Trong quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh, việc thuê văn phòng làm việc là nhu cầu thiết yếu của hầu hết doanh nghiệp.
Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn băn khoăn liệu chi phí thuê văn phòng có giá trị dưới 100 triệu đồng/ năm có được đưa vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) hay không.
Căn cứ theo quy định tại điểm 2.5, Khoản 2, Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, chi phí thuê tài sản, bao gồm thuê nhà, thuê văn phòng làm việc, sẽ được tính vào chi phí hợp lý nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:
Chi phí thuê văn phòng phải phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Đây là điều kiện tiên quyết để khoản chi này được coi là hợp lý.
Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng địa điểm thuê thực sự được sử dụng làm nơi làm việc, văn phòng điều hành, hoặc có liên quan thiết thực đến hoạt động sản xuất kinh doanh. Việc chứng minh mục đích sử dụng tài sản thuê cần được thể hiện qua các chứng từ như:
Hợp đồng thuê tài sản (có ghi rõ mục đích sử dụng).
Thông tin về địa điểm thuê phù hợp với ngành nghề, lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ bộ chứng từ liên quan đến giao dịch thuê văn phòng, bao gồm:
Hợp đồng thuê tài sản: Có chữ ký hợp pháp giữa hai bên, nêu rõ nội dung thuê, giá thuê, thời hạn thuê, phương thức thanh toán...
Chứng từ thanh toán tiền thuê tài sản: Có thể là giấy nộp tiền, ủy nhiệm chi, sao kê ngân hàng,...
Hóa đơn hoặc chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (đối với các khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên, đã bao gồm thuế GTGT).
Trường hợp cá nhân cho thuê tài sản không xuất hóa đơn, doanh nghiệp vẫn có thể hạch toán chi phí nếu có đầy đủ các chứng từ nêu trên, theo quy định về chứng từ thay thế.
Theo quy định hiện hành, nếu bên cho thuê là cá nhân không kinh doanh, và có thỏa thuận trong hợp đồng rằng doanh nghiệp sẽ thực hiện nghĩa vụ thuế thay cho cá nhân, thì doanh nghiệp cần bổ sung các chứng từ sau vào hồ sơ để khoản chi được tính là hợp lý:
Hợp đồng thuê tài sản;
Chứng từ thanh toán tiền thuê tài sản cho cá nhân;
Chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân cho thuê (nộp thuế GTGT và thuế TNCN, nếu có phát sinh nghĩa vụ thuế).
Bên cạnh đó, theo quy định tại Thông tư 40/2021/TT-BTC, cá nhân cho thuê tài sản (bao gồm cho thuê nhà, văn phòng) có tổng doanh thu từ hoạt động cho thuê trong năm dương lịch không vượt quá 100 triệu đồng thì không phải nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN).
Ngược lại, nếu doanh thu từ hoạt động cho thuê vượt quá 100 triệu đồng/năm, cá nhân cho thuê phải nộp thuế GTGT và TNCN. Trong trường hợp này, nếu có thỏa thuận trong hợp đồng, doanh nghiệp có trách nhiệm kê khai và nộp thuế thay cho cá nhân.
Chi phí thuê văn phòng là một trong những khoản chi phí quan trọng trong hoạt động vận hành của doanh nghiệp. Khoản chi phí này không chỉ bao gồm tiền thuê mặt bằng mà còn bao gồm nhiều yếu tố phát sinh khác liên quan đến việc sử dụng và duy trì không gian làm việc.
Cụ thể, chi phí thuê văn phòng bao gồm:
Tiền thuê mặt bằng: Đây là khoản chi phí cơ bản mà doanh nghiệp cần thanh toán định kỳ (thường là theo tháng hoặc quý) cho chủ sở hữu toà nhà hoặc đơn vị cho thuê.
Chi phí quản lý toà nhà: Bao gồm các dịch vụ vận hành chung như lễ tân, bảo trì hệ thống điện – nước – điều hòa, chiếu sáng khu vực chung, thang máy,...
Chi phí điện, nước, internet: Tùy theo hợp đồng mà các khoản này có thể được tính riêng hoặc đã bao gồm trong phí dịch vụ.
Chi phí vệ sinh, bảo vệ: Đảm bảo môi trường làm việc sạch sẽ, an toàn, an ninh trật tự trong và ngoài khu vực văn phòng.
