Một thiết kế văn phòng xấu có thể tạo ra bầu không khí tiêu cực, giết chết sự sáng tạo, sự hợp tác trong công việc, và tinh thần làm việc của nhân viên. Đó là chưa kể đánh giá của khách hàng vào sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp thông qua chính “bộ mặt”của họ: sự bài trí và thiết kế văn phòng.
Hãy cùng Ita Land tìm hiểu 4 sai lầm cần tránh khi thiết kế văn phòng được liệt kê chi tiết dưới đây!
Nguồn ánh sáng mà văn phòng nên tiếp nhận chính là nguồn ánh sáng tự nhiên từ bên ngoài. Tuy nhiên, không phải văn phòng nào cũng đủ điều kiện đón ánh mặt trời. Trong trường hợp này, bạn nên sử dụng nguồn ánh sáng có độ sáng vừa phải. Nguồn đèn LED quá sáng có thể khiến tạo những tác động tiêu cực tới sức khoẻ của nhân viên, bao gồm các vấn đề về thần kinh và tinh thần.
Vì sự ảnh hưởng của nó, các nhà quản trị không nên setup hệ thống ánh sáng rẻ tiền trong văn phòng. Cố gắng khiến văn phòng của bạn trở nên trang nhã, văn minh và ấm áp hết sức có thể.
Sự sắp xếp và tổ chức tài liệu thiếu khoa học sẽ khiến doanh nghiệp của bạn rất dễ rơi vào tình trạng bị đánh cắp / bị mất tài liệu quan trọng vào bất kỳ thời điểm nào. Trong trường hợp bạn cần những giấy tờ quan trọng để phục vụ cho hoạt động quyết toán, kiểm toán, rất có thể bạn sẽ phải lục tung cái văn phòng lên để tìm loại giấy tờ ấy mất.
Lời khuyên ở đây là phân chia rõ ràng theo mức độ quan trọng của tài liệu. Đồng thời, khu vực lưu trữ tài liệu cần phải được tách bạch rõ ràng với khu vực làm việc và hoạt động của các phòng ban khác trong công ty.
Với những văn phòng mở, việc bố trí văn phòng để tạo ra không gian yên tĩnh là vô cùng quan trọng, vì chẳng ai có thể tập trung hết năng lực của mình làm việc trong một môi trường ồn ào. Chính vì vậy, các doanh nghiệp cần lưu ý các vật dụng cách âm bên trong tường ngăn văn phòng để hạn chế tiếng ồn. Tuy nhiên, môi trường làm việc quá yên tĩnh cũng không ổn cho năng suất lao động,
Vì vậy, việc tạo ra âm thanh bên trong văn phòng làm sao cho hợp lý và hiệu quả là một điều hết sức quan trọng. Âm lượng của âm thanh phát ra cần phải ở mức độ từ thấp đến trung tính, có như vậy nhân viên mới cảm thấy thoải mái và tập trung thực sự vào công việc của mình.
Khu vực tiếp khách chính là nơi xây dựng ấn tượng đầu tiên của khách hàng / đối tác với doanh nghiệp. Các nhà quản trị cần phải xây dựng chúng sao cho thật chuyên nghiệp và thân thiện. Đồng thời, khu vực tiếp khách không nhất thiết phải bố trí để có thể nhìn sâu vào khu vực làm việc của các nhân viên khác trong công ty.
Bạn cũng đặc biệt lưu ý: Khu vực tiếp khách không được lưu trữ bất kỳ tài liệu hay giấy tờ quan trọng nào của công ty. Điều đó có thể đặt doanh nghiệp vào tình thế khó khăn khi có sự việc bất trắc xảy ra.
Việc bạn để quá nhiều vật dụng trong phòng làm việc một cách thiếu khoa học là sai lầm khi thiết kế nội thất văn phòng. Bạn nên nhớ rằng văn phòng là nơi làm việc chứ không phải là nơi bạn chứa đồ đạc. Đôi khi những vật dụng linh tinh như tài liệu, máy móc, những món đồ bạn nghĩ là đẹp hoặc có ích khi cần là nguyên nhân chính khiến không gian phòng nhỏ hơn.
Thay vào đó, việc sắp xếp lại những nội thất trong văn phòng và loại bỏ những thứ hỏng, không cần thiết xếp vào nhà kho sẽ giúp văn phòng của bạn trông gọn gàng hơn hẳn. Không chỉ vậy, bạn sẽ không bị choáng ngợp bởi sự bừa bộn của không gian, có hứng thú làm việc hơn hẳn.
Một sai lầm nữa khi bạn thiết kế nội thất văn phòng là dùng những màu quá tối, không hài hòa. Những màu này sẽ khiến cho không gian phòng làm việc của bạn trông nhỏ đi nhiều so với thực tế. Hơn nữa, khi nhìn vào, nó sẽ vô hình ảnh hưởng đến cảm xúc của chúng ta.
