Thị trường văn phòng ảo và coworking space tại Hà Nội đang ngày càng sôi động, mang đến giải pháp linh hoạt và tiết kiệm chi phí cho các startup, doanh nghiệp nhỏ, freelancer và cả các công ty lớn muốn mở rộng chi nhánh.
Tuy nhiên, để tìm được một không gian làm việc ưng ý và phù hợp nhất, bạn cần thực hiện theo các bước cụ thể dưới đây.
Bước đầu tiên là xác định rõ mục đích sử dụng. Nếu doanh nghiệp chỉ cần một địa chỉ giao dịch hợp pháp để đăng ký giấy phép kinh doanh, nhận thư từ và thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp thì văn phòng ảo là lựa chọn phù hợp.
Ngược lại, nếu cần không gian làm việc thực tế, có chỗ ngồi, phòng họp, wifi và khu pantry thì coworking space sẽ đáp ứng tốt hơn. Sau khi xác định nhu cầu, doanh nghiệp nên tìm hiểu các đơn vị cung cấp dịch vụ uy tín tại Hà Nội.
Các khu vực được nhiều doanh nghiệp lựa chọn gồm: Hoàn Kiếm, Ba Đình, Đống Đa, Cầu Giấy và Nam Từ Liêm. Đây đều là những nơi tập trung nhiều tòa nhà văn phòng, giao thông thuận tiện và có môi trường kinh doanh năng động.
Khi tìm hiểu, nên xem xét kỹ website, hình ảnh thực tế, phản hồi từ khách hàng, chất lượng dịch vụ đi kèm như hỗ trợ đăng ký kinh doanh, tiếp nhận thư tín, sử dụng phòng họp hoặc khu vực tiếp khách, đồng thời so sánh chính sách giá để lựa chọn phương án phù hợp nhất.
Khi đã chọn được một vài địa điểm tiềm năng, doanh nghiệp cần liên hệ trực tiếp với đơn vị cho thuê để được tư vấn cụ thể. Việc trao đổi trực tiếp giúp làm rõ thông tin về chi phí, phạm vi dịch vụ, quyền lợi và nghĩa vụ của hai bên.
Bạn có thể yêu cầu báo giá chi tiết, hỏi rõ về tính pháp lý của địa chỉ cho thuê và đề nghị được tham quan không gian thực tế.
Một đơn vị uy tín sẽ luôn minh bạch, sẵn sàng cung cấp hình ảnh, video thực tế hoặc sắp xếp lịch tham quan, đồng thời hỗ trợ tư vấn tận tình từ khâu chọn gói dịch vụ đến khi hoàn tất hợp đồng.
Đây là bước quan trọng giúp bạn đánh giá mức độ chuyên nghiệp và cam kết của nhà cung cấp trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.
Tùy vào nhu cầu và ngân sách, các đơn vị cho thuê thường cung cấp nhiều gói dịch vụ linh hoạt.
Với văn phòng ảo, doanh nghiệp có thể chọn gói cơ bản gồm địa chỉ đăng ký kinh doanh và nhận thư tín; gói tiêu chuẩn kèm lễ tân, số điện thoại doanh nghiệp và đặt phòng họp theo giờ; hoặc gói cao cấp với đầy đủ quyền sử dụng chỗ ngồi, phòng hội thảo và không gian tiếp khách.
Đối với coworking space, khách hàng có thể chọn hình thức ngồi linh hoạt, ngồi cố định, phòng riêng hoặc thuê theo ngày, tuần, tháng tùy kế hoạch sử dụng.
Mỗi hình thức đều có ưu điểm riêng: chỗ ngồi linh hoạt phù hợp với freelancer di chuyển thường xuyên, trong khi phòng riêng đảm bảo sự riêng tư cho nhóm làm việc nhỏ.
Việc lựa chọn đúng gói dịch vụ sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, tận dụng đầy đủ tiện ích và duy trì hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt đối tác.
Sau khi thống nhất gói dịch vụ và chi phí, doanh nghiệp tiến hành ký kết hợp đồng thuê với đơn vị cung cấp. Hợp đồng cần thể hiện rõ thông tin các bên, địa chỉ thuê, thời hạn sử dụng, phạm vi dịch vụ, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên, cùng điều khoản về thanh toán, hoàn tiền và chấm dứt hợp đồng.