Các chi phí phát sinh khác: Có thể bao gồm phí gửi xe, phí bảo trì cơ sở vật chất, phí xử lý rác thải,...
Trong bối cảnh kinh doanh hiện đại, việc tối ưu hóa chi phí vận hành là một trong những yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp duy trì tính cạnh tranh và đảm bảo hiệu quả hoạt động.
Đối với các doanh nghiệp startup, doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME), việc thuê văn phòng làm việc với chi phí dưới 100 triệu đồng không chỉ là một giải pháp kinh tế, mà còn mang lại nhiều lợi ích chiến lược đáng cân nhắc.
Dưới đây là những lợi ích tiêu biểu của hình thức thuê văn phòng trong tầm ngân sách này:
Đây là lợi ích rõ ràng và trực tiếp nhất. Việc thuê văn phòng dưới 100 triệu đồng giúp doanh nghiệp hạn chế chi phí cố định hàng tháng, đặc biệt là trong giai đoạn đầu thành lập hoặc đang mở rộng quy mô.
Khoản ngân sách tiết kiệm được có thể được phân bổ cho các hoạt động thiết yếu khác như phát triển sản phẩm, nâng cấp dịch vụ, tuyển dụng nhân sự chất lượng hoặc tăng cường chiến lược marketing.
Khi thuê văn phòng thay vì đầu tư mua đứt, doanh nghiệp có khả năng thay đổi địa điểm làm việc một cách linh hoạt theo từng giai đoạn phát triển. Điều này đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp có tốc độ tăng trưởng nhanh hoặc thay đổi mô hình kinh doanh.
Việc dễ dàng nâng cấp hoặc chuyển đổi không gian văn phòng giúp doanh nghiệp thích nghi tốt hơn với nhu cầu thực tế mà không bị ràng buộc bởi các tài sản cố định dài hạn.
Thay vì bỏ ra một khoản tiền lớn để sở hữu văn phòng điều có thể khiến dòng tiền bị "chôn vốn", doanh nghiệp có thể chủ động phân bổ ngân sách cho các hoạt động có khả năng tạo ra giá trị gia tăng cao hơn.
Việc thuê văn phòng dưới 100 triệu đồng giúp giữ cho dòng tiền lưu động, từ đó tăng khả năng đầu tư vào các hoạt động có tính chiến lược như nghiên cứu thị trường, ứng dụng công nghệ mới, đào tạo đội ngũ nhân sự hoặc xây dựng thương hiệu.
Với ngân sách dưới 100 triệu đồng, hiện nay có rất nhiều lựa chọn văn phòng tại các khu vực trung tâm hoặc khu vực có hạ tầng tốt, được trang bị đầy đủ tiện ích, hỗ trợ doanh nghiệp tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách hàng và đối tác.
Ngoài ra, nhiều văn phòng cho thuê còn đi kèm các dịch vụ hỗ trợ như lễ tân, bảo vệ, vệ sinh, bãi đỗ xe… giúp doanh nghiệp tiết kiệm thêm chi phí quản lý.
Trong thời đại làm việc kết hợp (hybrid working), nhiều doanh nghiệp không còn yêu cầu một không gian văn phòng lớn mà ưu tiên sự linh hoạt, tiện nghi và chi phí hợp lý.
Thuê văn phòng dưới 100 triệu đồng giúp doanh nghiệp đáp ứng được nhu cầu làm việc linh động, đồng thời duy trì được tính chuyên nghiệp cần thiết cho các hoạt động gặp gỡ, làm việc nhóm hoặc tiếp khách hàng.
Với ngân sách dưới 100 triệu đồng mỗi tháng, việc tìm kiếm một văn phòng phù hợp để đáp ứng nhu cầu hoạt động của doanh nghiệp không phải là điều quá khó khăn nếu bạn biết cách tiếp cận và tận dụng hiệu quả các kênh thông tin hiện có.
Dưới đây là một số phương pháp phổ biến, hiệu quả giúp bạn và doanh nghiệp nhanh chóng tìm được không gian làm việc lý tưởng:
Tìm qua các website và ứng dụng bất động sản: Các nền tảng như Italand cung cấp đa dạng thông tin về văn phòng cho thuê. Bạn có thể dễ dàng lọc theo khu vực, mức giá, diện tích và so sánh các lựa chọn.
