Trong thế giới kinh doanh hiện đại, việc tối ưu hóa chi phí là chiến lược sống còn. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn vấp phải một rào cản vô hình: chi phí ẩn khi thuê văn phòng. Italand sẽ giúp bạn làm chủ cuộc chơi, nhận diện và tối ưu từng khoản phí phát sinh để đảm bảo một không gian làm việc hiệu quả và bền vững.
Chi phí ẩn khi thuê văn phòng là các khoản phí phát sinh ngoài giá thuê chính, thường được quy định trong hợp đồng, phụ lục hoặc nội quy của tòa nhà. Các khoản phí này rất dễ bị bỏ sót trong quá trình đàm phán, nhưng lại có thể khiến tổng chi phí thuê tăng thêm từ 10% đến 30% mỗi năm.
Việc không nắm rõ ngay từ đầu dẫn đến nhiều rủi ro, từ việc vượt ngân sách vận hành đến những tranh chấp không đáng có với chủ tòa nhà. Chính vì vậy, việc rà soát kỹ lưỡng và tìm kiếm sự tư vấn chuyên nghiệp từ những đối tác am hiểu thị trường là điều kiện tiên quyết để đảm bảo sự minh bạch và tối ưu hóa chi phí.
>> ĐỌC THÊM: Mặt bằng tầng trệt hay tầng lửng có phù hợp để kinh doanh không?
Để tránh những bất ngờ về tài chính, doanh nghiệp cần nhận diện và làm chủ 7 loại chi phí ẩn thường gặp. Việc hiểu rõ từng khoản mục sẽ giúp bạn tự tin hơn trong đàm phán và tối ưu ngân sách.
Đây là khoản phí bắt buộc tại hầu hết các tòa nhà, nhưng thường không nằm trong đơn giá thuê công bố. Phí quản lý dao động từ 2 – 7 USD/m²/tháng, tùy thuộc vào hạng của tòa nhà (A, B, C). Khoản phí này bao gồm các dịch vụ thiết yếu như vệ sinh, bảo vệ, lễ tân, điện chiếu sáng khu vực chung và vận hành thang máy.
Một số tòa nhà còn cộng thêm thuế giá trị gia tăng (VAT) vào khoản phí này, khiến tổng chi phí tăng thêm 10%. Luôn hỏi rõ đơn vị quản lý xem phí này đã bao gồm trong giá thuê hay chưa, và có tăng định kỳ hàng năm hay không.
Đối với các doanh nghiệp hoạt động linh hoạt, làm thêm giờ vào buổi tối hoặc cuối tuần, chi phí ngoài giờ là một khoản mục cần đặc biệt lưu ý. Khoản phí này có thể tính theo nhiều cách: tính theo block giờ (thường 3 – 4 giờ/lần), theo số lượng máy lạnh bật, hoặc theo diện tích.
Ví dụ, tại một số tòa nhà hạng A, phí ngoài giờ có thể lên tới 0.05 USD/m²/giờ. Đây là một trong những khoản chi phí dễ bị bỏ sót nhất, nhưng lại ảnh hưởng nghiêm trọng đến ngân sách nếu doanh nghiệp thường xuyên có nhu cầu làm việc ngoài giờ hành chính.
Nhiều hợp đồng thuê văn phòng không làm rõ đơn giá điện, nước, internet, dẫn đến phát sinh chi phí cao bất ngờ. Doanh nghiệp cần yêu cầu báo giá chi tiết từng dịch vụ:
Điện: Thường được tính theo công tơ riêng, áp dụng theo giá điện thương mại.
Nước: Một số tòa nhà tính theo đầu người hoặc diện tích thuê, gây khó khăn cho việc kiểm soát.
Internet: Tòa nhà có thể yêu cầu sử dụng nhà mạng đối tác với chi phí cao hơn thị trường. Để tránh rủi ro, hãy yêu cầu bên cho thuê cung cấp bảng giá dịch vụ chi tiết trước khi đặt bút ký.
