Checklist quan trọng khi khảo sát và đánh giá văn phòng cho thuê

Hướng dẫn đánh giá tòa nhà văn phòng khi đi khảo sát thực tế

Việc xem và đánh giá văn phòng trước khi quyết định thuê là một bước khảo sát cực kỳ quan trọng, không chỉ đơn thuần là tìm kiếm địa điểm. Đây chính là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp bạn lựa chọn được không gian làm việc phù hợp nhất, tối ưu chi phí và đảm bảo hiệu quả vận hành dài hạn.

Để giúp quý doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện và đánh giá nhanh chóng, ITALAND đã tổng hợp một checklist chi tiết, phân chia thành 3 nhóm tiêu chí chính:

• Tổng quan về tòa nhà văn phòng cho thuê
• Đặc điểm của diện tích thuê
• Tiện ích và dịch vụ của tòa nhà

Trong phần này, chúng ta sẽ đi sâu vào nhóm tiêu chí đầu tiên: Đánh giá tổng quan về tòa nhà văn phòng cho thuê.

1. Đánh giá tổng quan tòa nhà trước khi thuê văn phòng

Khi bước vào khảo sát một tòa nhà văn phòng, hãy áp dụng ngay checklist dưới đây để có cái nhìn tổng thể và khách quan nhất:

Lời khuyên: Để đánh giá tính ổn định, chuyên nghiệp và tiềm năng của tòa nhà, bạn đừng ngần ngại hỏi kỹ về sơ đồ mặt bằng điển hình của các tầng, đồng thời yêu cầu cung cấp tên các doanh nghiệp đang thuê và quy mô vận hành (diện tích thuê) của họ tại từng tầng. Thông tin này sẽ giúp bạn hình dung rõ hơn về cộng đồng doanh nghiệp mà bạn sắp gia nhập.

2. Tiêu chí đánh giá diện tích thuê văn phòng trước khi quyết định

Khi khảo sát văn phòng cho thuê, việc đánh giá diện tích không chỉ dừng ở con số ghi trong hợp đồng. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lưỡng các yếu tố liên quan đến hình dáng mặt bằng, hệ thống kỹ thuật và khả năng khai thác sử dụng thực tế.

Dưới đây là các tiêu chí ITALAND khuyến nghị bạn nên chú ý:

Lời khuyên: Trước khi ký hợp đồng thuê văn phòng, nên yêu cầu mặt bằng hiện trạng, sơ đồ layout rõ ràng và thông tin bàn giao chi tiết để đánh giá mức độ đầu tư cần thiết ban đầu.

3. Tiêu chí đánh giá tiện ích, dịch vụ tòa nhà văn phòng trước khi thuê

Một tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp không chỉ cần hạ tầng ổn định mà còn phải đi kèm các dịch vụ kỹ thuật và tiện ích hỗ trợ đầy đủ. Dưới đây là những yếu tố doanh nghiệp nên kiểm tra khi khảo sát tòa nhà:

Lời khuyên: Một tòa nhà có đầy đủ tiện ích vận hành và tiện ích mở rộng không chỉ giúp tối ưu hiệu suất làm việc, mà còn nâng cao trải nghiệm nhân sự yếu tố quan trọng để giữ chân đội ngũ chất lượng.

Cách chấm điểm đánh giá tòa nhà văn phòng cho doanh nghiệp

Việc lựa chọn tòa nhà văn phòng không chỉ dựa vào cảm quan ban đầu mà cần có hệ thống tiêu chí rõ ràng để đánh giá mức độ phù hợp với nhu cầu sử dụng thực tế.

Nhằm hỗ trợ quá trình này, ITALAND giới thiệu bảng chấm điểm tổng quan một công cụ trực quan giúp doanh nghiệp dễ dàng so sánh giữa các tòa nhà đã khảo sát. Tham khảo bảng đánh giá theo thang điểm 5 sao cho từng tiêu chí chính:

Cách sử dụng bảng chấm điểm khi đi khảo sát văn phòng

Dựa trên tổng điểm đánh giá (tối đa 50 điểm), doanh nghiệp có thể phân loại mức độ phù hợp của tòa nhà như sau:

• Từ 40 - 50 điểm: Tòa nhà lý tưởng để cân nhắc ký hợp đồng thuê

• Từ 30 - 39 điểm: Nên kiểm tra kỹ mặt bằng và cân nhắc thương lượng thêm

• Dưới 30 điểm: Khó đáp ứng tốt yêu cầu vận hành trung dài hạn

Lời khuyên: Tùy thuộc vào đặc thù ngành nghề, quy mô nhân sự và mục tiêu phát triển, bạn có thể bổ sung thêm các tiêu chí phụ để tăng độ chính xác khi so sánh giữa các phương án thuê.

