Hợp đồng cho thuê văn phòng công ty là văn bản pháp lý ghi nhận thỏa thuận giữa chủ sở hữu mặt bằng và doanh nghiệp có nhu cầu thuê. Tất cả các điều khoản liên quan đến diện tích, giá thuê, thời hạn, phương thức thanh toán, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên đều được thể hiện rõ ràng trong hợp đồng.
Hợp đồng này mang ý nghĩa quan trọng đối với cả hai phía:
Đối với bên thuê: là bằng chứng pháp lý khi làm thủ tục đăng ký kinh doanh, kê khai thuế, mở chi nhánh hoặc thiết lập văn phòng đại diện.
Đối với bên cho thuê: là cơ sở để bảo vệ quyền lợi, đảm bảo dòng thu nhập ổn định và xử lý các tranh chấp nếu phát sinh.
Trong bối cảnh thị trường văn phòng ngày càng cạnh tranh, một bản hợp đồng minh bạch sẽ giúp cả hai bên hợp tác thuận lợi, tránh rủi ro không đáng có.
>> ĐỌC THÊM: Những điều khoản pháp lý quan trọng trong hợp đồng thuê văn phòng
Khi doanh nghiệp tìm kiếm một địa điểm làm việc ổn định, hợp đồng thuê văn phòng là nền tảng bảo đảm mối quan hệ hợp tác minh bạch giữa hai bên. Tùy vào mục đích và nhu cầu thực tế, doanh nghiệp có thể tham khảo nhiều loại mẫu hợp đồng khác nhau. Dưới đây là những loại được sử dụng nhiều nhất hiện nay:
Đây là loại hợp đồng phổ biến nhất, áp dụng khi doanh nghiệp thuê mặt bằng tại tòa nhà hoặc cao ốc văn phòng. Văn bản cần quy định rõ diện tích thuê, giá thuê, thời hạn, chi phí dịch vụ và các quyền lợi – nghĩa vụ đi kèm. Một hợp đồng được chuẩn hóa sẽ giúp doanh nghiệp yên tâm vận hành và tập trung cho hoạt động kinh doanh.
.jpg){kind=small}
.jpg){kind=small}
Đối với những doanh nghiệp nhỏ hoặc chi nhánh công ty, việc thuê nhà làm văn phòng là lựa chọn tối ưu về chi phí. Hợp đồng thuê nhà cần nêu chi tiết về địa chỉ, diện tích, hiện trạng tài sản, cam kết bảo quản cũng như phương thức thanh toán. Nhờ vậy, doanh nghiệp vừa có không gian làm việc, vừa đảm bảo tính pháp lý để đăng ký hoạt động.
Khi nhu cầu thuê tiếp tục phát sinh, mẫu đơn gia hạn sẽ là công cụ giúp hai bên kéo dài thời gian hợp tác. Văn bản này ghi rõ thời hạn mới, mức giá thuê điều chỉnh (nếu có) và các cam kết đi kèm, nhằm duy trì sự ổn định trong hoạt động lâu dài.
Trong trường hợp doanh nghiệp không còn nhu cầu sử dụng, công văn chấm dứt hợp đồng được lập để thông báo thời điểm kết thúc và kế hoạch bàn giao. Nhờ vậy, hai bên dễ dàng xử lý các vấn đề còn tồn đọng, hạn chế tối đa tranh chấp.
Nếu phát sinh tình huống bất khả kháng, doanh nghiệp có thể sử dụng công văn chấm dứt hợp đồng trước hạn. Văn bản này cần nêu rõ lý do, phương án đền bù hoặc xử lý tài chính, nhằm bảo vệ quyền lợi của cả bên cho thuê và bên thuê.
Với các doanh nghiệp khởi nghiệp hoặc công ty cần địa chỉ pháp lý mà chưa cần diện tích thực tế, hợp đồng thuê văn phòng ảo là giải pháp tiết kiệm chi phí. Nội dung hợp đồng tập trung vào dịch vụ cung cấp, quyền sử dụng địa chỉ, hỗ trợ lễ tân và các tiện ích liên quan.
Trong trường hợp doanh nghiệp không còn nhu cầu sử dụng toàn bộ diện tích, việc cho thuê lại văn phòng giúp tối ưu chi phí. Hợp đồng cho thuê lại cần quy định rõ ràng trách nhiệm của bên thuê chính và bên thuê lại, để đảm bảo tính minh bạch và hạn chế rủi ro pháp lý.
>> ĐỌC THÊM: Mẫu hợp đồng thuê nhà làm văn phòng chuẩn pháp lý mới nhất 2025
Một trong những thắc mắc phổ biến của doanh nghiệp là việc hợp đồng cho thuê văn phòng có cần công chứng hay không. Theo quy định của pháp luật hiện hành:
Thuê từ cá nhân: Hợp đồng không bắt buộc phải công chứng, nhưng vẫn phải lập bằng văn bản và có chữ ký của hai bên.
Thuê từ tổ chức, pháp nhân: Cũng không bắt buộc công chứng, chỉ cần có chữ ký của người đại diện hợp pháp và đóng dấu (nếu có).
Tuy vậy, trên thực tế nhiều doanh nghiệp vẫn ưu tiên công chứng hợp đồng thuê văn phòng để:
Tăng tính pháp lý, giúp hợp đồng có giá trị cao hơn khi xảy ra tranh chấp.
Tạo sự minh bạch, đảm bảo niềm tin trong quan hệ hợp tác lâu dài.
Giúp doanh nghiệp dễ dàng chứng minh quyền sử dụng hợp pháp khi đăng ký kinh doanh, mở tài khoản hoặc giao dịch với đối tác.