>> ĐỌC THÊM: Cách nhận diện mặt bằng có tiềm năng tăng trưởng dài hạn cho nhà đầu tư
Chi phí gửi xe là một khoản chi cố định hàng tháng nhưng nhiều doanh nghiệp không được cấp đủ chỗ hoặc bị tách riêng hoàn toàn khỏi hợp đồng thuê.
Phí gửi xe máy thường dao động từ 150.000 – 300.000 VNĐ/xe/tháng, trong khi phí gửi ô tô có thể lên tới 2.000.000 – 4.000.000 VNĐ/xe/tháng. Doanh nghiệp nên đề nghị bên cho thuê ghi rõ số lượng chỗ đậu xe được cấp theo diện tích thuê.
Khi chấm dứt hợp đồng, nhiều tòa nhà yêu cầu bên thuê phải trả lại mặt bằng về nguyên trạng ban đầu. Chi phí này bao gồm việc tháo dỡ nội thất, làm lại sàn, sơn tường và xử lý hệ thống kỹ thuật. Khoản phí hoàn trả có thể lên tới 1 – 2 triệu VNĐ/m², đặc biệt nếu doanh nghiệp thuê lâu dài hoặc cải tạo sâu.
Khoản phí này thường không được đề cập chi tiết trong hợp đồng ban đầu, gây bất ngờ lớn cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, doanh nghiệp hoàn toàn có thể thương lượng để miễn hoặc giảm bớt chi phí này.
Ngay cả khi thuê, doanh nghiệp vẫn phải chịu các chi phí thi công và lắp đặt nội thất để phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật của tòa nhà. Ví dụ, việc phải sử dụng hệ thống điều hòa trung tâm hoặc tuân thủ các quy định về PCCC có thể phát sinh thêm 500.000 – 2 triệu VNĐ/m² chi phí ban đầu.
Ngoài ra, các chi phí thiết kế layout, làm hồ sơ PCCC, hồ sơ thi công cũng thường không được tòa nhà hỗ trợ. Doanh nghiệp nên rà soát kỹ các yêu cầu kỹ thuật bắt buộc từ ban quản lý để dự trù đúng ngân sách trước khi ký hợp đồng.
.jpg)
Một số hợp đồng quy định bên thuê phải đồng chi trả phí bảo trì hệ thống điều hòa, thang máy, PCCC nếu sự cố phát sinh từ phía người sử dụng. Khoản phí này dễ phát sinh nếu doanh nghiệp can thiệp kỹ thuật vào hệ thống tòa nhà để lắp đặt thiết bị có công suất lớn hoặc camera riêng.
Để tránh các khoản phí này, doanh nghiệp nên yêu cầu tư vấn kỹ từ đơn vị kỹ thuật hoặc đội quản lý tòa nhà trước khi thi công.
>> ĐỌC THÊM: Bí quyết chọn mặt bằng kinh doanh gần khu dân cư mà vẫn tối ưu chi phí
Chi phí ẩn không chỉ là vấn đề kế toán mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận hành và chiến lược tài chính dài hạn, thường khiến ngân sách thuê văn phòng vượt dự kiến. Dưới đây là những tác động thực tế nếu doanh nghiệp không kiểm soát các khoản chi phí phát sinh:
Ban đầu, mức giá thuê niêm yết có thể khiến bạn lạc quan. Nhưng khi cộng thêm các khoản chi phí ẩn, tổng chi phí thực tế lại trở thành một con số hoàn toàn khác.
Một ví dụ điển hình: giá thuê văn phòng có thể là 20 USD/m²/tháng, nhưng khi cộng thêm phí quản lý, chi phí ngoài giờ (đối với doanh nghiệp làm việc ca kíp), phí điện, nước, internet và chi phí gửi xe, tổng chi phí hàng tháng có thể tăng lên đến 26 – 28 USD/m², vượt xa so với dự toán ban đầu.
Việc vượt ngân sách như vậy sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến lợi nhuận và khả năng tái đầu tư của doanh nghiệp.
Chi phí ẩn thường không cố định, nó có thể thay đổi theo từng năm hoặc tùy thuộc vào tình hình thực tế, chẳng hạn như việc điều chỉnh phí quản lý hay chi phí điện tăng vào mùa nắng nóng.
Việc thiếu đi sự ổn định về chi phí gây ra nhiều thách thức cho bộ phận tài chính. Họ sẽ khó khăn trong việc xây dựng một ngân sách vận hành chính xác và ổn định. Tình trạng này cũng khiến việc làm báo cáo lãi - lỗ (P&L) trở nên thiếu tin cậy, và rủi ro vượt trần ngân sách phê duyệt từ ban điều hành trở nên rất cao.
Nhiều trường hợp doanh nghiệp đã ký hợp đồng mà không lường trước được các điều khoản về “hoàn trả mặt bằng” hay “phí cải tạo lại hạ tầng kỹ thuật”. Hậu quả, họ có thể bị yêu cầu chi trả hàng trăm triệu đồng sau khi hết hạn thuê.
Những bất đồng phát sinh với chủ tòa nhà có thể dẫn đến tranh chấp pháp lý, ảnh hưởng đến thời gian trả mặt bằng và gián đoạn hoạt động kinh doanh. Rủi ro pháp lý và tổn thất về tài chính đều có thể gây thiệt hại nghiêm trọng đến danh tiếng và uy tín của doanh nghiệp trên thị trường.
Khi đánh giá sai tổng chi phí, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định sai lầm. Một văn phòng ban đầu có vẻ hợp lý về giá nhưng lại ẩn chứa những khoản phí cao đột biến, thiếu hiệu quả vận hành về lâu dài.
Ngược lại, một văn phòng có chi phí công khai minh bạch hơn lại bị bỏ qua do giá niêm yết cao hơn. Việc lựa chọn văn phòng sai ngay từ đầu có thể gây cản trở khả năng mở rộng đội ngũ, tuyển dụng nhân tài và duy trì hoạt động linh hoạt, đặc biệt khi doanh nghiệp bước vào giai đoạn tăng trưởng.
Tóm lại, chi phí ẩn không chỉ là vấn đề tài chính mà còn là yếu tố chiến lược, ảnh hưởng trực tiếp đến sự bền vững của doanh nghiệp.
>> ĐỌC THÊM: Bạn nên thuê văn phòng hạng A hay hạng B khi ngân sách có giới hạn?
Để tránh những phát sinh không mong muốn, doanh nghiệp cần có một chiến lược kiểm tra và thương lượng rõ ràng ngay từ giai đoạn tìm hiểu, khảo sát và trước khi đặt bút ký hợp đồng. Dưới đây là các bước thực tiễn giúp giảm thiểu chi phí ẩn và tối ưu ngân sách thuê văn phòng, mang lại sự an tâm tuyệt đối:
Hãy vượt ra khỏi con số giá thuê/m²/tháng. Yêu cầu chủ tòa nhà hoặc đơn vị tư vấn cung cấp một bảng chi tiết đầy đủ bao gồm:
Phí quản lý: Ghi rõ đã bao gồm hay chưa bao gồm VAT.
Phí điện, nước, internet: Cung cấp đơn giá cụ thể và tên nhà cung cấp bắt buộc.
Phí ngoài giờ: Làm rõ cách tính, theo block giờ hay theo diện tích.
Phí gửi xe: Thống kê số lượng chỗ được cấp tối đa cho cả xe máy và ô tô.
Chi phí thi công và hoàn trả mặt bằng: Liệt kê các điều kiện và yêu cầu cụ thể.
Sử dụng một checklist chi phí tổng thể và yêu cầu xác nhận bằng văn bản sẽ giúp đảm bảo tính minh bạch, làm cơ sở vững chắc cho mọi thỏa thuận.
Cách hiệu quả nhất để tránh chi phí ẩn là đọc kỹ toàn bộ hợp đồng thuê văn phòng và các phụ lục đi kèm. Nhiều khoản phí phát sinh không được thể hiện trực tiếp ở phần chính mà nằm rải rác trong các điều khoản nhỏ, phụ lục kỹ thuật hoặc nội quy tòa nhà.
Hãy đặc biệt lưu ý các cụm từ như: “chi phí theo thỏa thuận”, “theo quy định ban quản lý” hoặc “tính theo thực tế sử dụng”. Đây là những điểm mấu chốt cần được làm rõ trước khi ký kết.
Một số khoản phí ẩn hoàn toàn có thể được thương lượng để miễn hoặc giảm. Doanh nghiệp có thể đề xuất:
Miễn phí cải tạo mặt bằng ban đầu hoặc hỗ trợ thiết kế layout.
Miễn 1 – 3 tháng phí ngoài giờ nếu doanh nghiệp làm việc theo ca linh hoạt.
Tăng số lượng chỗ gửi xe miễn phí.
Thỏa thuận không hoàn trả mặt bằng hoặc chỉ trả lại ở mức cơ bản.
Hãy tận dụng thời điểm thị trường có nguồn cung dồi dào, hoặc khi thuê diện tích lớn (>200m²) để tăng khả năng đàm phán.
Một cách thông minh để đánh giá mức chi phí đang được đề xuất là hợp lý hay không là dựa vào dữ liệu thực tiễn. Đơn vị tư vấn chuyên sâu như Italand có thể cung cấp thông tin về:
Mức phí ngoài giờ của các tòa nhà hạng A, B tại trung tâm thành phố.
Chính sách hỗ trợ chi phí thi công của các tòa nhà cùng phân khúc.
Việc so sánh và đối chiếu này sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra lựa chọn tối ưu, minh bạch, tránh được những khoản phí vô lý.
Trong nhiều hợp đồng, điều khoản điều chỉnh phí hàng năm thường được lồng ghép khéo léo và không làm rõ mức tăng cụ thể. Điều đó dẫn đến tình trạng chi phí thuê tăng mà doanh nghiệp không có kế hoạch ngân sách phù hợp.
Doanh nghiệp nên yêu cầu ghi rõ tỷ lệ tăng hàng năm hoặc thỏa thuận cố định giá thuê trong 2 – 3 năm đầu để đảm bảo sự ổn định tài chính.
>> ĐỌC THÊM: Giá thuê văn phòng biến động ra sao sau khi Hà Nội sát nhập hành chính
Trong thị trường văn phòng cạnh tranh, việc lựa chọn một đơn vị tư vấn am hiểu thị trường, chuyên sâu về pháp lý và cam kết minh bạch thông tin là yếu tố quyết định.
Italand là đơn vị tư vấn cho thuê văn phòng chuyên nghiệp, đã đồng hành cùng hàng trăm doanh nghiệp. Với kinh nghiệm thực chiến và dữ liệu thị trường sâu rộng, chúng tôi mang đến giải pháp thuê hiệu quả và minh bạch:
Tư vấn 100% miễn phí cho bên thuê.
Kho dữ liệu hơn 1.000 tòa nhà được cập nhật liên tục giá thuê và các khoản phí.
Rà soát hợp đồng chặt chẽ, phát hiện chi phí ẩn và điều khoản bất lợi.
Đồng hành xuyên suốt đến khi văn phòng vận hành ổn định.
Italand không chỉ hỗ trợ ban tìm văn phòng phù hợp mà còn đảm bảo mọi chi phí được minh bạch ngay từ đầu, giúp doanh nghiệp tối ưu ngân sách và an tâm triển khai hoạt động dài hạn. Liên hệ ngay Italand để chúng tôi giúp bạn kiểm soát mọi chi phí thuê văn phòng.
