Văn phòng chia sẻ (Shared Office) là dịch vụ cho thuê chỗ ngồi hoặc chia sẻ không gian làm việc linh hoạt phù hợp cho từng nhu cầu sử dụng và quy mô của doanh nghiệp. Văn phòng chia sẻ cung cấp cho các chỗ ngồi làm việc riêng và trang bị đầy đủ nội thất và đầy đủ các tiện ích văn phòng khác như phòng họp, lễ tân, phòng ăn, chỗ gửi xe, tạp vụ,…

Đối tượng nào nên sử dụng văn phòng chia sẻ?

Công ty khởi nghiệp, công ty vừa và nhỏ.
Các cá nhân, tổ chức Startup cần một địa điểm kinh doanh tốt để quảng bá hình ảnh công ty.
Nhóm cá nhân kinh doanh độc lập.
Nhóm cá nhân hoạt động về lĩnh vực công nghệ, tự do như: Online marketing, Freelancer.
Nhóm cá nhân làm việc với quy mô nhỏ.
Các công ty đa quốc gia gia nhập vào thị trường Việt Nam.

Văn Phòng chia sẻ là gì? Lợi ích khi thuê văn phòng chia sẻ

Bởi vì khách hàng của văn phòng chia sẻ đều là những doanh nghiệp vừa và nhỏ, thậm chí siêu nhỏ nên việc đầu tư nội thất văn phòng, trang thiết bị, tiện ích và duy trì vận hành sẽ rất tốn kém, trong khi nếu không có đầy đủ thì sẽ ảnh hưởng rất lớn đến xây dựng môi trường làm việc nhưng nếu có thì lại trở nên dư thừa và không tận dụng hết công suất do quy mô nhỏ.

Do vậy việc cùng sử dụng chung giữa nhiều công ty, doanh nghiệp trong cùng một sàn văn phòng chia sẻ chính là một phương pháp tối ưu chi phí và tối đa tiện ích, dịch vụ một cách thông minh.

Lợi ích khi thuê văn phòng chia sẻ cho doanh nghiệp

1. Tiết kiệm chi phí tối đa

Lợi ích lớn nhất khi thuê văn phòng chia sẻ là tiết kiệm chi phí tối đa. Doanh nghiệp sẽ không phải tốn một khoản tiền lớn để thuê sàn văn phòng, nhân viên lễ tân, các trang thiết bị văn phòng và phí phát sinh khác. Thay vào đó, khi thuê văn phòng sẽ cung cấp đầy đủ dịch vụ một cách chuyên nghiệp với mức giá phải chăng.

2. Có địa chỉ đăng ký kinh doanh đẹp

Khi thuê văn phòng chia sẻ thì doanh nghiệp sẽ sở hữu vị trí đắc địa tại trung tâm thành phố hoặc trung tâm của các quận giúp các cuộc giao dịch trở nên dễ dàng, tiếp cận được lượng lớn khách hàng tiềm năng.

Văn Phòng chia sẻ là gì? Lợi ích khi thuê văn phòng chia sẻ

Với một vị trí đăng ký kinh doanh đẹp, ngoài việc tạo ra điều kiện thuận lợi cho nhân viên làm việc còn có thể tạo thương hiệu của đơn vị trong mắt khách hàng. Bởi vì, nhiều khi uy tín lại chính là nơi mà doanh nghiệp đang “đứng” trong thành phố. Mọi hoạt động giao dịch của bạn đều trở nên thuận tiện và dễ dàng.

3. Nhiều tiện ích kèm theo tuyệt vời

Doanh nghiệp có ngay một văn phòng nằm tại các khu vực trung tâm, kinh tế trọng điểm, phát triển. Sử dụng miễn phí phòng họp, phòng tiếp khách, máy in, tủ hồ sơ, bàn ghế, máy photo, máy scan, camera, máy lạnh, wifi tốc độ cao, bình nước nóng lạnh,…

4. Thời gian hợp đồng linh hoạt

Khi thuê văn phòng chia sẻ, doanh nghiệp có thể chủ động trong việc ký hợp đồng với thời gian linh hoạt mà không bị ràng buộc về hợp đồng thuê nhà, thuê văn phòng như loại hình văn phòng truyền thống. Đối với freelancer, doanh nghiệp startup, doanh nghiệp vừa và nhỏ thì đây chính là sự lựa chọn phù hợp nhất.

Văn Phòng chia sẻ là gì? Lợi ích khi thuê văn phòng chia sẻ

5. Nhiều cơ hội tìm kiếm khách hàng

Khi sở hữu văn phòng tạo một vị trí đắc địa, khách hàng sẽ dễ dàng biết đến thương hiệu của doanh nghiệp hơn. Nhờ đó, doanh nghiệp có cơ hội làm việc với nhiều khách hàng, mang về nhiều hợp đồng có giá trị hơn.

6. Sở hữu không gian làm việc hiện đại

Dịch vụ thuê văn phòng chia sẻ sẽ cho doanh nghiệp cảm giác chuyên nghiệp và hiện đại nhất.
Văn phòng chia sẻ giúp cá nhân, tổ chức dễ dàng trao đổi với nhau, đặc biệt những cá nhân, tổ chức sử dụng hình thức Coworking Space.
Luôn có hệ thống camera, đội ngũ giám sát và dọn dẹp vệ sinh để đảm bảo an ninh cũng như không gian làm việc cho doanh nghiệp.

Văn Phòng chia sẻ là gì? Lợi ích khi thuê văn phòng chia sẻ

Các loại diện tích văn phòng chia sẻ phổ biến hiện nay

Văn phòng chia sẻ có 2 loại hình chính:

Một doanh nghiệp có sẵn sàn văn phòng nhưng không sử dụng hết nên mong muốn cho thuê để tránh lãng phí cũng như có thêm doanh thu.
Một nhà cung cấp văn phòng chia sẻ hoạt động chuyên nghiệp bằng việc mua sàn để xây dựng và vận hành một hệ sinh thái văn phòng dựa trên nguyên tắc chia sẻ lợi ích.

Từ đó cho thuê với mức giá tốt để vừa đảm bảo doanh thu của mình, vừa giúp các doanh nghiệp thuê tiết kiệm được tối đa chi phí, vừa tạo ra được một cộng đồng doanh nghiệp cùng hoạt động trong một hệ sinh thái văn phòng.

Văn Phòng chia sẻ là gì? Lợi ích khi thuê văn phòng chia sẻ

Văn phòng truyền thống với diện tích cho thuê từ 60 – 200m2, dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, đã được setup hạ tầng hoàn thiện và có sẵn các diện tích, tiện ích, dich vụ sử dụng chung dành cho doanh nghiệp.
Văn phòng trọn gói với diện tích cho thuê nhỏ từ 10 – 40m2, dành cho doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ, startup và văn phòng đại diện, cũng bao gồm tất cả những điều kiện như văn phòng truyền thống, ngoài ra giá thuê văn phòng trọn gói đã bao gồm tất cả các chi phí dịch vụ như điện, internet, đồ uống, vệ sinh, dịch vụ tòa nhà….

Hợp đồng cho thuê văn phòng chia sẻ ra sao?

Hợp đồng được làm dưới dạng văn bản, công chức, chứng thực hợp đồng phải do các bên cho thuê và thuê thỏa thuận cùng nhau.
Trong hợp đồng phải ghi rõ các điều khoản, đặc biệt là giá thuê giữa các bên phải viết rõ ràng, rành mạch.
Hình thanh toán các giao dịch về thuê bất động sản, văn phòng các bên phải thỏa thuận với nhau đồng thời phải đúng với quy định của pháp luật.
Thời gian hợp đồng có hiệu lực, việc phạt hay bồi thường thiệt hại ở các bên thuê làm cho tiến độ thanh toán hay phía cho thuê chậm trong việc bàn giao phải được ghi rõ ràng trong hợp đồng.

Văn Phòng chia sẻ là gì? Lợi ích khi thuê văn phòng chia sẻ

Phân biệt sự giống nhau và khác nhau của văn phòng chia sẻ và Coworking Space

1. Điểm giống nhau

Làm việc trong tòa nhà hiện đại, nhiều tiện ích đi kèm, xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp.
Tiết kiệm chi phí đầu tư trang thiết bị so với văn phòng truyền thống.
Linh hoạt thay đổi văn phòng và chỗ ngồi.

Văn Phòng chia sẻ là gì? Lợi ích khi thuê văn phòng chia sẻ

2. Điểm khác nhau

SO SÁNH	VĂN PHÒNG CHIA SẺ	COWORKING SPACE
Khái niệm	Văn phòng chia sẻ là dịch vụ cho thuê chỗ ngồi hoặc chia sẻ không gian làm việc linh hoạt phù hợp cho từng nhu cầu sử dụng và quy mô của doanh nghiệp.	Coworking Space là mô hình làm việc mang tính xã hội, nơi các cá nhân, tập thể cùng lúc làm việc độc lập, chia sẻ, hỗ trợ nhau nhằm mở ra nhiều cơ hội làm việc mới.
Đối tượng sử dụng	Công ty mới khởi nghiệp. Công ty muốn mở rộng kinh doanh. Công ty nước ngoài đặt văn phòng tại Việt Nam.	Công ty mới khởi nghiệp. Cá nhân làm việc tự do. Các team nhóm dự án từ 2 – 5 người.
Lợi ích	Nhằm hỗ trợ tối đa dịch vụ kế toán, thuế, marketing,… Được sử dụng các tiện ích như: máy in, camera, phòng họp,…	Không gian mở, năng động. Trao đổi dễ dàng, mở rộng network với các thành viên khác trong cùng không gian.
Không gian văn phòng	Không gian hiện đại, có thể trao đổi và làm việc dễ dàng.	Phải chia sẻ không gian của doanh nghiệp với các doanh nghiệp khác. Mất đi sự riêng tư, chính điều này cũng khiến giá thành của văn phòng này thấp hơn.

Một số lưu ý khi dùng dịch vụ văn phòng chia sẻ

Trước khi thuê văn phòng cần lưu ý những thông tin sau:

Kiểm tra xem văn phòng có ở cạnh đối thủ cạnh tranh không?
Văn hóa khi sử dụng văn phòng chia sẻ
Kiểm tra không gian và chỗ ngồi có được sắp xếp sẵn hay chưa?
Kiểm tra bản đăng ký hợp đồng có linh hoạt không?

Văn Phòng chia sẻ là gì? Lợi ích khi thuê văn phòng chia sẻ

Hãy đảm bảo rằng văn phòng chia sẻ mà doanh nghiệp sẽ thuê đáp ứng được những yêu cầu sau đây:

Giá thuê: Giá thuê văn phòng chia sẻ bao gồm những gì, phải thanh toán những chi phí nào ngoài tiền thuê văn phòng là việc doanh nghiệp cần lưu ý đầu tiên khi thuê văn phòng chia sẻ.
Chất lượng hạ tầng: tình trạng trần, tường, sàn của văn phòng có hỏng hóc gì hay không; cách âm có tốt hay không; hành lang có đáp ứng giao thông trong văn phòng hay không; thang máy có vận hành tốt hay không; hầm để xe có đủ chỗ hay không,…
Chất lượng nội thất: văn phòng có được bố trí bàn, ghế, tủ có đầy đủ không, mới hay cũ, có hỏng hóc gì hay không; có được thay thế mới trong quá trình sử dụng hay không; có điều kiện bồi thường hay trách nhiệm như thế nào nếu có hỏng hóc trong quá trình sử dụng,…
Diện tích chung: một văn phòng chia sẻ tiêu chuẩn phải đảm bảo những diện tích chung được sử dụng ngoài văn phòng là gì: lễ tân, khu vực tiếp khách, phòng họp, nhà ăn….
Tiện ích: Văn phòng chia sẻ phải đảm bảo được các tiện ích thiết yếu cho khách thuê như tủ lạnh, lò vi sóngm bình nước nóng, lạnh; thiết bị hội họp, văn phòng phẩm….

Địa chỉ cho thuê văn phòng chia sẻ uy tín tại Hà Nội

ITALAND là nhà cung cấp văn phòng cho thuê, văn phòng chia sẻ tại Hà Nội được nhiều doanh nghiệp tin tưởng và sử dụng với những lý do sau:

Độ tin cậy: có hợp đồng mua sàn tại các địa điểm cho thuê văn phòng, cung cấp địa chỉ đăng ký văn phòng ảo thuộc diện tích sở hữu lâu dài, ổn định vị trí đăng ký kinh doanh cho khách hàng.
Độ ổn định: là đơn vị cung cấp và quản lý văn phòng cho thuê chuyên nghiệp, đang ngày một phát triển và mở rộng thị trường với tình hình tài chính lành mạnh.
Chi phí hợp lý: giá thuê văn phòng chia sẻ hợp lý. Chi phí đã bao gồm tất cả mọi thứ doanh nghiệp cần để hoạt động văn phòng.
Vận hành chuyên nghiệp: có đội ngũ nhân sự vận hành chuyên nghiệp, cùng đầy đủ các loại hình văn phòng cho thuê và dịch vụ đi kèm như phòng họp, Shared office, Full services với diện tích từ 10m2 – 200m2, sẵn sàng hỗ trợ nhanh chóng và tận tâm.
Địa điểm đẹp: Địa chỉ đăng ký kinh doanh văn phòng trọn gói được đặt tại các tòa nhà VP hạng A - B - C, đảm bảo cung cấp cơ sở vật chất Văn phòng và dịch vụ Văn phòng chất lượng tốt, hiện đại, chuyên nghiệp, sạch đẹp, quản lý trực tiếp, hỗ trợ khách hàng 24/7.
Tính linh hoạt: Khách hàng thuê văn phòng chia sẻ có thể tự do setup theo ý muốn trong văn phòng của mình, tự chủ về chi phí khi doanh nghiệp phát triển và cần thay đổi mô hình hoạt động. Hỗ trợ tối đa việc mở rộng diện tích cho doanh nghiệp nếu còn diện tích trống trong cùng một địa điểm.

Văn Phòng chia sẻ là gì? Lợi ích khi thuê văn phòng chia sẻ

Tất cả những lợi ích về văn phòng chia sẻ là gì đã cung cấp thông tin cần thiết giúp doanh nghiệp lựa chọn thuê văn phòng phù hợp nhất. Nếu còn thắc mắc hay đang băn khoăn không biết đâu là nơi phù hợp nhất cho công việc kinh doanh thì liên hệ ITALAND để được tư vấn miễn phí.