Khi tìm văn phòng cho thuê, doanh nghiệp không chỉ cần so sánh giá thuê trên mỗi mét vuông mà còn phải tính đến chi phí để đưa mặt bằng vào vận hành. Một văn phòng bàn giao thô có thể tạo điều kiện để doanh nghiệp thiết kế theo nhu cầu riêng, nhưng thường cần thêm thời gian và ngân sách đầu tư ban đầu. Ngược lại, văn phòng có sẵn nội thất có thể rút ngắn thời gian setup nhưng chưa chắc phù hợp hoàn toàn với mô hình sử dụng. Vì vậy, lựa chọn phương án nào tiết kiệm hơn cần được xem xét trên tổng chi phí và thời gian thuê thực tế.

Văn phòng bàn giao thô và văn phòng có sẵn nội thất khác nhau thế nào?

Trên thị trường văn phòng cho thuê Hà Nội, điều kiện bàn giao giữa các tòa nhà có thể khác nhau. Một số mặt bằng được bàn giao ở trạng thái trần, sàn, tường và hệ thống chiếu sáng cơ bản; trong khi một số tòa nhà có thể bàn giao thêm điều hòa hoặc các hạng mục hoàn thiện khác.

Điều kiện bàn giao giữa các tòa nhà cũng không giống nhau. Chẳng hạn, một số mặt bằng được ghi nhận là “trần thô, sàn gạch, điện chiếu sáng”, trong khi một số phương án khác có sẵn trần, sàn, tường, chiếu sáng và hệ thống điều hòa.

Vì vậy, “bàn giao thô” không nên được hiểu đơn giản là một mặt bằng hoàn toàn chưa có gì. Doanh nghiệp cần kiểm tra cụ thể danh mục bàn giao của từng tòa nhà trước khi tính ngân sách.

Có thể hình dung hai phương án như sau:

Mặt bằng được bàn giao thô hay có sẵn nội thất 

1. Vốn đầu tư ban đầu: Văn phòng nào cần nhiều ngân sách hơn?

Đây thường là khác biệt dễ nhận thấy nhất.

Với văn phòng bàn giao thô, doanh nghiệp có thể phải dành ngân sách cho các hạng mục như:

• Thiết kế và triển khai bản vẽ;

• Phân chia khu vực làm việc;

• Nội thất bàn ghế;

• Phòng họp;

• Khu vực tiếp khách;

• Hệ thống điện, mạng và các hạng mục kỹ thuật theo nhu cầu;

• Biển hiệu, nhận diện thương hiệu;

• Các hạng mục hoàn thiện khác theo hiện trạng bàn giao.

Trong khi đó, với văn phòng đã có sẵn nội thất, một phần các hạng mục trên có thể đã được hoàn thiện.

Tuy nhiên, điều này không có nghĩa văn phòng có sẵn nội thất luôn có tổng chi phí thấp hơn. Nếu doanh nghiệp phải tháo bỏ nhiều hạng mục cũ, thiết kế lại không gian hoặc thay thế nội thất không phù hợp, chi phí cải tạo vẫn có thể phát sinh.

Điểm cần so sánh không phải chỉ là “có nội thất hay không”, mà là giá trị của phần nội thất có thể sử dụng được.

2. Thời gian setup: Yếu tố có thể tạo ra chi phí gián tiếp

Với doanh nghiệp cần chuyển văn phòng trong thời gian ngắn, thời gian hoàn thiện mặt bằng là một yếu tố cần được đưa vào bài toán tài chính.

Văn phòng bàn giao thô thường cần trải qua nhiều bước hơn trước khi nhân sự có thể làm việc ổn định:

Ký hợp đồng → thiết kế → thi công → lắp đặt nội thất → nghiệm thu → đưa vào sử dụng.

Văn phòng đã có sẵn nội thất có thể rút ngắn một số bước nếu hiện trạng phù hợp với nhu cầu.

Điều này đặc biệt đáng lưu ý với doanh nghiệp đang mở rộng nhanh, chuyển địa điểm do hết hạn hợp đồng hoặc cần đưa đội ngũ vào làm việc trong thời gian ngắn.

Khi đó, chi phí cần tính không chỉ là tiền thi công mà còn có thể bao gồm chi phí nhân sự, thời gian quản lý dự án setup và thời gian doanh nghiệp chưa thể vận hành đầy đủ tại địa điểm mới.

3. Khả năng cá nhân hóa: Bàn giao thô có lợi thế gì?

Nếu doanh nghiệp có yêu cầu cao về nhận diện thương hiệu hoặc cách tổ chức không gian, mặt bằng bàn giao thô có thể tạo ra nhiều dư địa thiết kế hơn.

Doanh nghiệp có thể chủ động xây dựng:

• Khu vực làm việc theo mô hình riêng;

• Số lượng và kích thước phòng họp;

• Khu vực quản lý;

• Không gian tiếp khách;

• Khu vực pantry;

• Không gian cộng tác;

• Hệ thống nhận diện thương hiệu.

Ngược lại, văn phòng có sẵn nội thất thường bị giới hạn bởi hiện trạng. Doanh nghiệp có thể phải điều chỉnh nhu cầu theo mặt bằng hiện hữu hoặc thực hiện cải tạo nếu muốn thay đổi đáng kể.

Vì vậy, nếu hình ảnh thương hiệu và cách tổ chức không gian là yêu cầu quan trọng, doanh nghiệp không nên chỉ nhìn vào chi phí setup ban đầu.

4. Chi phí cải tạo và khấu hao: Cần nhìn trong toàn bộ thời gian thuê

Một sai lầm thường gặp là chỉ tính số tiền cần bỏ ra tại thời điểm bắt đầu thuê.

Với văn phòng bàn giao thô, khoản đầu tư nội thất và hoàn thiện có thể được sử dụng trong nhiều năm. Do đó, doanh nghiệp nên phân bổ khoản đầu tư này theo thời gian sử dụng thay vì chỉ nhìn vào số tiền phải chi ngay ban đầu.

Ví dụ, một doanh nghiệp dự kiến thuê trong thời gian dài có thể chấp nhận đầu tư nhiều hơn cho không gian phù hợp với mô hình vận hành.

Ngược lại, nếu thời gian thuê ngắn hoặc doanh nghiệp chưa chắc chắn về quy mô trong tương lai, một khoản đầu tư lớn vào nội thất cố định có thể làm tăng rủi ro chi phí không thu hồi được khi chuyển địa điểm.

Vì vậy, thời hạn thuê là một biến số quan trọng khi so sánh hai phương án.

5. Đừng chỉ so sánh giá thuê: Hãy tính tổng chi phí

Để lựa chọn chính xác hơn, doanh nghiệp có thể sử dụng công thức đơn giản:

Tổng chi phí sử dụng văn phòng = Chi phí thuê + Chi phí dịch vụ/vận hành + Chi phí setup ban đầu + Chi phí cải tạo phát sinh + Chi phí liên quan đến việc chuyển đổi.

Tổng chi phí để thuê 1 văn phòng gồm những j?

Trong đó, chi phí setup cần được xác định dựa trên hiện trạng bàn giao thực tế.

Ví dụ:

Phương án A – Bàn giao thô

Chi phí thuê tương đối phù hợp

• Chi phí thiết kế

• Chi phí thi công

• Chi phí nội thất

• Thời gian setup
  = Tổng chi phí sử dụng.

Phương án B – Có sẵn nội thất

Chi phí thuê

• Chi phí điều chỉnh nội thất nếu cần

• Chi phí bổ sung hạng mục còn thiếu

• Chi phí vận hành
  = Tổng chi phí sử dụng.

Do đó, một phương án có giá thuê cao hơn chưa chắc có tổng chi phí cao hơn nếu doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí đầu tư và thời gian setup.

Bảng so sánh nhanh

Vậy doanh nghiệp nên chọn phương án nào?

Không có một phương án phù hợp cho tất cả doanh nghiệp. Quyết định nên dựa trên ít nhất 5 yếu tố:

1. Ngân sách đầu tư ban đầu

Nếu doanh nghiệp muốn hạn chế khoản vốn phải bỏ ra trước khi vận hành, văn phòng có sẵn nội thất có thể là phương án cần ưu tiên đưa vào so sánh.

