Tìm kiếm mặt bằng văn phòng không đơn thuần là lựa chọn một vị trí phù hợp, mà còn là quyết định chiến lược ảnh hưởng trực tiếp đến vận hành, ngân sách và hình ảnh doanh nghiệp trong dài hạn.
Hiểu rõ điều đó, Italand đã xây dựng quy trình thuê văn phòng tối ưu gồm 5 bước, đúc kết từ kinh nghiệm thực tiễn khi đồng hành cùng hàng trăm doanh nghiệp tại Hà Nội. Quy trình này giúp đảm bảo mọi quyết định thuê đều hiệu quả, minh bạch và bền vững.
Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là đơn vị khởi nghiệp hoặc mới mở rộng thị trường, thường gặp khó khăn trong việc xác định diện tích, vị trí và ngân sách thuê văn phòng phù hợp.
Italand hỗ trợ khách hàng đánh giá mô hình hoạt động, cơ cấu nhân sự và định hướng phát triển để đề xuất diện tích, mô hình không gian và vị trí thuê phù hợp theo từng ngành nghề.
.jpg)
Đồng thời, chúng tôi tư vấn chi tiết khung ngân sách thuê thực tế, bao gồm đơn giá, phí dịch vụ, thuế VAT và các khoản chi phí phát sinh khác, giúp doanh nghiệp chủ động và kiểm soát tốt chi phí ngay từ đầu.
Ngay sau khi tiếp nhận thông tin và yêu cầu từ phía doanh nghiệp, Italand tiến hành rà soát cơ sở dữ liệu văn phòng để lựa chọn các mặt bằng trống phù hợp nhất với tiêu chí đặt ra.
Các phương án được tổng hợp thành báo giá chi tiết, bao gồm đầy đủ hình ảnh thực tế, diện tích còn trống, mức giá thuê, điều kiện bàn giao và các chi phí liên quan như phí dịch vụ, VAT, chi phí gửi xe hoặc phí làm việc ngoài giờ.
Trước bước này, để quá trình tìm kiếm diễn ra nhanh chóng và chính xác, doanh nghiệp cần chủ động xác định rõ những tiêu chí thuê quan trọng, đảm bảo phù hợp với định hướng chiến lược, mô hình tổ chức và khả năng tài chính hiện tại.
Về diện tích thuê, doanh nghiệp nên tính toán dựa trên số lượng nhân sự hiện tại và dự kiến mở rộng trong 1 - 3 năm tới. Với mô hình văn phòng truyền thống, diện tích lý tưởng dao động từ 6 đến 8 mét vuông mỗi người. Trong khi đó, với văn phòng mở hoặc linh hoạt, chỉ tiêu có thể giảm, phù hợp với doanh nghiệp sáng tạo, khởi nghiệp.
Xét đến vị trí địa lý, các doanh nghiệp có nhu cầu giao dịch, tiếp khách thường xuyên nên ưu tiên khu vực trung tâm như: Hoàn Kiếm, Ba Đình hoặc Cầu Giấy.
Trong khi đó, những công ty quy mô lớn, có bộ máy vận hành nội bộ hoặc cần tối ưu ngân sách nên xem xét các quận ven như: Nam Từ Liêm, Bắc Từ Liêm hay Hà Đông nơi có nhiều dự án văn phòng mới với mức giá cạnh tranh hơn.
Về ngân sách thuê, cần tính toán toàn bộ chi phí sử dụng thực tế bao gồm giá thuê niêm yết, thuế VAT, phí dịch vụ hàng tháng, chi phí điện điều hòa, gửi xe, sử dụng ngoài giờ…
Tất cả các yếu tố này hợp thành tổng chi phí sử dụng văn phòng (TCO – Total Cost of Occupancy), giúp doanh nghiệp chủ động lập ngân sách và hạn chế phát sinh ngoài dự kiến.
Doanh nghiệp cũng cần xác định rõ loại hình văn phòng mong muốn: từ văn phòng truyền thống đến văn phòng chia sẻ, văn phòng trọn gói hoặc Co-working space. Mỗi mô hình có lợi thế riêng, tương ứng với từng giai đoạn phát triển và quy mô tổ chức khác nhau.
