Phí ngoài giờ là khoản phụ phí được tính khi một công ty thuê văn phòng sử dụng không gian làm việc sau thời gian làm việc chính thức quy định tại tòa nhà.
Thời gian làm việc chính thức thường được quy định bởi các tòa nhà văn phòng từ 8h00 đến 18h00, từ thứ 2 đến thứ 6, và từ 8h00 đến 12h00 vào thứ 7. Thời gian làm việc cụ thể này thường dựa trên các quy định của pháp luật về lao động.
.jpg)
Tuy nhiên, có thể có sự biến động tùy thuộc vào quy định cụ thể của từng tòa nhà, điều này thường được thỏa thuận rõ trong hợp đồng giữa bên cho thuê và bên cho thuê văn phòng.
Nếu doanh nghiệp làm việc ngoài giờ quy định trong hợp đồng, thời gian làm việc sau khung giờ chính thức sẽ được xem là làm việc ngoài giờ và do đó, khách thuê sẽ phải trả thêm phí theo quy định của tòa nhà.
Phương thức tính phí ngoài giờ tại các toà nhà hạng A, B, C thường bao gồm một số chi phí như: tiền điện ngoài giờ, chi phí vệ sinh, chi phí gửi xe, cùng với tiền lương cho nhân viên tòa nhà trong thời gian làm thêm giờ.
Phương thức tính phí làm thêm giờ có thể thay đổi tùy thuộc vào loại văn phòng mà khách thuê sử dụng:
Tính theo văn phòng: Phí làm thêm giờ được tính dựa trên số lượng văn phòng sử dụng trong khoảng thời gian ngoài giờ.
Tính theo diện tích thuê: Phương thức này tính phí dựa trên diện tích mà khách hàng thuê trong khoảng thời gian làm thêm giờ.
Tính theo thiết bị sử dụng: Phương thức này quy định phí làm thêm giờ tùy thuộc vào việc sử dụng các thiết bị, tiện ích trong văn phòng.
Mỗi toà nhà văn phòng có thể áp dụng một phương thức tính giá khác nhau tùy thuộc vào chính sách cụ thể và tiện ích mà họ cung cấp.
Hiện nay, một trong những cách phổ biến để xác định phí ngoài giờ cho việc sử dụng văn phòng là tính theo đơn vị thời gian trong hợp đồng thuê văn phòng. Phương thức này giúp đảm bảo sự minh bạch và dễ dàng quản lý chi phí của doanh nghiệp.
(1).png)
Trong nhiều trường hợp, các chi phí này thường được đặt trước và được xác định cụ thể trong hợp đồng cho thuê văn phòng. Ví dụ minh họa cho phương thức tính phí ngoài giờ này có thể được mô tả như sau:
Ví dụ thực tế: Trong một hợp đồng cho thuê văn phòng, hai bên đã thỏa thuận về một mức phí cố định cho việc sử dụng văn phòng ngoài giờ hành chính. Điều này có thể được thể hiện như sau:
Mức phí cố định: Phí ngoài giờ là 150.000 VND mỗi giờ cho mỗi văn phòng sử dụng.
Điều kiện sử dụng: Chi phí này được áp dụng khi và chỉ khi văn phòng được sử dụng sau giờ hành chính, theo quy định của doanh nghiệp.
Thời gian áp dụng: Phí ngoài giờ này được áp dụng từ thời điểm văn phòng đóng cửa sau giờ làm việc chính thức đến thời điểm mở cửa vào buổi sáng hôm sau.
Phương thức này không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý chi phí một cách hiệu quả mà còn đảm bảo sự công bằng trong việc tính toán chi phí dựa trên thời gian sử dụng cụ thể của văn phòng. Đồng thời, nó cũng tạo ra sự minh bạch và sự hiểu biết rõ ràng giữa các bên ký kết hợp đồng.
Trong quá trình quản lý văn phòng, việc tính phí ngoài giờ dựa vào diện tích thuê là một phương pháp linh hoạt và công bằng. Toà nhà sẽ xác định mức phí ngoài giờ dựa trên số mét vuông (m2) của văn phòng mà công ty đang thuê.
.jpg)
Điều này giúp đảm bảo rằng chi phí này sẽ được áp dụng theo mức độ sử dụng thực tế của không gian làm việc.
Để tính toán chi phí ngoài giờ, công thức cơ bản là:
Chi phí ngoài giờ = Phí ngoài giờ/ m2/ giờ × Tổng diện tích thuế × Số giờ làm thêm
Ví dụ cụ thể: Nếu phí ngoài giờ được xác định là 0.05 USD/ m2/ giờ, và công ty thuê 250m2 văn phòng làm việc, làm thêm 3 giờ, thì chi phí ngoài giờ sẽ là:
0.05 USD/ m2/ giờ × 250m2 × 3 giờ = 37.5 USD
Mức phí này có thể được điều chỉnh tùy thuộc vào các yếu tố như diện tích thuê và thời gian làm thêm. Ví dụ, có thể thương lượng hoặc cố định mức giá khác nhau cho các khách hàng có diện tích thuê khác nhau. Dưới đây là một ví dụ về cách mức phí có thể thay đổi:
Điều này giúp tối ưu hóa tính linh hoạt trong việc quản lý chi phí ngoài giờ và tạo điều kiện cho sự hợp tác linh hoạt giữa chủ sở hữu toà nhà và người thuê văn phòng.
