Trong kinh doanh, việc thuê nhà làm văn phòng là giải pháp phổ biến giúp doanh nghiệp có không gian làm việc ổn định và chuyên nghiệp. Tuy nhiên, để tránh tranh chấp và bảo đảm quyền lợi cho cả bên cho thuê và bên thuê, hợp đồng thuê nhà làm văn phòng là yếu tố không thể thiếu.
Một bản hợp đồng chuẩn pháp lý không chỉ giúp xác định rõ quyền, nghĩa vụ của các bên, mà còn tạo nền tảng cho sự hợp tác minh bạch, lâu dài.
Hợp đồng thuê văn phòng là một thỏa thuận pháp lý bằng văn bản giữa bên cho thuê (chủ sở hữu hoặc quản lý) và bên thuê (doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân) để sử dụng không gian làm văn phòng trong một khoảng thời gian nhất định.
Mặc dù pháp luật cho phép hợp đồng có thể thỏa thuận miệng, nhưng trên thực tế, hợp đồng bằng văn bản luôn được khuyến khích và áp dụng rộng rãi nhằm đảm bảo tính pháp lý, hạn chế tối đa tranh chấp.
>> ĐỌC THÊM: Người nước ngoài có cần đăng ký tạm trú và đóng thuế khi cho thuê nhà không?
Hợp đồng thuê văn phòng cần quy định rõ ràng các điều khoản để tránh tranh chấp, đảm bảo minh bạch. Một hợp đồng chặt chẽ giúp doanh nghiệp yên tâm vận hành và bên cho thuê quản lý hiệu quả. Các điều khoản quan trọng cần lưu ý gồm:
Thông tin về các bên tham gia hợp đồng: Ghi rõ họ tên, số CMND/CCCD, địa chỉ, số điện thoại của bên cho thuê và bên thuê. Với doanh nghiệp, cần kèm giấy phép kinh doanh, mã số thuế để xác nhận tư cách pháp nhân.
Thông tin chi tiết về văn phòng: Bao gồm diện tích sử dụng thực tế, vị trí trong tòa nhà, số tầng, tình trạng bàn giao (trống hay có sẵn nội thất, trang thiết bị). Đây là cơ sở quan trọng để tránh rủi ro tranh chấp khi bàn giao mặt bằng.
Thời hạn thuê và gia hạn hợp đồng: Xác định ngày bắt đầu, ngày kết thúc, cùng với các điều kiện gia hạn hoặc chấm dứt trước hạn. Thời hạn thuê thường dao động từ 1 – 5 năm, tùy vào nhu cầu và kế hoạch tài chính của doanh nghiệp.
Giá thuê và các chi phí liên quan: Nêu rõ đơn giá thuê theo diện tích, đơn vị tiền tệ (VNĐ hoặc USD), hình thức thanh toán, kỳ hạn thanh toán (theo tháng, quý hoặc năm). Ngoài tiền thuê, có thể kèm theo các khoản phí dịch vụ quản lý, phí bảo trì, điện, nước, internet,…
Phương thức thanh toán: Thường là chuyển khoản qua ngân hàng để đảm bảo tính minh bạch. Hợp đồng cũng cần quy định cụ thể về thời hạn thanh toán để tránh trường hợp trễ hạn.
Quyền và nghĩa vụ của các bên: Bên cho thuê có trách nhiệm đảm bảo mặt bằng đúng mô tả, hỗ trợ bên thuê trong quá trình sử dụng. Bên thuê có nghĩa vụ thanh toán đúng hạn, sử dụng mặt bằng theo mục đích đã thỏa thuận và tuân thủ các quy định chung của tòa nhà.
Điều khoản về bảo trì, sửa chữa, cải tạo: Văn phòng thường cần sửa chữa, cải tạo để phù hợp với nhận diện thương hiệu doanh nghiệp. Hợp đồng cần nêu rõ trách nhiệm chi phí, mức độ cải tạo được phép và cam kết hoàn trả hiện trạng khi hết hạn thuê.
Điều khoản về tranh chấp: Trong trường hợp có tranh chấp, cần quy định rõ cơ quan có thẩm quyền giải quyết (tòa án, trọng tài thương mại), đồng thời xác định quy trình thương lượng trước khi khởi kiện.
Ngoài những điều khoản cốt lõi, hai bên cũng có thể bổ sung thêm các nội dung khác nhằm tối ưu quyền lợi cho mình, chẳng hạn:
Tiện ích đi kèm: Dịch vụ bảo vệ, vệ sinh, lễ tân, chỗ để xe, thang máy,…
Chính sách hủy hợp đồng: Mức phí phạt khi hủy, thời gian báo trước tối thiểu.