Cuối cùng, tiêu chí về tiện ích và dịch vụ cũng cần được quan tâm kỹ lưỡng. Hệ thống điều hòa trung tâm, máy phát điện dự phòng, an ninh 24/7, thang máy tốc độ cao, khu vực pantry chung, phòng họp chia sẻ hay lễ tân tòa nhà là những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm vận hành hàng ngày của đội ngũ nhân sự.
Italand tổng hợp tất cả các yếu tố trên trong báo giá gửi khách hàng, đảm bảo minh bạch, dễ so sánh và thuận tiện cho việc ra quyết định lựa chọn văn phòng mục tiêu.
Italand không chỉ cung cấp báo giá, mà đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc phân tích từng lựa chọn mặt bằng. Chúng tôi đánh giá cụ thể theo các tiêu chí: chi phí vận hành (TCO), tiềm năng mở rộng, khả năng cải tạo không gian, chính sách cho thuê và tác động đến hình ảnh thương hiệu.
Dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực, bao phủ hơn 95% tòa nhà văn phòng hạng A, B, C và các mô hình văn phòng linh hoạt tại Hà Nội. Các phương án được phân loại rõ ràng theo mục tiêu tổ chức: ổn định – mở rộng – tiết kiệm – định vị thương hiệu.
Italand cam kết:
Tư vấn theo tổng chi phí vận hành thực tế, không chỉ dựa trên giá niêm yết. Với cùng diện tích 200 m², hai tòa nhà có thể chênh lệch 5 - 7 triệu đồng/ tháng nếu xét đầy đủ chi phí.
So sánh chi tiết về tiện ích (thang máy, điều hòa, bảo trì, điện ngoài giờ), chính sách miễn phí thi công (2 - 4 tuần), thời hạn giữ chỗ, và mức độ linh hoạt trong gia hạn hợp đồng.
Ưu tiên các toà có hỗ trợ pháp lý nhanh, phù hợp doanh nghiệp cần vào hoạt động ngay hoặc đang chuẩn bị mở rộng.
Sau khi sàng lọc danh sách mặt bằng phù hợp, Italand tổ chức khảo sát thực tế để doanh nghiệp trực tiếp đánh giá không gian làm việc, hệ thống hạ tầng và môi trường xung quanh. Đây là giai đoạn then chốt để kiểm chứng tính khả thi của mỗi lựa chọn, vượt ra ngoài các thông số kỹ thuật trên giấy tờ.
Chuyên viên của chúng tôi đồng hành cùng khách hàng trong quá trình khảo sát, hỗ trợ làm việc trực tiếp với ban quản lý tòa nhà để xác minh điều kiện bàn giao, chi phí phát sinh và tiến độ đưa vào sử dụng.
Các yếu tố như ánh sáng tự nhiên, layout mặt bằng, khả năng cải tạo không gian và hiệu suất sử dụng sẽ được đánh giá thực tế tại hiện trường.
Toàn bộ quá trình được chuẩn hóa bằng hệ thống bảng đánh giá checklist định lượng, giúp khách hàng dễ dàng so sánh giữa các tòa nhà theo cùng tiêu chí: mức độ linh hoạt hợp đồng, hệ thống kỹ thuật, mức độ sẵn sàng cho thuê, kết nối giao thông và dịch vụ đi kèm.
Sau khảo sát, Italand tổng hợp ưu & nhược điểm từng phương án, thu hẹp danh sách xuống còn 1 - 2 lựa chọn chiến lược.
Đồng thời, chúng tôi chủ động cảnh báo các rủi ro tiềm ẩn trong hợp đồng như điều khoản tăng giá thuê định kỳ, chi phí ẩn, hay điều kiện chấm dứt sớm để khách hàng chuẩn bị cho giai đoạn đàm phán minh bạch và có lợi nhất.
Sau khi lựa chọn được mặt bằng mục tiêu, doanh nghiệp bước vào giai đoạn then chốt: đàm phán hợp đồng. Đây là bước mang tính quyết định, ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí vận hành dài hạn, tính linh hoạt sử dụng và mức độ an toàn pháp lý trong suốt thời gian thuê.
Italand đóng vai trò là đơn vị trung gian đáng tin cậy, hỗ trợ toàn diện quá trình thương lượng giữa doanh nghiệp và chủ đầu tư. Với kinh nghiệm làm việc cùng hơn 300 tòa nhà tại Hà Nội, chúng tôi giúp khách hàng rà soát và điều chỉnh các điều khoản hợp đồng theo hướng minh bạch, hợp lý và có lợi nhất cho bên thuê.
Các nội dung được tư vấn và kiểm tra bao gồm: giá thuê và thời hạn áp dụng (trong đó cần quy định rõ thời gian giữ giá cố định và cơ chế điều chỉnh theo CPI hoặc thị trường); chi tiết các khoản chi phí phát sinh ngoài đơn giá thuê như phí dịch vụ, điện điều hòa ngoài giờ, gửi xe, bảo trì thiết bị...
Bên cạnh đó, các điều kiện bàn giao cũng cần được làm rõ về hiện trạng thực tế, thời gian miễn phí thi công nội thất và quy định trách nhiệm nếu có thay đổi so với cam kết ban đầu.
Đối với trường hợp doanh nghiệp cần chấm dứt hợp đồng sớm, chúng tôi giúp khách hàng thương lượng điều khoản linh hoạt về thời gian thông báo và chi phí thanh lý, giảm thiểu rủi ro phát sinh.
Đồng thời, Italand tư vấn các điều khoản cam kết bảo mật thông tin, nghĩa vụ pháp lý và quyền lợi đôi bên theo quy định pháp luật hiện hành.
Trước khi ký kết, đội ngũ pháp lý của Italand sẽ rà soát toàn bộ hợp đồng theo checklist tiêu chuẩn, xác minh tư cách pháp lý của bên cho thuê, đảm bảo hợp đồng được ký bởi đại diện có thẩm quyền.
Trong trường hợp thời hạn thuê từ 6 tháng trở lên, chúng tôi sẽ tư vấn thủ tục công chứng theo quy định tại Điều 492 Bộ luật Dân sự 2015 nhằm đảm bảo hiệu lực pháp lý cao nhất.
Cuối cùng, Italand sẽ phối hợp lập biên bản bàn giao mặt bằng, kèm theo sơ đồ layout, danh mục trang thiết bị, tình trạng hiện hữu và các điều kiện kỹ thuật. Tất cả đều được lưu trữ và bàn giao rõ ràng để đảm bảo tính minh bạch và dễ dàng đối chiếu trong quá trình vận hành sau này.
Quá trình thuê văn phòng không dừng lại ở việc ký kết hợp đồng. Với vai trò là đơn vị đồng hành toàn diện, Italand tiếp tục hỗ trợ doanh nghiệp trong giai đoạn hậu thuê văn phòng từ thiết kế nội thất, cải tạo mặt bằng đến tổ chức vận hành văn phòng một cách bài bản, hiệu quả và tiết kiệm chi phí.
Ngay sau khi hoàn tất thủ tục pháp lý, doanh nghiệp sẽ tiến hành nhận bàn giao mặt bằng và triển khai thi công nội thất. Italand cam kết đồng hành xuyên suốt để đảm bảo:
Bàn giao đúng tiến độ và hiện trạng theo hợp đồng: Kiểm tra kỹ điều kiện bàn giao, đối chiếu layout thực tế, lập biên bản bàn giao có đầy đủ chữ ký, hình ảnh và tài liệu đính kèm.
Tận dụng tối đa thời gian miễn phí thi công (fit-out period): Hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu kế hoạch thi công nội thất trong khoảng thời gian được miễn phí, tránh phát sinh chi phí thuê ngoài ngân sách.
Quy trình chuyển đổi văn phòng khoa học, không gián đoạn: Đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp đang vận hành liên tục. Italand có kinh nghiệm trong việc lập kế hoạch chuyển đổi từng bước, hạn chế tối đa ảnh hưởng tới nhân sự và hoạt động kinh doanh.
Bên cạnh đó, Italand hỗ trợ kết nối với các đơn vị thiết kế & thi công nội thất văn phòng chuyên nghiệp, đảm bảo:
Thiết kế layout tối ưu công năng sử dụng: Phân bổ không gian hợp lý cho các phòng chức năng, khu làm việc, pantry, tiếp khách, họp nội bộ…
Đảm bảo các yếu tố kỹ thuật – vận hành: Tối ưu ánh sáng tự nhiên, hệ thống thông gió – tiêu âm, bố trí hệ thống điện mạng, điều hòa, camera an toàn và khoa học.
Thể hiện rõ nhận diện thương hiệu: Lồng ghép văn hóa doanh nghiệp và hình ảnh thương hiệu vào thiết kế tổng thể nhằm tạo bản sắc riêng, tăng tính nhận diện và gắn kết nội bộ.
Mục tiêu của Italand là không chỉ dừng lại ở việc tìm kiếm mặt bằng, mà còn đồng hành cùng doanh nghiệp cho đến khi văn phòng chính thức đi vào hoạt động ổn định.
Chúng tôi tin rằng sự chuyên nghiệp trong từng giai đoạn triển khai sẽ tạo tiền đề vững chắc cho hoạt động lâu dài và phát triển bền vững của khách hàng tại trụ sở mới.
Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn cho thuê văn phòng tại Hà Nội, Italand không chỉ là đơn vị trung gian, mà là đối tác chiến lược tin cậy đồng hành cùng hàng trăm doanh nghiệp trong và ngoài nước từ startup, doanh nghiệp SME đến các tập đoàn đa quốc gia.
Chúng tôi cam kết hỗ trợ doanh nghiệp trọn vẹn từ A đến Z từ xác định nhu cầu, khảo sát thực tế, đàm phán hợp đồng đến tổ chức vận hành, cải tạo mặt bằng sau khi thuê.
Tất cả đều được thực hiện bởi đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, thấu hiểu đặc thù từng ngành nghề và mô hình tổ chức. Vì sao nên lựa chọn Italand?
Nguồn dữ liệu phủ rộng & cập nhật liên tục: Hệ thống quản lý mặt bằng bao phủ hơn 95% tòa nhà văn phòng hạng A, B, C và văn phòng trọn gói tại Hà Nội.
Tư vấn trung lập miễn phí 100% cho bên thuê: Không thu phí môi giới, bảo mật tuyệt đối thông tin doanh nghiệp.
Rút ngắn đến 50% thời gian tìm kiếm: So với việc tự liên hệ, nhờ bộ lọc thông minh theo hơn 30 tiêu chí lựa chọn.
Tư vấn chuyên sâu theo từng ngành: Đưa ra giải pháp mặt bằng tối ưu cho các lĩnh vực công nghệ, tài chính – ngân hàng, bảo hiểm, logistics, thương mại, sản xuất…
Hỗ trợ đàm phán & rà soát hợp đồng thuê: Giảm thiểu rủi ro pháp lý, chi phí phát sinh, tối ưu quyền lợi bên thuê.
Đồng hành sau thuê: Tư vấn thiết kế, cải tạo nội thất, hỗ trợ vận hành văn phòng, kết nối đơn vị setup IT, bảo trì kỹ thuật...
Doanh nghiệp nên bắt đầu quá trình tìm kiếm văn phòng từ 1,5 đến 3 tháng trước thời điểm dự kiến chuyển đến.
Với các công ty có quy mô lớn hoặc yêu cầu thi công nội thất phức tạp, thời gian cần thiết có thể kéo dài từ 4 đến 6 tháng nhằm đảm bảo đủ thời gian cho các bước: khảo sát thực địa, đàm phán điều khoản, ký kết hợp đồng và triển khai setup không gian làm việc.
Câu trả lời là có. Mô hình văn phòng trọn gói (serviced office) đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, startup hoặc nhóm làm việc linh hoạt nhờ các ưu điểm nổi bật sau:
Không. Italand cung cấp dịch vụ tư vấn hoàn toàn miễn phí trong suốt quá trình thuê văn phòng từ xác định nhu cầu, khảo sát mặt bằng đến hỗ trợ đàm phán, rà soát hợp đồng và bàn giao mặt bằng. Mọi chi phí đều được minh bạch, không thu bất kỳ khoản phí nào từ phía doanh nghiệp thuê.
.jpg)
Liên hệ Italand ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí và nhận bảng tổng hợp mặt bằng phù hợp nhất với doanh nghiệp bạn!
