Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo uỷ quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Tổ chức và hoạt động của văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật. (Theo Khoản 2 điều 45 Luật doanh nghiệp năm 2014 quy định)
Chức năng chủ yếu của văn phòng đại diện là tiếp thị, làm văn phòng liên lạc, cung cấp thông tin hay thực hiện các hoạt động hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường mới, đối tác mới ở một khu vực công ty chưa từng tiếp cận.
Văn phòng đại diện không có quyền thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lời nào khác, tất cả các hợp đồng được ký kết của văn phòng đại diện đều cần đến sự ủy quyền của công ty và đóng dấu doanh nghiệp mà không phải văn phòng đại diện, bởi văn phòng đại diện không có quyền nhân danh để tự ký kết hợp động với đối tác hay khách hàng.
Quyền của văn phòng đại diện là được phép rà soát thị trường, nghiên cứu và phát hiện những sai phạm của công ty đối thủ về quyền sở hữu trí tuệ, hành vi cạnh tranh không lành mạnh và có thể đại diện cho doanh nghiệp để thực hiện khiếu nại các vi phạm được phát hiện.
Do là đơn vị phụ thuộc vào doanh nghiệp nên văn phòng đại diện không được sử dụng hóa đơn, không phải kê khai các loại thuế và thực hiện nghĩa vụ thuế với cơ quan thuế, không phải lập báo cáo tài chính mà sẽ do công ty mẹ chịu trách nhiệm hạch toán chi phí. Tuy nhiên, VPĐD vẫn phải nộp lệ phí môn bài 1.000.000đ/năm và có mã số thuế riêng, thực hiện kê khai và nộp thuế TNCN bình thường.
Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp kể cả chức năng đại diện theo uỷ quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải phù hợp với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp. (Theo Khoản 1 điều 45 Luật doanh nghiệp năm 2014 quy định)
Khác với văn phòng đại diện, chi nhánh có con dấu và được quyền ký kết các hợp đồng kinh tế, đóng dấu của chi nhánh công ty. (bởi chi nhánh có chức năng đại diện theo ủy quyền). Cũng bởi vậy mà chi nhánh có nhiều quyền hơn văn phòng đại diện, cụ thể là:
– Có quyền giao dịch kinh doanh, mua bán hay hoạt động thương mại phát sinh doanh số, lợi nhuận. Được ra quyết định sử dụng tài chính để mua trang thiết bị phục vụ hoạt động kinh doanh sinh lời dưới sự đồng ý của giám đốc chi nhánh và người đại diện pháp luật của công ty ủy quyền
– Được mở tài khoản ngân hàng riêng, có thể hạch toán doanh thu, chi phí riêng tại chi nhánh hoặc phụ thuộc vào doanh nghiệp
– Các hoạt động kinh doanh tại chi nhánh được điều hành bởi giám đốc chi nhánh khi được người đại diện doanh nghiệp ủy quyền. Bất cứ khi nào người đại diện công ty cũng có thể dừng ủy quyền, chính vì vậy, mọi hoạt động kinh doanh, giao dịch của chi nhánh đa số đều dưới sự cho phép của doanh nghiệp.
Như vậy, văn phòng đại diện và chi nhánh về cơ bản khác nhau ở quyền và nghĩa vụ. Nếu như chi nhánh có quyền thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lời, có thể mở tài khoản ngân hàng và hạch toán riêng thì văn phòng đại diện lại không được phép làm thế.
Để biết chính xác việc NÊN hay KHÔNG mở văn phòng đại diện/chi nhánh văn phòng, bạn cần xác định văn phòng mới được thành lập nhằm mục đích gì, chỉ để đại diện doanh nghiệp hay hoạt động kinh doanh sinh lời. Trả lời được câu hỏi đó bạn sẽ biết được mình nên mở chi nhánh, VPĐD hay không.