4 lý do doanh nghiệp không nên bỏ qua bước đánh giá tòa nhà văn phòng

Việc khảo sát và đánh giá tòa nhà văn phòng trước khi ký hợp đồng thuê không đơn thuần là bước thủ tục, mà là yếu tố chiến lược ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận hành, ngân sách, hình ảnh thương hiệu và trải nghiệm nhân sự.

Theo ITALAND là đơn vị tư vấn mặt bằng văn phòng chuyên nghiệp, doanh nghiệp chỉ nên ra quyết định thuê khi đã hoàn tất đầy đủ quy trình khảo sát và đánh giá các yếu tố quan trọng sau:

1. Chọn đúng mặt bằng phù hợp với mô hình hoạt động

Mỗi doanh nghiệp có một đặc điểm riêng về ngành nghề, quy mô nhân sự và cách thức tổ chức vận hành. Việc khảo sát thực tế giúp trả lời các câu hỏi thiết yếu:

• Diện tích mặt bằng có đáp ứng đúng nhu cầu hiện tại và kế hoạch mở rộng?

• Layout mặt bằng có phù hợp để chia tách các phòng ban, khu vực chức năng hay không?

• Hệ thống trần, sàn, ánh sáng và cửa sổ có đảm bảo môi trường làm việc hiệu quả và thoải mái?

Ví dụ cụ thể: Doanh nghiệp công nghệ thường ưu tiên không gian mở, trần cao, ánh sáng tự nhiên để tạo môi trường sáng tạo. Trong khi đó, doanh nghiệp tài chính hoặc tư vấn lại cần nhiều phòng họp riêng biệt, khu vực tiếp khách trang trọng và cách âm tốt.

2. Hạn chế tối đa phát sinh chi phí trong quá trình sử dụng

Bảng giá cho thuê mặt bằng chỉ phản ánh một phần bức tranh tài chính. Rất nhiều chi phí phát sinh không được thể hiện rõ ràng và chỉ có thể nhận biết thông qua khảo sát trực tiếp:

• Phí gửi xe máy, ô tô: có đủ chỗ? mức giá so với mặt bằng chung ra sao?

• Chi phí vận hành ngoài giờ: điều hòa trung tâm có hoạt động ngoài giờ không? tính phí thế nào?

• Điện, nước, dịch vụ vệ sinh: tách riêng theo đồng hồ hay gộp chung toàn sàn?

• Diện tích thuê thực tế: phần diện tích tính thuê có bao gồm khu kỹ thuật, sảnh chung, WC,…?

Bỏ qua bước khảo sát dễ khiến doanh nghiệp chịu chi phí cao hơn dự kiến hoặc gặp khó khăn khi vận hành thực tế.

3. Đảm bảo hình ảnh doanh nghiệp & trải nghiệm nhân sự

Tòa nhà văn phòng không chỉ là nơi làm việc, mà còn là “bộ mặt thương hiệu” của doanh nghiệp. Một không gian chuyên nghiệp, hiện đại sẽ:

• Gia tăng uy tín và độ nhận diện trong mắt đối tác, khách hàng

• Góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp, giữ chân nhân sự có năng lực

• Thể hiện vị thế và sự đầu tư nghiêm túc của ban lãnh đạo

Tòa nhà đạt chuẩn thường có thiết kế hiện đại, khu sảnh sang trọng, dịch vụ lễ tân chu đáo, cộng đồng khách thuê chất lượng (ví dụ như: Deloitte, AIA, Shopee, Tiki,…).

4. Tạo lợi thế khi đàm phán điều khoản thuê

Khi doanh nghiệp đã có thông tin thực tế về hiện trạng, điểm mạnh – điểm yếu của tòa nhà, quá trình đàm phán sẽ trở nên rõ ràng và hiệu quả hơn. Cụ thể:

• Có thể yêu cầu ưu đãi phù hợp như: miễn phí tiền thuê trong thời gian thi công, hỗ trợ chi phí nội thất

• Thương lượng các điều khoản ràng buộc như thời gian thanh toán, điều kiện chấm dứt hợp đồng, điều chỉnh giá thuê…

• Hạn chế tối đa rủi ro về pháp lý hoặc chi phí phát sinh trong quá trình sử dụng

Quyết định thuê văn phòng không nên chỉ dựa vào chi phí hay vị trí, mà cần dựa trên đánh giá tổng thể toàn bộ tòa nhà từ kiến trúc, tiện ích, dịch vụ đến khả năng đáp ứng nhu cầu vận hành dài hạn.

Việc xem và đánh giá văn phòng trước khi thuê là bước bắt buộc, giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, tránh rủi ro, nâng cao hiệu quả hoạt động và đảm bảo môi trường làm việc bền vững cho đội ngũ nhân sự.

Nếu bạn cần một checklist khảo sát văn phòng chi tiết hoặc gợi ý những mặt bằng văn phòng phù hợp với mô hình doanh nghiệp, hãy liên hệ ngay đội ngũ ITALAND để được tư vấn chuyên sâu.