Cam kết sử dụng văn phòng: Quy định về việc treo bảng hiệu, tiếp khách, sử dụng điện nước và an ninh phòng cháy chữa cháy.
Một hợp đồng càng chi tiết, càng giúp hai bên xây dựng được sự tin tưởng và hạn chế tối đa những bất đồng trong tương lai.
>> ĐỌC THÊM: Người thuê nhà có quyền gì khi hợp đồng bị chấm dứt trước thời hạn?
Mẫu hợp đồng thuê văn phòng mới nhất năm 2025 được xây dựng dựa trên quy định của pháp luật hiện hành, đảm bảo đầy đủ các điều khoản cần thiết và tính minh bạch. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng để doanh nghiệp vận hành an toàn, đồng thời giúp chủ nhà yên tâm trong quá trình cho thuê tài sản.
Có nhiều loại mẫu hợp đồng phù hợp với từng trường hợp cụ thể:
Đây là loại hợp đồng giữa chủ sở hữu căn nhà và một doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân để sử dụng căn nhà đó làm văn phòng làm việc.
Nội dung hợp đồng thường quy định rõ về diện tích sử dụng, kết cấu nhà, vị trí, chi phí thuê cùng các nghĩa vụ pháp lý của cả hai bên.
Ưu điểm của loại hợp đồng này là sự linh hoạt, đặc biệt phù hợp với các công ty vừa và nhỏ cần một trụ sở gọn gàng, dễ dàng di chuyển trong tương lai.
Hợp đồng này phổ biến với các doanh nghiệp muốn đặt trụ sở tại cao ốc, trung tâm thương mại hoặc tòa nhà chuyên dụng.
Ngoài các điều khoản cơ bản, hợp đồng thường đi kèm các quy định chi tiết về dịch vụ quản lý tòa nhà, phí vận hành, tiện ích dùng chung (bảo vệ, vệ sinh, thang máy, bãi đậu xe…).
Với hình thức này, doanh nghiệp không chỉ thuê không gian làm việc mà còn được hưởng hệ sinh thái tiện ích hiện đại, giúp nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp.
Hợp đồng cho thuê lại văn phòng là sự thỏa thuận giữa đơn vị đang thuê và một bên thứ ba có nhu cầu thuê lại toàn bộ hoặc một phần diện tích văn phòng.
Loại hợp đồng này thường xuất hiện khi doanh nghiệp dư thừa diện tích hoặc muốn tối ưu chi phí vận hành.
Để đảm bảo hợp pháp, hợp đồng cho thuê lại cần có sự đồng ý bằng văn bản của chủ sở hữu ban đầu, đồng thời quy định chi tiết về quyền và nghĩa vụ của các bên liên quan.
Mẫu hợp đồng được biên soạn theo khung pháp lý hiện hành, hạn chế rủi ro tranh chấp.
Tiết kiệm thời gian cho cả bên cho thuê và bên thuê vì không phải soạn thảo từ đầu.
Đảm bảo hợp đồng có đầy đủ các nội dung cốt lõi như giá thuê, thời hạn, phương thức thanh toán, quyền – nghĩa vụ, xử lý tranh chấp…
Dễ dàng tùy chỉnh theo nhu cầu riêng của từng doanh nghiệp, từ quy mô nhỏ cho đến tập đoàn lớn.
>> ĐỌC THÊM: Mẫu công văn đề nghị giảm giá thuê mặt bằng mới nhất
Khi bước vào quá trình ký hợp đồng thuê văn phòng, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng để hạn chế tối đa rủi ro pháp lý và đảm bảo quyền lợi lâu dài. Một hợp đồng rõ ràng, chặt chẽ sẽ giúp cả hai bên tránh được tranh chấp, đồng thời tạo nền tảng vững chắc cho sự hợp tác bền vững. Dưới đây là những điểm quan trọng cần lưu ý:
Đọc kỹ toàn bộ hợp đồng trước khi ký: Mỗi chi tiết trong hợp đồng, dù nhỏ, đều ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của bạn. Hãy đảm bảo rằng mọi điều khoản liên quan đến giá thuê, diện tích sử dụng, phí dịch vụ, thời hạn thuê, nghĩa vụ bảo trì… đều được quy định rõ ràng.
Xác minh tính pháp lý của văn phòng cho thuê: Yêu cầu bên cho thuê cung cấp đầy đủ giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền khai thác hợp pháp. Đây là cơ sở để bảo đảm hợp đồng có hiệu lực và tránh rủi ro về tranh chấp quyền sở hữu trong tương lai.
Kiểm tra thực tế văn phòng và cơ sở hạ tầng đi kèm: Trước khi ký kết, hãy trực tiếp khảo sát diện tích, hệ thống điện, nước, internet, bãi đỗ xe… để chắc chắn rằng không gian thuê đáp ứng đúng nhu cầu sử dụng.
