Đây là không gian văn phòng làm việc của Google, một không gian văn phòng mở. Trong những năm gần đây các công ty công nghệ và làm việc sáng tạo sử dụng không gian văn phòng mở ngày càng nhiều.
Thiết kế văn phòng mở là gì?
Văn phòng được bố trí theo không gian mở đơn giản là sự loại bỏ ngăn cách giữa không gian bên trong văn phòng, loại bỏ đi những bức tường trong văn phòng làm việc giúp văn phòng rộng rãi và thoáng đãng hơn. Trong một môi trường văn phòng mở sẽ không còn các phòng riêng biệt, không gian kín hoàn toàn mà thay vào đó các vị trí làm việc được bố trí chung với nhau. Tùy thuộc thiết kế mà sáng tạo sử dụng những tấm panel nhựa, bằng kính trong suốt hay được sáng tạo từ những chậu cây, bức tranh,…
Việc lược bỏ những bức tường hay rào chắn trong thiết kế văn phòng mở giúp cho nhân viên dễ dàng tương tác với nhau thường xuyên hơn, giảm thiểu việc làm việc riêng trong giờ làm của nhân viên. Nhưng đây có phải là xu thế và sự tối ưu?
Ưu điểm văn phòng làm việc mở
Đối với doanh nghiệp
- Tiết kiệm chi phí, thời gian xây dựng: Do loại bỏ hoặc giảm tối đa số lượng tường, vách ngăn, phòng riêng.
- Tiết kiệm chi phí nội thất, trang thiết bị: Do giảm bớt các phòng ban riêng biệt, sử dụng không gian chung nên sẽ giảm số lượng thiết bị văn phòng.
- Tiết kiệm chi phí bảo dưỡng, vệ sinh: Điều này cũng do giảm bớt số lượng thiết bị, nội thất.
- Dễ dàng tái cấu trúc: Văn phòng mở dễ điều chỉnh, dịch chuyển, nâng cấp, mở rộng, tái cấu trúc, bố trí lại tùy theo mục đích của doanh nghiệp. Vì thế nên linh hoạt, phù hợp với nhu cầu phát triển số lượng nhân sự.
- Dễ giám sát, quản lý nhân viên: Người lãnh đạo, quản lý có thể theo dõi nhân viên về giờ giấc làm việc, thái độ làm việc, nghỉ, vắng mặt,…
- Tối ưu ánh sáng tự nhiên, không khí tự nhiên: Văn phòng mở giảm tối đa không gian riêng, các góc chết, góc tối.
Đối với nhân viên
- Dễ dàng tương tác: Các nhân viên dễ tương tác, trao đổi thông tin, nhận lời khuyên và tư vấn cho nhau, nâng cao tình cảm đồng nghiệp.
- Linh hoạt: Rút ngắn được thời gian, công sức di chuyển giữa các nhân viên, các bộ phận khi cần trao đổi công việc. Giảm bớt sự phân cấp vì sử dụng chung một không gian, nhân viên có thể dễ dàng trao đổi với quản lý.
- Thúc đẩy sự phát triển và sáng tạo
- Cải thiện sức khỏe: Nhân viên được tiếp xúc nhiều với ánh sáng tự nhiên, không khí tự nhiên nên tốt cho sức khỏe, tinh thần làm việc thoải mái.
Nhược điểm của thiết kế văn phòng mở
Bên cạnh những lợi ích ở trên, văn phòng bố trí theo không gian mở còn tồn tại một số nhược điểm nhất định:
Đối với doanh nghiệp
Dễ phát sinh các vấn đề đạo đức, pháp lý: Điều này do văn phòng mở thiếu đi không gian riêng tư, việc thảo luận các thông tin mật liên quan đến khách hàng và đồng nghiệp bị tiết lộ.
Đối với nhân viên
- Dễ mắc một số bệnh: Vì không gian làm việc chung, ít yếu tố ngăn cách nên dễ phát sinh các bệnh liên quan đến đường hô hấp.
- Dễ mất tập trung: Nhân viên dễ mất tập trung do có nhiều tiếng ồn từ xung quanh (tiếng nói chuyện, họp hành, gọi điện,…) làm giảm hiệu quả làm việc. Đặc biệt là các bộ phận cần không gian yên tĩnh sẽ bị ảnh hưởng nhiều.
- Ít có sự riêng tư cá nhân: Nhân viên lúc nào cũng trong trạng thái căng thẳng vì cảm giác bị giám sát. Màn hình máy tính dễ bị người khác quan sát và thực sự không ai thích cả.
Đặc điểm của văn phòng không gian mở
Một không gian văn phòng làm việc mở thường sẽ có các đặc điểm cơ bản sau:
- Loại bỏ, giảm tối đa bức tường, vách ngăn, tường bao, cửa ra vào: Nhằm tạo ra không gian rộng lớn, thông thoáng hơn, văn phòng mở sẽ loại bỏ tối đa các yếu tố ngăn cách như: tường, vách ngăn, tường bao, cửa ra vào,..
- Giảm tối đa số lượng phòng làm việc riêng, phòng kín: Phòng làm việc riêng, phòng kín chỉ được sử dụng cho những bộ phận cần sự chuyên nghiệp, tỉ mỉ, tập trung hoặc bảo mật cao như: kế toán, nội dung, nhân sự, chăm sóc khách hàng, bán hàng, phòng họp,…
- Sử dụng tấm panel, vách ngăn lửng, vách kính: Mặc dù cách thiết kế văn phòng mở khuyến khích sự thông thoáng, tuy nhiên, bạn vẫn cần ngăn cách không gian của một số phòng ban hoặc vị trí ngồi của nhân viên. Lúc này, panel, vách ngăn lửng, vách kính,… nên được đưa vào để thay thế các bức tường cao ngột ngạt.
- Nhân viên dễ dàng nhìn thấy nhau: Hình thức ngăn cách của văn phòng mở đến từ các vách ngăn, panel, vách kính,… nên các nhân viên có thể nhìn thấy nhau, biết đồng nghiệp đang làm gì và tiện trao đổi công việc với nhau dễ dàng hơn.
- Khoảng không gian chung chiếm diện tích lớn: Vì ít có không gian riêng tư nên trong văn phòng mở, hầu như toàn bộ là không gian chung. Ở đó, các nhân viên có thể cùng nhau làm việc và trao đổi thông tin khi cần thiết.
Mục đích sử dụng văn phòng không gian mở
Cho phép nhân viên giao tiếp hiệu quả hơn: Các bức tường ngăn cách bị phá bỏ, nhân viên dễ dàng giao tiếp, tương tác với nhau hơn. Từ đó, nâng cao được sự thấu hiểu, thân mật giữa đồng nghiệp trong công ty.
Nâng hiệu quả công việc, tiết kiệm chi phí doanh nghiệp: Làm việc trong không gian mở, nhân viên sẽ có thêm cảm hứng làm việc, tăng tính sáng tạo và khả năng đổi mới. Họ có thể trò chuyện, trao đổi, hợp tác, dễ nảy sinh ý tưởng mới và nâng cao hiệu suất làm việc. Không gian mở giúp tiết kiệm diện tích, không mất chi phí xây dựng cho bức tường, vách ngăn và giảm số lượng trang thiết bị nên cũng tiết kiệm hơn cho công ty.
Giảm thiểu làm việc riêng trong giờ làm: Vì không hoặc ít có bức tường, vách ngăn nên quản lý có thể dễ dàng giám sát, quản lý nhân viên làm việc. Các nhân viên cũng có ý thức tự giác làm việc hơn, không làm việc riêng, vi phạm kỷ luật công ty.
Hy vọng rằng qua bài viết này bạn đã hiểu rõ hơn khái niệm văn phòng mở là gì cũng như nắm được một lượng thông tin về mô hình văn phòng này.
