Chào bạn, ITALAND rất cảm ơn câu hỏi thực tế của doanh nghiệp về việc thuê văn phòng trọn gói có tính phí làm thêm ngoài giờ không và các chi phí liên quan.
Đây là một mối quan tâm hoàn toàn chính đáng, bởi nhiều công ty thường xuyên cần sử dụng văn phòng ngoài giờ hành chính khi nhân viên hay ban điều hành cần hoàn thành công việc gấp hoặc có lịch trình làm việc đặc thù. ITALAND xin được giải đáp chi tiết như sau:
Câu hỏi: Tôi muốn thuê văn phòng trọn gói. Vì tính chất công việc nên một số nhân viên thường xuyên làm việc ngoài giờ. Vậy khi thuê văn phòng trọn gói có tính phí làm việc ngoài giờ không? Nếu có thì chi phí được tính như thế nào?
Phản hồi: ITALAND xin chân thành cảm ơn doanh nghiệp đã gửi câu hỏi rất thiết thực. Trên thực tế, đây cũng là thắc mắc chung của nhiều đơn vị khi lựa chọn mô hình văn phòng trọn gói, nhất là trong bối cảnh nhu cầu linh hoạt về thời gian làm việc ngày càng tăng cao.
Văn phòng trọn gói (serviced office hoặc coworking space) là mô hình văn phòng hiện đại, được trang bị sẵn đầy đủ tiện ích từ nội thất, thiết bị văn phòng, wifi, điện nước, khu pantry, lễ tân cho đến không gian phòng họp. Doanh nghiệp chỉ cần ký hợp đồng là có thể sử dụng ngay mà không phải đầu tư chi phí ban đầu cho việc setup.
.png)
Mô hình này đặc biệt phù hợp với các công ty nhỏ, startup, freelancer hoặc doanh nghiệp cần mở văn phòng đại diện trong thời gian ngắn.
Tại Hà Nội, khách thuê có thể dễ dàng tìm thấy văn phòng trọn gói ở các khu vực trung tâm như: Hai Bà Trưng, Hoàn Kiếm, Thanh Xuân,… với nhiều mức giá linh hoạt theo từng phân khúc hạng A, B hoặc văn phòng giá rẻ.
Câu trả lời là CÓ thể có, tùy vào quy định của từng tòa nhà và gói thuê mà doanh nghiệp lựa chọn. Dưới đây là một số thông tin quan trọng cần lưu ý:
Phần lớn các văn phòng trọn gói tính giá thuê trọn gói trên đầu người, trong đó đã bao gồm các khoản như điện, nước, wifi và các tiện ích cơ bản. Tuy nhiên, chi phí này thường chỉ áp dụng cho giờ hành chính (thường từ 7h30 đến 18h00 từ thứ Hai đến thứ Sáu và đến 12h00 vào thứ Bảy).
.png)
Sau các khung giờ trên, hệ thống điều hòa trung tâm của tòa nhà sẽ tự động ngắt. Nếu doanh nghiệp tiếp tục sử dụng không gian làm việc nhưng không yêu cầu bật điều hòa thì không phát sinh thêm chi phí. Tuy nhiên, trong trường hợp cần sử dụng điều hòa ngoài giờ, sẽ có bảng phí riêng và thường không rẻ.
Có những đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng trọn gói quy định tính phí sử dụng văn phòng sau 19h00 kể cả khi không sử dụng điều hòa. Vì vậy, việc nắm rõ chính sách từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn về tài chính và vận hành.
Ngoài điện lạnh, còn một số khoản khác cần quan tâm:
.png)
Phòng họp: Thường được miễn phí trong số giờ nhất định mỗi tháng. Nếu sử dụng vượt thời lượng hoặc ngoài giờ hành chính, sẽ có phụ phí kèm theo. Việc đặt trước thời gian sử dụng phòng họp cũng là yêu cầu phổ biến.
In ấn – photocopy: Nhiều văn phòng trọn gói hỗ trợ miễn phí in trắng đen với số lượng giới hạn (ví dụ 300 trang/tháng). In màu hoặc vượt giới hạn có thể bị tính phí riêng.
Việc kiểm soát chi phí là ưu tiên hàng đầu của mọi doanh nghiệp, đặc biệt là khi sử dụng văn phòng trọn gói với nhu cầu làm việc ngoài giờ. Để tránh những khoản phát sinh không mong muốn, ITALAND có những khuyến nghị cụ thể giúp doanh nghiệp bạn tối ưu ngân sách một cách hiệu quả.
Làm rõ điều khoản hợp đồng ngay từ đầu: Xác định rõ khung giờ làm việc, chính sách ngoài giờ và các phụ phí nếu có.
Yêu cầu bảng giá chi tiết từ nhà cung cấp: Bao gồm chi phí ngoài giờ, điều hòa, in ấn, phòng họp, sử dụng khu pantry,...
