Trong bối cảnh thị trường bất động sản thương mại ngày càng phát triển, các doanh nghiệp có xu hướng tìm kiếm văn phòng phù hợp về vị trí, giá thuê, diện tích và tiện ích. Hợp đồng thuê văn phòng không chỉ là giấy tờ pháp lý, mà còn là bản cam kết chi tiết giữa bên thuê và bên cho thuê, ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động kinh doanh và chi phí vận hành.
Các hợp đồng thường sử dụng thuật ngữ chuyên ngành (CRE – Commercial Real Estate), viết tắt hoặc từ ngữ đặc thù mà những người không quen sẽ dễ hiểu nhầm. Việc hiểu rõ từng thuật ngữ giúp doanh nghiệp:
Đánh giá chính xác tổng chi phí thuê hàng tháng và hàng năm.
Xác định quyền lợi và trách nhiệm của cả hai bên.
Thương lượng các điều khoản linh hoạt để phù hợp với quy mô và chiến lược kinh doanh.
Giảm thiểu rủi ro pháp lý và tranh chấp phát sinh trong quá trình thuê.
Thị trường văn phòng tại Hà Nội, TP.HCM hay các thành phố lớn có những cách áp dụng thuật ngữ khác nhau, dẫn đến sự khác biệt trong giá thuê và quyền lợi. Do vậy, việc trang bị kiến thức cơ bản về các thuật ngữ là bước đầu tiên để chuẩn bị hợp đồng thuê văn phòng thông minh.
Hiểu rõ bên nào chịu trách nhiệm gì là nền tảng trước khi ký hợp đồng:
Lessor (Bên cho thuê): Chủ sở hữu hoặc tổ chức quản lý tòa nhà, cung cấp mặt bằng và dịch vụ đi kèm.
Lessee (Bên thuê): Doanh nghiệp hoặc cá nhân thuê, chịu trách nhiệm thanh toán tiền thuê và tuân thủ các điều khoản hợp đồng.
Premises (Mặt bằng): Phần diện tích cụ thể mà bên thuê sử dụng, bao gồm số phòng, tầng và địa chỉ tòa nhà.
Use of premises (Sử dụng mặt bằng): Loại hình kinh doanh được phép triển khai, ví dụ: văn phòng công nghệ, phòng giao dịch ngân hàng, trung tâm đào tạo.
Hiểu rõ các thuật ngữ cơ bản giúp doanh nghiệp xác định đúng quyền lợi và trách nhiệm trước khi bước vào các bước thương lượng phức tạp.
Một số thuật ngữ quan trọng liên quan tới thời hạn và quyền gia hạn:
Lease term (Thời hạn thuê): Xác định ngày bắt đầu và kết thúc hợp đồng, giúp bên thuê lập kế hoạch dài hạn cho hoạt động kinh doanh.
Renewal option (Lựa chọn gia hạn): Quyền của bên thuê tiếp tục hợp đồng sau khi hết hạn, bao gồm thời gian thông báo trước và mức giá gia hạn.
Termination (Chấm dứt hợp đồng): Điều khoản nêu rõ cách thức và điều kiện kết thúc hợp đồng, thông báo cần thiết và mức phạt nếu vi phạm.
Thời hạn thuê và quyền gia hạn là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí trung hạn, tính ổn định của doanh nghiệp và chiến lược phát triển văn phòng.
Diện tích thuê và cách tính chi phí là một trong những vấn đề gây nhầm lẫn nhiều nhất:
Usable Area (Diện tích sử dụng): Phần diện tích mà bên thuê thực sự có thể bố trí văn phòng, bàn làm việc, phòng họp.
Gross Floor Area – GFA (Tổng diện tích sàn): Bao gồm toàn bộ diện tích sàn, kể cả các khu vực chung.
Net Floor Area – NFA (Diện tích sàn kinh doanh): Phần diện tích thuần phục vụ mục đích kinh doanh của bên thuê.
Load factor (Hệ số tải): Tỷ lệ diện tích chung được phân bổ vào tổng diện tích thuê, ảnh hưởng đến chi phí cuối cùng.
Hiểu rõ diện tích và cách tính sẽ giúp doanh nghiệp dự trù chi phí chính xác và tránh tình trạng bị tính thêm các khoản phụ phí ngoài dự kiến.
Các khoản chi phí trong hợp đồng thuê bao gồm:
Base rent (Tiền thuê cơ sở): Khoản tiền thuê cố định, thường tính theo m² hoặc theo tháng/năm.
Additional rent (Phí thuê bổ sung): Phí quản lý, tiện ích, khu vực chung (CAM), bảo trì.
Rent adjustment (Điều chỉnh tiền thuê): Cơ chế tăng giá theo định kỳ, có thể tính theo phần trăm hoặc theo chỉ số giá tiêu dùng (COLA).
Security deposit (Tiền đặt cọc): Khoản tiền đảm bảo thực hiện hợp đồng, thường bằng 1–3 tháng tiền thuê cơ sở.
Việc hiểu rõ các khoản phí giúp doanh nghiệp so sánh nhiều tòa nhà khác nhau, xác định tổng chi phí vận hành và lập kế hoạch ngân sách chính xác.
