có diện tích nhỏ hơn so với không gian làm việc, nhưng lại có những vai trò nhất định không thể bỏ qua. Có thể nhận thấy tầm quan trọng của quầy lễ tân trong văn phòng qua một số ưu điểm sau:
1. Tạo ấn tượng tốt đầu tiên cho khách hàng: Quầy lễ tân là không gian đầu tiên của văn phòng nếu đi từ ngoài vào. Là một doanh nghiệp, bạn cần hiểu rõ tầm quan trọng của việc tạo ấn tượng tốt đầu tiên cho khách hàng, cộng sự và nhân viên. Một ấn tượng xấu có thể ảnh hưởng đến danh tiếng cũng như hình ảnh của doanh nghiệp. Một khu vực quầy lễ tân đẹp, hiện đại, chuyên nghiệp sẽ tạo cái nhìn thiện cảm và gây dựng được niềm tin cho đối tác trong quá trình làm việc sau này.
2. Nâng cao mức độ chuyên nghiệp: Quầy lễ tân gọn gàng, thẩm mỹ và sang trọng phản ánh một mức độ chuyên nghiệp của một doanh nghiệp. Đây thường là nơi tiếp nhận những văn kiện, đơn từ của khách hàng, sau đó xử lý và đưa đến các bộ phận khác. Nhờ có sự phân công, điều phối công việc rõ ràng, quy trình làm việc diễn ra thuận lợi, suôn sẻ hơn. Thiết kế quầy lễ tân ấn tượng, trang nhã lịch sự cũng thể hiện đẳng cấp của doanh nghiệp.
3. Quảng bá thương hiệu và hình ảnh doanh nghiệp, thu hút khách hàng: Logo, thiết kế quầy lễ tân sẽ góp phần nâng cao hình ảnh doanh nghiệp. Mỗi khách hàng đến văn phòng sẽ dễ dàng ghi nhớ được thương hiệu cũng như tên doanh nghiệp. Việc bài trí quầy lễ tân độc đáo góp phần giúp doanh nghiệp nâng cao hình ảnh và quảng bá thương hiệu dễ dàng nhất. Hơn nữa, một doanh nghiệp muốn phát triển bền vững hiệu quả thì việc đầu tư vào đội ngũ con người tiếp tân chuyên nghiệp là một trong những ưu tiên hàng đầu.
4. Cải thiện mối quan hệ trong kinh doanh: Khu vực lễ tân văn phòng có ảnh hưởng lớn đến mối quan hệ của bạn với khách hàng, đối tác kinh doanh hay nhân viên ứng tuyển tiềm năng. Đây chính là cầu nối giữa công ty với đối tác, khách hàng. Vì phòng lễ tân chính là nơi tiếp đón, thu nhận thông tin từ phía khách hàng, mang lại nhiều điều kiện thuận lợi trong việc kết nối thành công các hợp đồng giao dịch, làm ăn, mua bán. Nhờ đó, quầy lễ tân có đóng góp quan trọng trong việc phát triển, sự thành công của doanh nghiệp.
Rõ ràng, mặc dù quầy lễ tân chỉ là không gian phụ trợ, có diện tích nhỏ hơn so với không gian làm việc, nhưng lại có những vai trò nhất định không thể bỏ qua mà bạn cần chú trọng khi thiết kế.
Ngoài tác phong làm việc của nhân viên lễ tân, sở hữu không gian lễ tân độc đáo, đẹp mắt sẽ tạo được thiện cảm của khách hàng về sự chuyên nghiệp của công ty ngay từ cái nhìn đầu tiên.
Một quầy lễ tân văn phòng đẹp cần đáp ứng các tiêu chí cơ bản về không gian, điểm nhấn, thẩm mỹ cũng như kích thước hợp lý. Dưới đây là 1 số tiêu chí chính để đánh giá 1 khu vực lễ tân đẹp, hiện đại và chuyên nghiệp:
Tạo ấn tượng thị giác ngay lập tức và để lại ấn tượng lâu dài: Quầy lễ tân cần sử dụng những chi tiết trang trí gây ấn tượng với thị giác ngay lập tức, nhằm nhấn mạnh sự khác biệt cũng như thể hiện giá trị văn hóa của doanh nghiệp. Các chi tiết trang trí có thể lấy từ bộ nhận diện thương hiệu, decor một cách mới lạ hơn, nhằm thu hút, gây chú ý cho khách hàng.
Phù hợp, hài hòa với thiết kế tổng quan chung của văn phòng: Quầy lễ tân cần decor nổi bật nhưng không được tách rời với các bộ phận khác. Doanh nghiệp nên thống nhất concept trang trí, kích thước, màu sắc, phong cách thiết kế, sau đó lựa chọn trang trí quầy lễ tân hài hòa và đi đúng hướng của concept.
Diện tích hợp lý để nhân viên lễ tân dễ dàng làm việc: Quầy lễ tân là không gian phụ trợ nhưng cũng cần có diện tích nhất định, không quá nhỏ để tất cả nhân viên có thể làm việc thoải mái. Tùy thuộc vào diện tích tổng thể của mỗi công ty để phân chia diện tích cho quầy lễ tân hợp lý.
Đủ không gian để bày trí vật dụng, nội thất: Không gian quầy lễ tân thường bao gồm bàn trực của nhân viên và khu vực bàn tiếp khách. Do đó, quầy lễ tân cần có đủ không gian để bài trí nội thất riêng cho 2 khu vực này cũng như các vật dụng trang trí khác như cây xanh, đèn chiếu sáng, tủ sách báo, ghế sofa, bàn trà tiếp khách,…
Bố trí tại vị trí dễ quan sát, hợp lý, hợp phong thủy: Là bộ phận tiếp đón khách hàng, nên thiết kế lễ tân văn phòng tại vị trí dễ nhận biết và dễ quan sát nhất như ngay tại cổng chính văn phòng, hoặc nằm gọn về một phía bên tay phải/ trái văn phòng. Vị trí đặt quầy lễ tân có thể chọn hướng hợp với bản mệnh để đem lại vượng khí, phong thủy tốt cho doanh nghiệp.
Hy vọng với những chia sẻ về thiết kế quầy lễ tân văn phòng đã đem lại những thông tin hữu ích cho nhu cầu thiết kế văn phòng công ty bạn. Nếu bạn đang cần tìm thuê văn phòng tại đây hay cần tư vấn mọi thông tin hãy liên hệ ngay với ITA LAND hoặc theo dõi thông tin văn phòng tại:
