Công văn đề nghị giảm giá thuê văn phòng là văn bản chính thức được gửi từ doanh nghiệp đang thuê đến chủ sở hữu hoặc đơn vị quản lý tòa nhà, với mục đích yêu cầu điều chỉnh giảm giá thuê.
Loại công văn này thường được sử dụng khi doanh nghiệp gặp khó khăn tài chính, có sự thay đổi về nhu cầu sử dụng không gian, hoặc khi nhận thấy mức giá thuê hiện tại cao hơn so với mặt bằng chung của thị trường.
Nội dung chính của công văn sẽ trình bày rõ nguyện vọng và đưa ra các lý do thuyết phục để bên cho thuê cân nhắc miễn hoặc giảm giá. Mẫu công văn này có thể áp dụng cho mọi loại hình và ngành nghề doanh nghiệp.
|
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------------------------- ĐƠN XIN HỖ TRỢ TIỂN THUÊ VĂN PHÒNG Kính gửi:......................................................................................... ........................................................................................................................................................................ Nay tôi làm đơn này xin được hỗ trợ chi phí thuê nhà mà tôi đã đăng ký, vậy đề nghị..................................xem xét và giải quyết cho tôi, tôi thành thật cám ơn. Người làm đơn
Ký tên
|
Giá thuê văn phòng thường được xác lập từ đầu và ghi rõ trong hợp đồng thuê giữa các bên. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều yếu tố khách quan có thể ảnh hưởng đến khả năng chi trả của bên thuê, như tình hình tài chính khó khăn, thiên tai, dịch bệnh, hay sự chênh lệch so với mặt bằng giá chung.
Khi đó, doanh nghiệp có thể soạn công văn gửi đến bên cho thuê để đề xuất điều chỉnh mức giá cho phù hợp. Thông thường, công văn đề nghị giảm giá thuê được sử dụng trong ba trường hợp phổ biến:
Thứ nhất, khi doanh nghiệp gặp khó khăn về tài chính do thị trường biến động hoặc hoạt động kinh doanh suy giảm, việc xin giảm giá thuê giúp tối ưu chi phí vận hành và duy trì hoạt động ổn định.
Thứ hai, trong bối cảnh bất khả kháng như dịch bệnh, thiên tai các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu, nguồn lực và khả năng duy trì văn phòng hiện tại, công văn đề nghị giảm giá thuê là biện pháp hợp lý để giảm gánh nặng tài chính.
Thứ ba, nếu doanh nghiệp nhận thấy mức giá thuê hiện tại không còn phù hợp với giá trị thực tế của văn phòng, hoặc cao hơn mặt bằng chung khu vực, công văn đề nghị điều chỉnh giá là cơ sở để thương lượng lại.
Việc đưa ra số liệu so sánh, đánh giá chất lượng mặt bằng, tiện ích đi kèm hay hạn chế về vị trí cũng giúp tăng tính thuyết phục. Dù thuộc trường hợp nào, công văn cần được trình bày rõ ràng, thể hiện thiện chí hợp tác và lập luận có cơ sở để giúp bên cho thuê cân nhắc và ra quyết định phù hợp.
Một công văn đề nghị giảm giá thuê mặt bằng cần được soạn thảo đầy đủ và chỉn chu về mặt hình thức lẫn nội dung. Văn bản này không chỉ thể hiện thiện chí hợp tác của bên thuê mà còn là cơ sở để thương lượng lại các điều khoản phù hợp với tình hình thực tế.
Dưới đây là những thành phần không thể thiếu trong một công văn tiêu chuẩn:
Mở đầu công văn cần có quốc hiệu, tiêu ngữ và thông tin về địa điểm, thời gian ban hành văn bản. Tiếp theo là tên của cơ quan ban hành công văn, số hiệu văn bản và tên đơn vị, cá nhân nhận công văn.
Phần nội dung chính phải nêu rõ họ tên người gửi, căn cước công dân, địa chỉ liên hệ và các thông tin liên quan đến hợp đồng thuê mặt bằng hiện hành.
Sau đó, cần trình bày cụ thể lý do đề nghị giảm giá, có thể liên quan đến khó khăn tài chính, tình hình kinh doanh bị ảnh hưởng, hoặc mức giá thuê hiện tại không còn phù hợp với mặt bằng chung thị trường. Những dẫn chứng, số liệu kèm theo sẽ giúp tăng tính thuyết phục.
Một yếu tố quan trọng là đề xuất cụ thể về mức giảm giá: có thể đưa ra con số cụ thể (ví dụ giảm 5 triệu đồng/tháng), hoặc tỷ lệ phần trăm (giảm 10-15% so với mức giá thuê hiện tại).
Nếu có bất kỳ điều khoản đi kèm nào như thời hạn áp dụng mức giảm, điều kiện thanh toán mới hoặc đề xuất hỗ trợ khác, bạn nên ghi rõ để hai bên dễ dàng thương lượng. Cuối công văn là phần ký tên, đóng dấu (nếu là doanh nghiệp) để xác nhận tính pháp lý và cam kết từ bên gửi công văn.
Việc soạn thảo một công văn đề nghị giảm giá thuê văn phòng đúng chuẩn không chỉ giúp doanh nghiệp thể hiện thiện chí hợp tác mà còn tạo cơ sở rõ ràng để thương lượng với bên cho thuê.
Để hỗ trợ bạn dễ dàng hơn trong quá trình xử lý, dưới đây là mẫu công văn phổ biến, được Italand tổng hợp và cập nhật theo thực tiễn mới nhất:
|
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
-------------------------------------- ĐƠN XIN HỖ TRỢ TIỀN VĂN PHÒNG Kính gửi: ………………………………………………………………………………………………. Tôi tên là: …………………………………………… Sinh năm:……………………………………… CMND/CCCD số: ……………do Công an ………………….cấp ngày …………………………….... Hộ khẩu thường trú: …………………………………………………………………………………… Chỗ ở hiện tại: …………………………………………………………………….……………………………..………..……..… Là đại diện của công ty ………………………………. đang thuê văn phòng tại địa chỉ:…………… theo hợp đồng thuê số………../………. đã ký ngày …… /………… /…………. Lí do xin hỗ trợ giảm tiền thuê nhà:
Do ảnh hưởng của biến động kinh tế trong nước và thế giới, nhiều ngành nghề bị sụt giảm doanh thu, chi phí vận hành tăng cao, khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc duy trì mức chi phí thuê cũ.
Nay tôi làm đơn này xin được hỗ trợ giảm chi phí thuê văn phòng. Rất mong được …………………. xem xét để giúp đỡ chúng tôi vượt qua giai đoạn khó khăn này. Tôi xin chân thành cảm ơn. NGƯỜI LÀM ĐƠN
(Ký và ghi rõ họ tên)
|
|
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
---------------------------------------- ĐƠN XIN GIẢM TIỀN THUÊ VĂN PHÒNG Kính gửi: Ông/Bà ……………………………………………………………………..…………………………. Tôi tên là: …………………………………………… Sinh năm: ……………………………………………….. CMND/CCCD số: ……………do Công an ………………….cấp ngày ………….……………………………. Hộ khẩu thường trú: ……………………………………………………………………………………………… Chỗ ở hiện tại: …………………………………………………………………….………………………………. Là đại diện của công ty ………………………………. đang thuê văn phòng tại địa chỉ:…………… theo hợp đồng thuê số………../………. đã ký ngày …… /………… /…………. Tôi làm đơn này xin trình bày với ông/bà …………………… như sau: Theo hợp đồng thuê đã ký, công ty chúng tôi đang sử dụng văn phòng với diện tích và chi phí cố định là 15.000.000 đồng/tháng, thanh toán theo chu kỳ 3 tháng. Tuy nhiên, trong thời gian gần đây, công ty đã chuyển đổi mô hình hoạt động, tăng cường làm việc từ xa và tối ưu nhân sự tại văn phòng. Việc này dẫn đến sự thay đổi đáng kể trong nhu cầu sử dụng không gian, khiến chi phí thuê hiện tại trở nên không còn phù hợp với tình hình vận hành. Vì vậy, tôi kính đề nghị Quý Ông/Bà xem xét hỗ trợ giảm giá thuê mặt bằng để giúp doanh nghiệp tiếp tục duy trì hoạt động hiệu quả. Mức đề nghị là giảm 20%, tương ứng 12.000.000 đồng/tháng. Chúng tôi xin cam kết sẽ thực hiện đầy đủ nghĩa vụ tài chính đúng thời hạn và tiếp tục hợp tác lâu dài nếu được hỗ trợ trong giai đoạn hiện tại. Tài liệu đính kèm: Báo cáo doanh thu 3 tháng gần nhất của công ty. Rất mong nhận được sự đồng thuận và hỗ trợ từ Quý Ông/Bà. Tôi xin trân trọng cảm ơn! NGƯỜI LÀM ĐƠN
(Ký và ghi rõ họ tên)
|
|
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
----------------------------------- CÔNG VĂN ĐỀ NGHỊ GIẢM GIÁ THUÊ MẶT BẰNG
Số: …/CV
Hồ Chí Minh, ngày…..tháng….năm….. – Công văn này đề nghị xem xét giá thuê xưởng, lô đất khu công nghiệp. Kính gửi: Công ty/Ban quản lý/Chủ đầu tư/Chủ sở hữu Công ty: ……………………………………………………………………………………………………… Mã số thuế: …………………………………………………………………………………………………… Địa chỉ trụ sở: ………………………………………………………………………………………………… Người đại diện: ………………………………………………………………………………………………. Số điện thoại: ……………………………………. Email: ………………………….……………………… Chúng tôi đã nghiên cứu rõ tình hình thị trường cũng như nhu cầu của mình để gửi tới quý công ty văn bản nội dung sau: Chúng tôi hiện đang sử dụng lô đất, nhà xưởng số … , tại địa chỉ …………………. theo Hợp đồng số … ký ngày …/…/….. Chúng tôi đã thực hiện thanh toán hết kỳ 1 của năm … vào ngày …/…/… theo Ủy nhiệm chi số ………. Hiện nay, do ảnh hưởng của dịch bệnh nguy hiểm Covid-19, tình hình tài chính cả nước đều bị thiệt hại nghiêm trọng. Công ty chúng tôi là một trong những lĩnh vực kinh doanh mà nhà nước yêu cầu tạm ngừng hoạt động. Tuy nhiên, chỉ đạo phòng chống dịch này chưa được đưa ra thời hạn chấm dứt rõ ràng. Do vậy, khả năng cao công ty chúng tôi chưa thể tiếp tục hoạt động trong thời gian sắp tới. Với những khó khăn nêu trên, chúng tôi kính đề nghị nhận được sự hỗ trợ từ phía Công ty/Ban quản lý bằng các biện pháp trực tiếp như miễn/giảm giá thuê mặt bằng cũng như các chi phí liên quan. Rất mong đề nghị được xem xét và phản hồi từ đơn vị, xin trân trọng cảm ơn!
|
Trong bối cảnh thị trường cho thuê văn phòng thường xuyên có những biến động, việc đàm phán để giảm tiền thuê có thể là một giải pháp then chốt giúp doanh nghiệp giảm bớt gánh nặng tài chính. Để đạt được kết quả tốt nhất, bạn cần có một chiến lược đàm phán hiệu quả.
Dưới đây là những mẹo quan trọng giúp bạn tự tin hơn khi trao đổi với chủ cho thuê:
Việc xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, thiện chí và đáng tin cậy với chủ cho thuê đóng vai trò nền tảng trước khi bước vào bất kỳ cuộc đàm phán nào. Trước khi nêu ra mong muốn giảm giá, hãy thể hiện thái độ hợp tác, lịch sự trong giao tiếp và minh bạch trong trao đổi.
Doanh nghiệp cần cho thấy rằng mình là một khách thuê có trách nhiệm: đúng hạn thanh toán, sử dụng mặt bằng văn minh, và giữ gìn tài sản tốt.
Chủ cho thuê thường có xu hướng ưu tiên giữ lại những khách hàng ổn định, có thiện chí, hơn là mạo hiểm tìm khách mới giữa thị trường biến động. Đây chính là điểm tựa đầu tiên để bạn có thể bắt đầu cuộc thương lượng một cách thuận lợi.
Việc nắm rõ thông tin thị trường là chìa khóa vàng trước khi bạn soạn thảo công văn đề nghị giảm tiền thuê hay bước vào bất kỳ cuộc đàm phán nào. Bạn cần dành thời gian tìm hiểu thật kỹ lưỡng các thông tin cụ thể như:
Giá thuê trung bình của các tòa nhà văn phòng có cùng hạng, cùng tiện ích và vị trí tương tự trong khu vực.
Mức giá thuê phổ biến trong chính khu vực mà văn phòng của bạn đang tọa lạc.
Các chi phí khác đi kèm (phí dịch vụ, phí gửi xe, VAT, v.v.) tại các tòa nhà lân cận để có cái nhìn toàn diện.
Việc thu thập đầy đủ và chính xác những dữ liệu này sẽ cung cấp cho bạn một cơ sở vững chắc để đàm phán. Nó không chỉ giúp bạn đề xuất một mức giá hợp lý và có căn cứ mà còn cho thấy bạn là một bên thuê nghiêm túc, am hiểu thị trường, từ đó tăng khả năng thuyết phục chủ cho thuê chấp nhận yêu cầu của mình.
Để cuộc đàm phán về giá thuê diễn ra suôn sẻ, việc nắm bắt tâm lý của chủ cho thuê là yếu tố then chốt. Hãy tinh ý quan sát những chi tiết nhỏ nhất trong thái độ, lời nói, hay cử chỉ của họ. Từ đó, bạn có thể nhận biết liệu họ có đang lưỡng lự hay cân nhắc về đề nghị giảm giá thuê của mình hay không.
Thông thường, các chủ tòa nhà văn phòng luôn ưu tiên tìm kiếm những khách thuê lâu dài và ổn định. Bởi lẽ, quá trình tìm kiếm một khách thuê mới phù hợp thường tốn kém cả về thời gian và chi phí.
Hiểu rõ tâm lý này, bạn hoàn toàn có thể sử dụng đây làm lợi thế đàm phán. Hãy mạnh dạn đề xuất ký kết hợp đồng thuê dài hạn hơn để đổi lấy một mức giá thuê ưu đãi hơn.
Bài viết trên đã tổng hợp các mẫu công văn đề nghị giảm giá thuê văn phòng mới nhất, cùng những mẹo hữu ích giúp bạn áp dụng linh hoạt vào quá trình đàm phán. Đừng quên theo dõi Italand để cập nhật thêm nhiều kiến thức chuyên sâu về thị trường văn phòng cho thuê!