2. Thời gian cần đưa văn phòng vào sử dụng

Nếu doanh nghiệp cần chuyển vào nhanh, tình trạng bàn giao và mức độ hoàn thiện của mặt bằng trở thành yếu tố quan trọng.

3. Mức độ yêu cầu về nhận diện thương hiệu

Nếu doanh nghiệp cần một không gian được thiết kế riêng, bàn giao thô có thể tạo nhiều khả năng tùy chỉnh hơn.

4. Thời gian dự kiến thuê

Với thời gian thuê dài, khoản đầu tư vào thiết kế và nội thất có thể được phân bổ trong thời gian sử dụng. Với thời gian thuê ngắn, cần thận trọng hơn với các khoản đầu tư cố định.

5. Khả năng tái sử dụng nội thất

Doanh nghiệp nên xác định phần nội thất hiện hữu có thực sự đáp ứng nhu cầu hay không trước khi coi đó là một khoản tiết kiệm.

5 yếu tố cần được kiểm tra trước khi nhận văn phòng

ITALAND: So sánh mặt bằng dựa trên nhu cầu thực tế của doanh nghiệp

Tìm văn phòng không chỉ là tìm một diện tích còn trống. Điều quan trọng là xác định phương án nào phù hợp với ngân sách, thời gian chuyển vào và cách doanh nghiệp vận hành.

Quy trình tư vấn của ITALAND bắt đầu từ việc tiếp nhận yêu cầu về diện tích, ngân sách, khu vực và thời gian cần thuê; sau đó lọc các mặt bằng phù hợp, cung cấp thông tin về diện tích, điều kiện bàn giao và điều khoản thuê. ITALAND tiếp tục hỗ trợ phân tích ưu nhược điểm, khảo sát thực tế và tư vấn các nội dung cần đàm phán trước khi ký kết.

Trên website ITALAND hiện có hệ thống dữ liệu văn phòng theo khu vực và phân hạng A, B, C, giúp doanh nghiệp có thêm cơ sở để đưa các phương án vào cùng một bài toán so sánh.

Với mỗi nhu cầu thuê, doanh nghiệp nên yêu cầu làm rõ ít nhất:

• Diện tích thực tế có thể thuê;

• Giá thuê;

• Phí dịch vụ;

• Thuế VAT;

• Điều kiện bàn giao;

• Nội thất có sẵn;

• Chi phí điện, điều hòa;

• Phí ngoài giờ;

• Chi phí gửi xe;

• Thời gian có thể nhận mặt bằng;

• Điều kiện cải tạo;

• Thời hạn thuê và các điều khoản liên quan.

Kết luận

Văn phòng bàn giao thô hay có sẵn nội thất không nên được đánh giá đơn thuần bằng giá thuê.

Bàn giao thô phù hợp hơn khi doanh nghiệp cần không gian được thiết kế theo công năng riêng, có ngân sách đầu tư ban đầu và dự kiến sử dụng ổn định trong thời gian đủ dài.

Văn phòng có sẵn nội thất có thể phù hợp khi doanh nghiệp ưu tiên tốc độ vào làm, muốn giảm khối lượng đầu tư ban đầu và hiện trạng mặt bằng đáp ứng phần lớn nhu cầu sử dụng.

Cuối cùng, phương án có hiệu quả hơn là phương án có tổng chi phí phù hợp với thời gian thuê, nhu cầu vận hành và khả năng đầu tư của doanh nghiệp, thay vì chỉ có giá thuê thấp hơn.

Nếu doanh nghiệp đang cân nhắc giữa nhiều phương án, ITALAND có thể hỗ trợ lọc mặt bằng, so sánh điều kiện bàn giao, khảo sát thực tế và hỗ trợ đàm phán để doanh nghiệp có cơ sở trước khi đưa ra quyết định.

ITALAND – Không chỉ là mặt bằng, mà là giải pháp.

• Hotline: 0915169936
• Email: batdongsanita@gmail.com
• Facebook: https://www.facebook.com/ITALAND
• Website: italand.vn
• Zalo: https://zalo.me/0915169936
• Youtube: https://www.youtube.com/@bschothueita2314/featured