Chi phí thuê văn phòng thường được cố định theo hợp đồng. Tuy nhiên, trong một số trường hợp bất khả kháng, bên thuê có thể gặp khó khăn tài chính và không thể duy trì mức chi trả như ban đầu. Khi đó, việc gửi công văn đề nghị giảm giá thuê là giải pháp phù hợp để thương lượng, điều chỉnh chi phí và duy trì ổn định hoạt động kinh doanh.