Lựa chọn đối tác văn phòng có chính sách minh bạch: chúng tôi luôn đồng hành cùng khách hàng trong việc tìm kiếm, đàm phán và rà soát hợp đồng với các đơn vị cho thuê văn phòng uy tín, đảm bảo tối đa quyền lợi cho khách hàng.
.png)
Văn phòng trọn gói là giải pháp hiện đại, tiết kiệm và linh hoạt cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu có nhu cầu làm việc ngoài giờ thường xuyên, quý doanh nghiệp nên lưu ý kỹ về chính sách và chi phí phát sinh.
Làm việc ngoài giờ không còn là điều xa lạ trong môi trường doanh nghiệp hiện đại, đặc biệt với các công ty startup, doanh nghiệp công nghệ hoặc những giai đoạn nước rút của dự án.
Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp bạn đang hoặc sắp thuê văn phòng trọn gói, việc làm việc ngoài giờ cần được cân nhắc kỹ lưỡng để tránh phát sinh chi phí không mong muốn và đảm bảo hiệu quả sử dụng văn phòng. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng:
.png)
Phần lớn các tòa nhà văn phòng trọn gói quy định thời gian làm việc chính thức từ 7h30 – 18h00 (thứ 2 – thứ 6) và sáng thứ 7 đến 12h00. Ngoài khung giờ này, hệ thống điều hòa, thang máy, lễ tân hoặc các dịch vụ hỗ trợ khác có thể bị tắt hoặc hoạt động giới hạn.
Lưu ý: Một số tòa nhà sẽ tính phụ phí nếu bạn sử dụng các dịch vụ ngoài giờ như điều hòa, hệ thống chiếu sáng hoặc phòng họp.
Đây là chi phí phát sinh phổ biến nhất. Tại nhiều tòa nhà hạng A hoặc B, điều hòa trung tâm sẽ tự động ngắt sau 18h00. Nếu doanh nghiệp cần bật lại, bạn sẽ phải thanh toán phí vận hành riêng, tính theo giờ hoặc theo block thời gian cố định.
Một số văn phòng cho phép sử dụng ngoài giờ miễn phí, nhưng điều hòa không hoạt động lúc này bạn cần cân nhắc về trải nghiệm làm việc thực tế trong những ngày nóng hoặc các mùa cao điểm.
Sau giờ làm việc, tòa nhà có thể hạn chế người ra vào, chỉ cho phép những ai có thẻ từ cá nhân hoặc đăng ký trước. Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ quy trình này để tránh gián đoạn công việc khi cần làm việc muộn, đặc biệt nếu có người ngoài ghé qua (đối tác, khách hàng).
Lễ tân, IT hỗ trợ, bảo vệ, tạp vụ,... thường chỉ làm việc trong giờ hành chính. Nếu doanh nghiệp cần in ấn, nhận thư, chuẩn bị phòng họp hay tiếp khách ngoài giờ, cần xác nhận trước với nhà cung cấp về khả năng phục vụ.
.jpg)
Nhiều gói văn phòng trọn gói có bao gồm số giờ sử dụng phòng họp miễn phí trong tháng, nhưng không phải lúc nào cũng áp dụng ngoài giờ hành chính. Nếu bạn cần tổ chức họp nhóm, workshop hay phỏng vấn buổi tối, cần đặt trước và kiểm tra chi phí nếu vượt giờ miễn phí.
Khi ký kết hợp đồng thuê, bạn nên yêu cầu nhà cung cấp liệt kê cụ thể:
Việc này giúp bạn chủ động về kế hoạch làm việc, không bị bất ngờ khi có phát sinh chi phí.
Tại ITALAND, chúng tôi hiểu rằng sự linh hoạt về thời gian là yếu tố then chốt đối với nhiều doanh nghiệp hiện đại. Do đó, các đối tác văn phòng trọn gói mà ITALAND tư vấn đều có chính sách hỗ trợ làm việc ngoài giờ theo yêu cầu. Chúng tôi hỗ trợ khách hàng:
Lựa chọn những văn phòng có hệ thống vận hành 24/7, đáp ứng nhu cầu làm việc linh hoạt.
Tư vấn các điều khoản hợp đồng rõ ràng, minh bạch về phí dịch vụ và điều kiện sử dụng ngoài giờ.
Đồng hành trong suốt quá trình thuê và xử lý các vấn đề phát sinh nếu có liên quan đến việc sử dụng ngoài giờ.
Văn phòng trọn gói hoàn toàn có thể đáp ứng nhu cầu làm việc ngoài giờ nếu bạn lựa chọn đúng đơn vị cung cấp và làm rõ các điều khoản ngay từ đầu.
Với sự đồng hành của ITALAND, bạn sẽ không chỉ tìm được không gian làm việc lý tưởng mà còn được hỗ trợ toàn diện trong việc đàm phán và đảm bảo quyền lợi khi làm việc linh hoạt.
Liên hệ ITALAND ngay hôm nay để nhận tư vấn miễn phí và khám phá hệ thống văn phòng trọn gói phù hợp nhất với nhu cầu vận hành linh hoạt của doanh nghiệp bạn.