Trước khi ký, doanh nghiệp nên đọc kỹ toàn bộ nội dung, đặc biệt là các điều khoản liên quan đến việc sử dụng địa chỉ đăng ký kinh doanh, thời gian thuê, chi phí phát sinh và chính sách gia hạn.
Nếu cần, hãy yêu cầu đơn vị cung cấp xuất trình giấy phép hoạt động, hóa đơn VAT hoặc giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hợp pháp của địa chỉ cho thuê để đảm bảo tính minh bạch và an toàn pháp lý.
Khi hợp đồng được ký kết và hoàn tất thanh toán, doanh nghiệp có thể bắt đầu sử dụng ngay dịch vụ đã đăng ký.
Với văn phòng ảo, doanh nghiệp được phép sử dụng địa chỉ thuê làm địa chỉ giao dịch hợp pháp, hiển thị trên giấy phép kinh doanh, website hoặc danh thiếp, đồng thời được hỗ trợ tiếp nhận và chuyển phát thư từ, bưu phẩm.
Với coworking space, khách hàng có thể vào làm việc ngay trong không gian được trang bị đầy đủ tiện ích như bàn ghế, wifi tốc độ cao, phòng họp, máy in, tủ đồ cá nhân và khu vực pantry.
Một số đơn vị còn tổ chức các hoạt động kết nối cộng đồng, hội thảo hoặc workshop, giúp doanh nghiệp mở rộng mạng lưới quan hệ, tìm kiếm cơ hội hợp tác và phát triển bền vững trong môi trường năng động, hiện đại.
| STT | Tên Coworking Space | Giá dịch vụ | Địa chỉ / Cơ sở |
|---|---|---|---|
| 1 | Cozy Space | Tùy diện tích thuê | 82 Duy Tân, Cầu Giấy, Hà Nội |
| 2 | Hanoi Office Coworking Space | Chỉ từ 700.000 VNĐ/tháng |
Các cơ sở:
• Tòa nhà Udic Riverside, 122 Vĩnh Tuy, Hai Bà Trưng
• 26 Dương Đình Nghệ, Yên Hòa, Cầu Giấy
• Zen Tower, 12 Khuất Duy Tiến, Thanh Xuân
• Golden Palm, 21 Lê Văn Lương
• HUD3 Tower, 121 – 123 Tô Hiệu, Hà Đông
• Tòa nhà Sông Đà, 131 Trần Phú, Hà Đông
• 108 Nguyễn Hoàng, Mỹ Đình 2, Nam Từ Liêm
• Tòa Helios, 75 Tam Trinh, Hoàng Mai
|
| 3 | The Vườn Coworking Space | Chỉ từ 80.000 VNĐ/ngày | Tầng 3 – Tháp A, tòa nhà D2 Giảng Võ, Q. Ba Đình, Hà Nội |
| 4 | Sgarden Coworking Space | Chỉ từ 100.000 VNĐ/ngày | Ngõ 376 Khương Đình, Hạ Đình, Thanh Xuân, Hà Nội |
| 5 | iHouse Coworking Space | Chỉ từ 120.000 VNĐ/ngày | 131 Yên Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội |
| 6 | KiCoworking Space | 120.000 VNĐ/ngày | Tầng 4, Tháp T2, tòa nhà Times Tower (HACC1), 35 Lê Văn Lương, Nhân Chính, Thanh Xuân, Hà Nội |
Việc thuê văn phòng ảo hoặc coworking space tại Hà Nội là giải pháp thông minh giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận hành, đồng thời vẫn duy trì hình ảnh chuyên nghiệp và thuận lợi trong hoạt động kinh doanh.
Thực hiện đầy đủ năm bước gồm tìm hiểu thông tin, liên hệ tư vấn, chọn gói dịch vụ, ký kết hợp đồng và bắt đầu sử dụng sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính pháp lý, tối ưu hiệu quả và nâng cao giá trị thương hiệu. Đây chính là xu hướng làm việc linh hoạt của thời đại số, phù hợp với mọi mô hình doanh nghiệp hiện đại.
Theo dõi ITALAND để cập nhật thêm nhiều kiến thức hữu ích và xu hướng mới nhất trong lĩnh vực cho thuê bất động sản thương mại và không gian làm việc hiện đại ngay nhé