Một số toà nhà văn phòng áp dụng chính sách tính phí ngoài giờ dựa trên thiết bị sử dụng tại văn phòng. Trong số đó, một yếu tố quan trọng được xem xét là việc sử dụng máy điều hòa, chủ yếu là FCU – Fan Coil Unit (hay còn được gọi là họng điều hòa).
Quy định cụ thể về cách tính này thường là số tiền phải trả cho mỗi họng điều hòa được sử dụng trong mỗi giờ làm việc ngoài giờ. Ví dụ, một số toà nhà có thể áp dụng mức giá như 10 USD cho mỗi FCU mỗi giờ sử dụng.
(1).png)
Cách tính phí này mang lại lợi ích cho những doanh nghiệp ít sử dụng văn phòng ngoài giờ, vì họ có thể hưởng lợi từ việc không phải trả thêm chi phí ngoài giờ. Ngược lại, đối với các công ty thường xuyên hoặc có nhu cầu sử dụng máy móc và thiết bị liên tục 24/7, họ sẽ phải chịu phí phụ thu.
Tuy nhiên, đáng chú ý là không phải tất cả các toà nhà đều áp dụng chính sách tính phí ngoài giờ dựa trên thiết bị, và có những toà nhà không tính phí ngoài giờ tùy thuộc vào quy định cụ thể của từng toà nhà hoặc qua quá trình đàm phán và thương lượng giữa chủ sở hữu và doanh nghiệp.
Do đó, nhiều doanh nghiệp có thể linh hoạt làm việc vào các khung giờ muộn, thậm chí cuối tuần mà không gặp phải chi phí bổ sung. Đặc biệt, ở một số tòa nhà cụ thể, việc làm việc ngoài giờ mà không sử dụng máy lạnh có thể không bị tính phí.
Trong lĩnh vực cho thuê văn phòng, đặc thù của việc tính phí ngoài giờ thường được quyết định dựa trên hạng mức chất lượng của toà nhà. Ở mức hạng A và B, nơi mà chất lượng cao cấp là ưu tiên hàng đầu, phí ngoài giờ thường là một yếu tố quan trọng.
Các toà nhà hạng A, B thường xuyên áp dụng chính sách thu phí ngoài giờ. Điều này xuất phát từ việc chúng đầu tư vào hệ thống điều hoà, thông gió, và chiếu sáng trung tâm mà bao phủ toàn bộ sàn hoặc tầng văn phòng.
Không lắp đặt riêng lẻ từng khu vực khiến cho khi một phần làm việc ngoài giờ, toàn bộ hệ thống vẫn phải hoạt động để duy trì điều kiện cho khu vực văn phòng.
Vì vậy, việc tính phí ngoài giờ là cần thiết để đảm bảo chi phí duy trì không gian làm việc chất lượng cao, đồng thời khuyến khích việc sử dụng văn phòng một cách hiệu quả.
Ở mức hạng C, các văn phòng thường có nhiều sự linh hoạt hơn trong việc áp dụng hay không áp dụng phí ngoài giờ. Toà nhà nhỏ thường lựa chọn cài đặt hệ thống điều hoà cục bộ và có đồng hồ điện riêng tại từng văn phòng.
Khi doanh nghiệp làm việc ngoài giờ, hệ thống điều hoà và điện năng sẽ được tính riêng theo đồng hồ điện. Điều này mang lại sự linh hoạt và tính công bằng trong việc tính toán chi phí cho người thuê văn phòng.
Trong bối cảnh thị trường cho thuê văn phòng ngày càng cạnh tranh, việc thương lượng và đàm phán về mức phí ngoài giờ có thể là một phần quan trọng của quá trình kí kết hợp đồng. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể giảm bớt gánh nặng tài chính và tiết kiệm nguồn lực quan trọng.
Đối với ITALAND, việc cung cấp thông tin chi tiết về phí ngoài giờ là một phần quan trọng của dịch vụ, nhằm giúp các doanh nghiệp hiểu rõ và có những quyết định thông tin và hiệu quả nhất khi chọn lựa toà nhà văn phòng phù hợp.
Hy vọng rằng những thông tin này sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn được môi trường làm việc phù hợp và đồng thời giảm bớt gánh nặng về chi phí.
CÔNG TY CỔ PHẦN BẤT ĐỘNG SẢN ITA VIỆT NAM