Làm rõ chính sách đặt cọc và thanh toán: Tiền đặt cọc thường chiếm từ 1 – 3 tháng thuê, vì vậy cần thỏa thuận cụ thể về điều kiện hoàn trả, các trường hợp khấu trừ và phương thức thanh toán. Đây là yếu tố quyết định đến dòng tiền và kế hoạch tài chính của doanh nghiệp.
Quy định cụ thể về cải tạo và sử dụng văn phòng: Nếu có nhu cầu lắp đặt nội thất hoặc thay đổi thiết kế, hãy bổ sung điều khoản liên quan để đảm bảo quyền lợi và tránh mâu thuẫn về sau.
Xác định rõ cơ chế giải quyết tranh chấp: Trong trường hợp phát sinh mâu thuẫn, hợp đồng cần nêu rõ cơ quan có thẩm quyền xử lý cũng như trình tự giải quyết. Điều này giúp doanh nghiệp yên tâm hơn khi đi vào vận hành.
Một hợp đồng thuê văn phòng chuẩn không chỉ bảo vệ quyền lợi mà còn góp phần tạo dựng môi trường làm việc ổn định cho doanh nghiệp. Vì vậy, hãy dành thời gian cân nhắc kỹ từng chi tiết trước khi đặt bút ký.
>> ĐỌC THÊM: Italand hỗ trợ gì cho khách hàng sau khi ký hợp đồng thuê mặt bằng?
Trong quá trình tìm kiếm và ký kết hợp đồng, nhiều doanh nghiệp thường có những thắc mắc chung. ITALAND tổng hợp và giải đáp một số câu hỏi phổ biến nhất để bạn tham khảo:
Thông thường, việc đặt cọc là bắt buộc, dao động từ 1 đến 3 tháng tiền thuê. Khoản đặt cọc nhằm đảm bảo nghĩa vụ tài chính và bồi thường nếu phát sinh thiệt hại. Sau khi hợp đồng kết thúc đúng hạn, không có tranh chấp, khoản cọc này sẽ được hoàn trả cho bên thuê.
Doanh nghiệp hoàn toàn có thể thương lượng với bên cho thuê về kỳ thanh toán. Một số chủ đầu tư linh hoạt cho phép trả tiền theo tháng, theo quý hoặc theo từng đợt. Việc thỏa thuận hình thức thanh toán phù hợp giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền hiệu quả hơn và chủ động trong kế hoạch tài chính.
Việc ghi rõ diện tích sử dụng là rất cần thiết. Trên thực tế, diện tích tính tiền thuê có thể bao gồm cả phần diện tích chung (Gross) hoặc chỉ phần diện tích sử dụng trực tiếp (Net). Để tránh mâu thuẫn, hợp đồng nên ghi rõ cách đo lường, diện tích bàn giao và có thể đính kèm sơ đồ mặt bằng.
Có, nhưng cần sự đồng ý bằng văn bản từ bên cho thuê. Các hạng mục cải tạo thường yêu cầu bản vẽ thiết kế và phương án thi công chi tiết. Ngoài ra, cần thỏa thuận rõ ràng về trách nhiệm hoàn trả hiện trạng, chi phí cải tạo và nghĩa vụ sửa chữa khi hết thời hạn thuê.
Việc chấm dứt hợp đồng trước hạn chỉ có thể thực hiện khi hợp đồng có điều khoản quy định cụ thể. Nếu không, việc đơn phương chấm dứt có thể khiến bên vi phạm phải chịu mất cọc hoặc bồi thường chi phí cho bên còn lại. Để tránh thiệt hại, doanh nghiệp nên thương lượng kỹ ngay từ đầu và tuân thủ đúng thời hạn thông báo.
>> ĐỌC THÊM: Những điều khoản pháp lý quan trọng trong hợp đồng thuê văn phòng
Một mẫu hợp đồng thuê nhà làm văn phòng chuẩn pháp lý không chỉ là thủ tục cần thiết mà còn là lá chắn bảo vệ quyền lợi cho cả bên thuê và bên cho thuê. Khi ký kết, hãy đảm bảo hợp đồng rõ ràng, minh bạch, đầy đủ các điều khoản quan trọng để tránh tranh chấp.
Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp thuê văn phòng uy tín, pháp lý minh bạch, hỗ trợ trọn gói từ A-Z, hãy liên hệ ITALAND – đơn vị hàng đầu trong tư vấn và cung cấp không gian làm việc chuyên nghiệp, hiện đại, tối ưu chi phí.
CÔNG TY CỔ PHẦN BẤT ĐỘNG SẢN ITA VIỆT NAM