Chúng ta có thể khắc phục sai lầm này bằng cách trang trí nội thất cũng như sơn tường bằng những màu sáng, màu kem hoặc màu trung tính, giúp cho không gian rộng hơn. Hơn thế nữa, trong những môi trường đòi hỏi chúng ta cần sáng tạo, thì không gian đó bắt buộc phải là những màu sáng, trẻ trung năng động và kích thích sự sáng tạo của người làm việc.
Sai lầm khi thiết kế nội thất văn phòng cần tránh tiếp theo đó là khi thiết kế, bạn trang trí mọi thứ quá đơn điệu. Như bạn đã biết, một không gian văn phòng được trang trí bằng gam màu sáng sẽ tạo không gian nhẹ nhàng, dễ chịu. Nhưng nếu như khắp căn phòng, bạn chỉ trang trí tất cả mọi thứ đều là 1 màu đơn điệu thì có phải quá nhàm chán, tẻ nhạt hay không?
Giải pháp đó là bạn cân nhắc sự hài hòa trong màu sắc của các đồ nội thất văn phòng, dùng những gam màu có thể kết hợp với nhau để tạo nên không gian làm việc chứ không phải máy móc. Mọi thứ nên có sự linh hoạt khi lựa chọn màu sắc.
Mặt khác, một không gian làm việc lại được trang trí quá nhiều phụ kiện rườm rà như cây cảnh, hoa, tranh treo tường, bình gốm… Nếu bạn biết sử dụng những phụ kiện này một cách vừa phải cũng như hạn chế số lượng những nội thất văn phòng cồng kềnh, không cần thiết thì không gian sẽ dễ chịu hơn nhiều đó.
Trước khi thiết kế nội thất văn phòng, bạn cần phải xét đến nhu cầu sử dụng nội thất văn phòng. Ví dụ không gian làm việc của bạn hạn chế, nhưng nhân viên thường xuyên phải làm việc nhóm mà bàn bạn chọn lại tách rời sẽ khó trong quá trình làm việc. Hơn thế, việc bạn sử dụng những bàn liền nhau có thể tiết kiệm chi phí bỏ ra cũng như không bị tốn không gian, đáp ứng số lượng người ngồi.
Ngoài ra, ghế ngồi thoải mái sẽ giúp cho nhân viên làm việc không bị mỏi lưng. Hiện nay, trên thị trường không thiếu gì những bàn ghế thông minh tăng năng suất công việc lại tốt cho sức khỏe mà giá thành lại phải chăng.
Một văn phòng không có tính khoa học đó là nơi thiếu tính linh hoạt, không có sự tối đa trong chức năng của nội thất. Ví dụ như văn phòng của bạn là không gian cần tính toán, dùng số liệu, nhiều giấy tờ lưu trữ nhưng lại không có ngăn bàn. Bạn có thể khắc phục bằng cách thay bằng bàn có ngăn hoặc trang bị thêm smart locker.
Với những nhân viên sales phải ngồi hàng giờ trong văn phòng, bạn có thể sử dụng bàn làm việc dạng module - bàn có không gian bên dưới rộng để giúp học thoải mái khi tiếp xúc với khách hàng. Hoặc bạn có thể chọn những ghế ngồi dạng xoay để nâng cao hiệu suất làm việc. Hoặc những nội thất đa chức năng sẽ là những điểm cộng cho chốn công sở.
Sai lầm khi thiết kế nội thất văn phòng nữa là bạn chưa cân nhắc đến độ tương xứng trong kích thước nội thất. Ví dụ văn phòng bạn quá rộng nhưng lại chọn ít nội thất, nội thất quá bé… hoặc ngược lại, văn phòng chỉ có một lượng không gian nhất định mà bạn chọn bàn làm việc, tủ quá lớn khiến việc di chuyển của nhân viên khó khăn hơn.
Việc bạn cần làm là phải tối đa hóa không gian. Ngày nay, người ta có xu hướng sử dụng những nội thất thông minh, có thể sử dụng trong nhiều hoàn cảnh. Khi bạn tính toán vấn đề này, cần phải dựa vào mục đích của công việc, khả năng mở rộng và nên nghiên cứu từ người có chuyên môn cao về nội thất để tránh mất thời gian, công sức.
Hy vọng những lời khuyên vừa rồi sẽ hữu ích cho doanh nghiệp bạn trong việc thiết kế và bài trí các vật dụng cần thiết trong văn phòng làm việc của mình. Khắc phục được những điểm này trong thiết kế nội thất, phòng làm việc sẽ là một nơi tuyệt vời giúp bạn làm việc hiệu quả hơn đó.