Lưu ý quan trọng trước khi ký hợp đồng thuê văn phòng

Ký hợp đồng thuê văn phòng là bước cuối nhưng mang tính quyết định, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận hành và chi phí dài hạn của doanh nghiệp.

Với thời hạn hợp đồng phổ biến từ 2-5 năm, thậm chí lên đến 10 năm đối với các doanh nghiệp lớn, việc kiểm tra và rà soát kỹ từng điều khoản là yêu cầu bắt buộc để hạn chế rủi ro pháp lý và các chi phí phát sinh sau này.

Dưới đây là checklist các hạng mục cần lưu ý trước khi ký hợp đồng thuê văn phòng, do đội ngũ ITALAND tổng hợp từ kinh nghiệm thực tiễn:

Lời khuyên: Trước khi đặt bút ký hợp đồng thuê văn phòng, bạn nên yêu cầu nhận bản dự thảo trước ít nhất 3-5 ngày để có thời gian rà soát, đồng thời trao đổi với bộ phận pháp lý hoặc chuyên gia tư vấn để đảm bảo mọi điều khoản đều minh bạch, rõ ràng và có lợi cho doanh nghiệp.

CÂU HỎI THƯỜNG GẶP

Quá trình khảo sát và đánh giá văn phòng trước khi ký hợp đồng thuê là bước quan trọng để đảm bảo doanh nghiệp lựa chọn đúng không gian làm việc phù hợp mô hình vận hành và tối ưu ngân sách.

Dưới đây là những câu hỏi phổ biến mà ITALAND thường nhận được từ khách hàng:

1. Nên đi khảo sát văn phòng vào thời điểm nào trong ngày?

Để đánh giá giao thông, khả năng vận hành tòa nhà và tiện ích nội khu, bạn nên đến khảo sát vào khung giờ cao điểm sáng (8h – 9h) và chiều (17h – 18h). Đây là thời điểm phản ánh đúng tình trạng thang máy, bãi gửi xe, mật độ người ra vào và khả năng vận hành chung của tòa nhà.

2. Có nên khảo sát nhiều tòa nhà văn phòng trong một ngày?

Bạn nên giới hạn khảo sát tối đa 2-3 tòa nhà mỗi buổi, tránh đi quá nhiều sẽ dẫn đến quá tải thông tin và khó so sánh chính xác. Quan trọng là dành đủ thời gian để đánh giá từng mặt bằng, trao đổi chi tiết với đơn vị cho thuê và ghi chú đầy đủ cho việc tổng hợp sau khảo sát.

3. Làm sao biết diện tích văn phòng có phù hợp nhu cầu sử dụng?

• Trung bình cần 5-6m² sử dụng thực tế/ người, tùy theo mô hình làm việc mở hay truyền thống.

• Cân nhắc diện tích cho các khu chức năng như tiếp khách, phòng họp, pantry...

• Yêu cầu rõ diện tích Net (sử dụng) và tỷ lệ Net/ Gross, tránh tính sai chi phí thuê thực tế.

• Nên yêu cầu bản vẽ layout mặt bằng để dễ dàng tính toán, thiết kế nội thất và lên phương án vận hành sau này.

4. Nếu diện tích văn phòng thay đổi sau vài tháng thì xử lý thế nào?

Nếu doanh nghiệp có kế hoạch mở rộng hoặc thu hẹp quy mô nhân sự trong 6 - 12 tháng tới, hãy ưu tiên thuê văn phòng tại các tòa nhà có khả năng chia nhỏ hoặc ghép sàn linh hoạt.

Một số tòa cho phép điều chỉnh diện tích nếu thông báo trước theo điều khoản hợp đồng. ITALAND sẽ hỗ trợ bạn thương lượng và lên phương án dự phòng phù hợp.

Đơn vị hỗ trợ khảo sát, cho thuê văn phòng uy tín tại Hà Nội?

ITALAND là công ty tư vấn chuyên sâu trong lĩnh vực cho thuê văn phòng tại Hà Nội, đồng hành cùng hàng nghìn doanh nghiệp trong việc:

• Tư vấn tòa nhà phù hợp theo diện tích, ngân sách và vị trí mong muốn

• Lên lịch khảo sát, cung cấp bảng so sánh chi tiết các phương án

• Đàm phán hợp đồng, tối ưu giá thuê và điều kiện bàn giao

• Đồng hành miễn phí từ lúc khảo sát đến khi ký kết & bàn giao mặt bằng

Liên hệ ngay với ITALAND để được tư vấn miễn phí và nhận các phương án mặt bằng văn phòng phù hợp nhất với chiến lược phát triển của doanh nghiệp bạn.

• Hotline: 0915169936
• Email: batdongsanita@gmail.com
• Facebook: https://www.facebook.com/ITALAND
• Website: italand.vn
• Youtube: https://www.youtube.com/@bschothueita2314/featured