Các loại hợp đồng phổ biến:
Full service gross lease: Người thuê trả tiền thuê cố định, chủ nhà chi trả toàn bộ chi phí tiện ích, bảo trì.
Modified gross lease: Người thuê trả tiền thuê cố định cộng thêm một số phí phụ, ví dụ tiện ích, dịch vụ tòa nhà.
Net lease (Single, Double, Triple NNN): Người thuê chịu chi phí thuê cơ sở cộng các khoản khác như thuế, bảo hiểm, CAM.
Mỗi loại hợp đồng có ưu và nhược điểm khác nhau, phụ thuộc vào chiến lược chi phí và quyền kiểm soát không gian của doanh nghiệp.
Các khái niệm về tiện ích và thiết kế văn phòng:
Serviced Office: Văn phòng trọn gói, đầy đủ tiện ích như lễ tân, bàn ghế, internet.
Coworking Space: Văn phòng chia sẻ, linh hoạt về diện tích và chi phí.
Fit-out: Hoàn thiện không gian từ thô thành văn phòng có thể sử dụng ngay.
Pantry: Khu vực bếp nhỏ, nơi nhân viên nghỉ ngơi, ăn uống, giao lưu.
Building core: Bao gồm cầu thang, thang máy, vệ sinh công cộng.
HVAC: Hệ thống sưởi, thông gió và điều hòa không khí.
Các tiện ích này góp phần tạo môi trường làm việc hiện đại, năng động và chuyên nghiệp, nâng cao trải nghiệm nhân viên và hình ảnh doanh nghiệp.
Turnkey / Move-in-ready: Văn phòng hoàn thiện, sẵn sàng sử dụng mà không cần sửa chữa.
Tenant Improvements (TIs): Cải tiến không gian phục vụ mục đích sử dụng, có thể do chủ nhà hoặc người thuê chi trả.
Maintenance & Repairs: Phân định trách nhiệm bảo trì và sửa chữa, đôi khi kết hợp chi phí chung giữa các bên.
Landlord access: Quy định về việc chủ nhà được phép vào mặt bằng thuê.
Những điều khoản này đảm bảo sự rõ ràng trong vận hành và quyền sử dụng, tránh mâu thuẫn về sau.
Insurance (Bảo hiểm): Người thuê cần mua bảo hiểm trách nhiệm kinh doanh, bảo vệ thu nhập, và chủ nhà được chỉ định là người được bảo hiểm bổ sung.
Default (Mặc định vi phạm): Khi một bên vi phạm điều khoản hợp đồng, các biện pháp khắc phục và quyền truy đòi sẽ được áp dụng.
Holdover rent: Phí thuê tăng nếu bên thuê vẫn ở lại khi hợp đồng hết hạn.
Sublease: Cho phép người thuê cho thuê lại một phần hoặc toàn bộ diện tích.
Những điều khoản này giúp bảo vệ quyền lợi và giảm rủi ro pháp lý cho cả hai bên trong suốt quá trình thuê.
Các chứng nhận quốc tế ngày càng phổ biến tại các tòa nhà văn phòng cao cấp:
LEED: Công trình xanh toàn cầu, tối ưu năng lượng và vật liệu.
WELL: Không gian nâng cao sức khỏe và hạnh phúc của nhân viên.
EDGE: Tối ưu sử dụng năng lượng, nước và vật liệu xây dựng.
BOMA: Chuẩn đo lường và quản lý tòa nhà văn phòng.
IEQ (Indoor Environmental Quality): Chất lượng môi trường trong nhà, bao gồm không khí, ánh sáng, nhiệt độ, công thái học.
Các chứng nhận này tạo môi trường an toàn, tiện nghi và bền vững, đồng thời nâng cao giá trị thương hiệu của doanh nghiệp thuê văn phòng.
Đọc kỹ từng điều khoản và thuật ngữ trước khi ký.
So sánh nhiều tòa nhà để đánh giá chi phí, tiện ích, vị trí và quyền lợi.
Nhờ chuyên gia tư vấn từ các đơn vị uy tín như ITALAND
Đàm phán linh hoạt về diện tích, giá thuê, phí phụ và cải tiến không gian để tối ưu chi phí và trải nghiệm.
Một hợp đồng được chuẩn bị kỹ càng sẽ hạn chế rủi ro, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp.
Nắm vững các thuật ngữ trong hợp đồng thuê văn phòng giúp doanh nghiệp tự tin trong mọi bước đàm phán, bảo vệ quyền lợi, tối ưu chi phí và đảm bảo hoạt động vận hành trơn tru. Khi hiểu rõ các điều khoản từ cơ bản đến nâng cao, việc lựa chọn văn phòng phù hợp trở nên dễ dàng hơn, đồng thời gia tăng giá trị thương hiệu và hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt đối tác.
Trong bối cảnh thị trường văn phòng ngày càng cạnh tranh, kiến thức về hợp đồng thuê chính là công cụ chiến lược giúp doanh nghiệp phát triển bền vững, đồng hành cùng sự thành công dài hạn. ITALAND cam kết đồng hành, cung cấp thông tin chính xác và giải pháp thuê văn phòng tối ưu cho mọi doanh nghiệp tại Hà Nội và các thành phố lớn.