Nhờ công ty môi giới uy tín hỗ trợ: Các đơn vị môi giới chuyên nghiệp như Italand có đội ngũ tư vấn giàu kinh nghiệm và nguồn dữ liệu văn phòng đa dạng. Họ sẽ giúp bạn tìm được không gian phù hợp nhanh chóng và thường miễn phí tư vấn.
Tham gia nhóm cộng đồng, diễn đàn: Trên mạng xã hội, nhiều nhóm chia sẻ thông tin thuê văn phòng thực tế. Bạn có thể tham khảo kinh nghiệm từ những người đã từng thuê để có góc nhìn rõ ràng hơn.
Mỗi phương pháp đều có lợi thế riêng, nhưng để tiết kiệm thời gian và đạt hiệu quả cao, việc hợp tác với đơn vị môi giới vẫn là lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp đang cần văn phòng nhanh chóng, đúng ngân sách.
Trong bối cảnh chi phí vận hành ngày càng tăng, việc tiết kiệm ngân sách thuê văn phòng là một yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu quả hoạt động. Dưới đây là một số giải pháp thực tế và hiệu quả mà doanh nghiệp có thể cân nhắc áp dụng:
Một trong những yếu tố then chốt giúp tiết kiệm chi phí là khả năng đàm phán hiệu quả với chủ tòa nhà hoặc đơn vị cho thuê. Doanh nghiệp nên mạnh dạn thương lượng về giá thuê, thời hạn thuê, cũng như các khoản chi phí phụ trợ đi kèm như phí dịch vụ, phí gửi xe, điều hòa, và bảo trì.
Nếu doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm hoặc không có thời gian để thực hiện quá trình đàm phán một cách hiệu quả, việc hợp tác với các đơn vị môi giới bất động sản uy tín là một lựa chọn đáng cân nhắc.
Với kiến thức chuyên môn sâu rộng về thị trường và kỹ năng thương lượng, họ có thể hỗ trợ doanh nghiệp đạt được mức giá thuê hợp lý cùng với những điều khoản hợp đồng chặt chẽ, đảm bảo tối đa quyền lợi và tránh những rủi ro pháp lý trong quá trình sử dụng văn phòng.
Việc đánh giá đúng nhu cầu sử dụng diện tích văn phòng là yếu tố thiết yếu trong việc tiết kiệm chi phí. Thuê không gian làm việc quá rộng sẽ khiến doanh nghiệp gánh thêm nhiều chi phí không cần thiết, từ tiền thuê đến chi phí vận hành như điện, nước, vệ sinh.
Ngược lại, không gian quá chật hẹp có thể ảnh hưởng đến năng suất và tinh thần làm việc của nhân viên.
Do đó, doanh nghiệp nên phân tích kỹ các yếu tố như số lượng nhân sự, mô hình hoạt động, định hướng mở rộng trong tương lai… để lựa chọn văn phòng có diện tích và kết cấu phù hợp, đáp ứng nhu cầu sử dụng trong hiện tại và có tính linh hoạt cho sự phát triển sau này.
Bên cạnh giá thuê chính thức, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến các khoản chi phí đi kèm như: phí quản lý tòa nhà, bảo vệ, vệ sinh, điện, nước, internet, phí điều hòa trung tâm, phí sửa chữa bảo trì cơ sở vật chất…
Những khoản chi phí này nếu không được làm rõ từ đầu rất dễ phát sinh ngoài dự tính và làm tăng đáng kể tổng chi phí thuê thực tế.
Việc yêu cầu chủ đầu tư hoặc đơn vị quản lý cung cấp bảng phí chi tiết ngay từ khi xem xét hợp đồng là cần thiết để tránh hiểu lầm và đảm bảo tính minh bạch trong quá trình vận hành sau này.
Hiện nay, nhiều chủ đầu tư hoặc đơn vị cho thuê thường xuyên đưa ra các chương trình khuyến mãi như miễn phí thuê trong một vài tháng đầu, hỗ trợ chi phí sửa chữa, tặng gói dịch vụ đi kèm (internet, nội thất cơ bản, phí dịch vụ miễn phí trong thời gian đầu…) nhằm thu hút khách thuê.