Công chứng không phải là thủ tục bắt buộc, nhưng lại là “lá chắn” bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp. Nhờ có bước xác nhận từ cơ quan có thẩm quyền, hợp đồng trở nên rõ ràng, minh bạch và giảm thiểu tối đa rủi ro pháp lý trong quá trình thực hiện.
>> ĐỌC THÊM: Italand hỗ trợ gì cho khách hàng sau khi ký hợp đồng thuê mặt bằng?
Một bản hợp đồng thuê văn phòng chỉ có giá trị pháp lý khi chủ thể ký kết đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định. Đây là yếu tố nền tảng giúp thỏa thuận trở nên minh bạch, giảm thiểu tranh chấp và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các bên.
Người tham gia ký kết phải từ 18 tuổi trở lên, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.
Trường hợp người từ 15 đến dưới 18 tuổi, việc ký kết hợp đồng chỉ hợp lệ khi được sự đồng ý của người đại diện theo pháp luật.
Cá nhân phải đảm bảo quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hợp pháp đối với văn phòng/nhà cho thuê.
Người ký kết cần là người đại diện theo pháp luật hoặc được ủy quyền hợp lệ.
Hợp đồng cần thể hiện rõ thông tin pháp lý của pháp nhân, bao gồm: tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ đăng ký.
Với hộ gia đình hoặc tổ hợp tác, việc ký kết phải có sự đồng thuận của các thành viên liên quan, tránh phát sinh khiếu nại về sau.
Việc lựa chọn đúng chủ thể không chỉ đảm bảo hợp đồng có hiệu lực pháp lý, mà còn là bước quan trọng để tạo dựng niềm tin và sự an tâm trong quá trình hợp tác lâu dài.
>> ĐỌC THÊM: Mẫu công văn đề nghị giảm giá thuê mặt bằng mới nhất
Một hợp đồng cho thuê văn phòng chuyên nghiệp không chỉ dừng lại ở chữ ký, mà cần được xây dựng dựa trên những điều khoản rõ ràng, cụ thể. Doanh nghiệp nên lưu ý những yếu tố sau:
Giá thuê văn phòng: phải ghi rõ đơn giá theo m², tổng diện tích, số tiền phải thanh toán trong từng kỳ.
Chi phí dịch vụ: bao gồm điện, nước, internet, bảo vệ, vệ sinh, thang máy.
Phí quản lý: cần minh bạch, có bảng chi tiết để tránh phát sinh tranh cãi.
Chi phí phát sinh: như sửa chữa, cải tạo, dọn dẹp khi trả mặt bằng.
Một hợp đồng minh bạch về chi phí giúp doanh nghiệp chủ động kế hoạch tài chính và hạn chế rủi ro trong quá trình sử dụng.
Các tòa nhà thường áp dụng hai cách tính diện tích khác nhau:
Diện tích thông thủy (net area): chỉ tính phần diện tích sử dụng thực tế.
Diện tích tim tường (gross area): bao gồm cả phần tường, cột, hành lang chung.
Doanh nghiệp nên làm rõ phương pháp tính để tránh sự chênh lệch không mong muốn về giá thuê.
Hợp đồng cần ghi rõ ngày bắt đầu – ngày kết thúc, kèm theo cam kết về thời gian bàn giao mặt bằng.
Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng lâu dài, nên bổ sung điều khoản gia hạn hợp đồng, cùng với mức điều chỉnh giá thuê hợp lý.
Bên thuê cần được phép bố trí lại không gian, lắp đặt nội thất, thiết bị theo nhu cầu kinh doanh, nhưng phải tuân thủ quy định của bên cho thuê.
Các hư hỏng do nguyên nhân khách quan như thấm dột, điện, nước… thường thuộc trách nhiệm sửa chữa của bên cho thuê.
Các hư hỏng phát sinh từ việc sử dụng sai mục đích hoặc bất cẩn sẽ do bên thuê chịu chi phí khắc phục.
Quy định rõ các trường hợp chấm dứt hợp đồng: hết hạn, thỏa thuận chấm dứt, vi phạm nghĩa vụ.
Bồi thường thiệt hại phải có căn cứ rõ ràng, minh bạch, giúp hai bên tránh tranh chấp kéo dài.
Việc xây dựng hợp đồng với điều khoản chi tiết và công bằng không chỉ tạo sự minh bạch, mà còn là cơ sở giúp doanh nghiệp yên tâm vận hành, tập trung phát triển kinh doanh thay vì lo lắng về rủi ro pháp lý.
>> ĐỌC THÊM: Người thuê nhà có quyền gì khi hợp đồng bị chấm dứt trước thời hạn?
Một bản hợp đồng thuê văn phòng được xây dựng chặt chẽ không chỉ bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp mà còn tạo dựng niềm tin giữa hai bên. Thị trường bất động sản văn phòng ngày càng sôi động, việc sở hữu hợp đồng rõ ràng, minh bạch sẽ giúp doanh nghiệp:
Ổn định hoạt động kinh doanh.
Tránh được các tranh chấp pháp lý.
Yên tâm tập trung vào chiến lược phát triển dài hạn.
>> ĐỌC THÊM: Người nước ngoài có cần đăng ký tạm trú và đóng thuế khi cho thuê nhà không?
Nếu bạn đang tìm kiếm văn phòng cho thuê uy tín, hợp đồng chuẩn pháp lý và minh bạch, hãy liên hệ với ITALAND.VN – đơn vị chuyên cung cấp giải pháp văn phòng chuyên nghiệp, phù hợp cho mọi nhu cầu doanh nghiệp.