Doanh nghiệp nên chủ động tìm hiểu và tận dụng các chính sách ưu đãi này để giảm áp lực tài chính ban đầu. Việc lựa chọn thời điểm thuê hợp lý, chẳng hạn vào thời điểm chủ đầu tư cần lấp đầy diện tích trống, cũng sẽ giúp doanh nghiệp có nhiều lợi thế hơn trong đàm phán và nhận được ưu đãi tốt.
Khi doanh nghiệp quyết định thuê văn phòng với mức chi phí dưới 100 triệu đồng mỗi tháng, việc lựa chọn một không gian làm việc phù hợp không chỉ giúp tiết kiệm ngân sách mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động và hình ảnh doanh nghiệp.
Tuy nhiên, trong phân khúc giá này, các doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ càng và lưu ý một số yếu tố quan trọng để tránh những rủi ro phát sinh và đảm bảo lựa chọn văn phòng tối ưu nhất. Dưới đây là những điểm bạn cần đặc biệt chú ý:
Đây là bước bắt buộc và quan trọng nhất trước khi quyết định ký hợp đồng thuê. Hãy chắc chắn rằng chủ sở hữu hoặc đơn vị cho thuê văn phòng có đầy đủ giấy tờ hợp pháp chứng minh quyền sở hữu cũng như quyền cho thuê không gian.
Việc này giúp tránh những rắc rối pháp lý về sau, đồng thời bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp trong quá trình thuê.
Không chỉ quan tâm đến diện tích và vị trí, bạn cần xem xét kỹ các tiện ích đi kèm như hệ thống an ninh, camera giám sát, thang máy, bãi đỗ xe, hệ thống phòng cháy chữa cháy và các dịch vụ hỗ trợ như vệ sinh, bảo trì kỹ thuật.
Những tiện ích này không chỉ tạo điều kiện làm việc an toàn, thuận tiện mà còn góp phần nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
Văn phòng nên đặt ở vị trí có môi trường làm việc thoáng đãng, sạch sẽ, an ninh đảm bảo và thuận lợi cho việc đi lại của nhân viên cũng như khách hàng. Giao thông thuận tiện giúp tiết kiệm thời gian di chuyển, giảm chi phí đi lại và tạo điều kiện cho các hoạt động kinh doanh, hợp tác diễn ra suôn sẻ.
Trước khi ký hợp đồng, cần làm rõ trách nhiệm của chủ nhà và người thuê trong việc bảo trì, sửa chữa các hạng mục trong văn phòng.
Điều này giúp tránh phát sinh tranh chấp không đáng có khi gặp sự cố hoặc hư hỏng trong quá trình sử dụng. Hợp đồng nên ghi rõ quy trình xử lý, chi phí và thời gian khắc phục để đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên.
Ngoài giá thuê, bạn cần lưu ý các điều khoản liên quan đến thời hạn thuê, mức tăng giá theo thời gian, chi phí dịch vụ phát sinh, đặt cọc, thanh toán và các quy định chấm dứt hợp đồng. Sự rõ ràng và minh bạch trong hợp đồng sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro tài chính và pháp lý.
Việc thuê văn phòng với chi phí dưới 100 triệu đồng hàng tháng là thách thức không nhỏ, nhưng hoàn toàn có thể đạt được nếu bạn chuẩn bị kỹ lưỡng, hiểu rõ nhu cầu doanh nghiệp và thị trường bất động sản.
Một chiến lược đàm phán hợp lý, lựa chọn vị trí, diện tích phù hợp cùng việc rà soát kỹ các điều khoản sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa ngân sách mà vẫn đảm bảo không gian làm việc hiệu quả, an toàn và chuyên nghiệp.
Nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp thuê văn phòng phù hợp với ngân sách và yêu cầu kinh doanh, đừng ngần ngại liên hệ với công ty tư vấn cho thuê văn phòng Italand.
Với kho dữ liệu hơn 1.000 tòa nhà văn phòng tại Hà Nội cùng đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, chúng tôi sẽ đồng hành cùng bạn từ bước khảo sát, so sánh, đàm phán đến ký kết hợp đồng và bàn giao văn phòng, tất cả đều miễn phí, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí tối đa.
